Ilmoittautuneiden rekisteröinti ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 15.00. Kahvitarjoilu on kokouksen jälkeen.
Saapuminen Keilalahteen
* metro: Keilaniemen metroasema, uloskäynti F
* omalla autolla tuleville on varattu paikoitustilaa parkkikatoksessa
The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 3.00 p.m. (EET). Coffee will be served after the meeting.
Getting TietoEVRY
* by metro: Keilaniemi station, exit F
* parking facilities also available
TietoEVRY Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 26.3.2020 klo 16.00 TietoEVRY Oyj:n toimitiloissa, Keilalahdentie 2-4, 02150 Espoo. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 15.00.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1 Kokouksen avaaminen
2 Kokouksen järjestäytyminen
3 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4 Kokouksen laillisuuden toteaminen
5 Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6 Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
* Toimitusjohtajan katsaus
7 Tilinpäätöksen vahvistaminen
8 Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2019 päättyneeltä tilikaudelta jaetaan yhtiön jakokelpoisista varoista osinkoa 1,27 euroa osakkeelta. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan kahdessa erässä seuraavasti:
• Osingon ensimmäinen erä 0,635 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 30.3.2020 merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osinko maksetaan 6.4.2020 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
• Osingon toinen erä 0,635 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 30.9.2020 merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osinko maksetaan 7.10.2020 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
Euroclear Sweden AB huolehtii osinkojen maksusta Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Ruotsin kruunuina. Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliike huolehtii osinkojen maksusta VPS:ssä rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Norjan kruunuina.
Hallitus ehdottaa, että se valtuutetaan tarvittaessa päättämään osingon toiselle maksuerälle uudet täsmäytys- ja maksupäivät, mikäli arvo-osuusjärjestelmän säännöt tai ohjeet muuttuvat tai muuten näin edellyttävät.
9 Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10 Palkitsemispolitiikan käsittely
Hallitus esittää palkitsemispolitiikan ja ehdottaa yhtiökokoukselle hyväksyvää neuvoa-antavaa päätöstä. Palkitsemispolitiikka on tämän yhtiökokouskutsun liitteenä.
11 Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaisen yhtiökokouksen valitsemille hallituksen jäsenille seuraavia vuosipalkkioita, ottaen huomioon hiljattain toteutuneen Tiedon ja EVRY:n sulautumisen: puheenjohtaja 125 000 euroa (nykyisin 98 000), varapuheenjohtaja 70 000 euroa (nykyisin 58 000) ja hallituksen jäsen 53 000 euroa (nykyisin 38 000). Vuosipalkkioiden lisäksi ehdotetaan, että hallituksen pysyvän valiokunnan puheenjohtajalle maksetaan vuosipalkkiona 20 000 euroa ja pysyvän valiokunnan jäsenelle 10 000 euroa. Lisäksi ehdotetaan, että yhtiökokouksen va-litsemalle hallituksen jäsenelle maksetaan 800 euron kokouspalkkio jokaiselta hallituksen kokoukselta sekä hallituksen pysyvän tai tilapäisesti asetetun valiokunnan kokoukselta. Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille ehdotetaan vuosipalkkioksi 15 000 euroa.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan näkemyksen mukaan hallituksen jäsenten pitkäaikaisen osakeomistuksen lisääminen yhtiössä edistää kaikkien osakkeenomistajien etua. Kunkin varsinaisen yhtiökokouksen valitseman hallituksen jäsenen odotetaan kerryttävän viiden vuoden ajanjaksolla TietoEVRY:ssä osakeomistuksen, joka ylittää jäsenen yhden vuosipalkkion euromäärän.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta näin ollen ehdottaa, että osa vuosipalkkiosta voidaan maksaa markkinoilta hankittavina TietoEVRY Oyj:n osakkeina. Valittu hallituksen jäsen voi oman harkintansa mukaan valita palkkion seuraavista viidestä vaihtoehdosta:
1) ei käteispalkkiota 100 % osakkeina
2) 25 % käteisenä 75 % osakkeina
3) 50 % käteisenä 50 % osakkeina
4) 75 % käteisenä 25 % osakkeina
5) 100 % käteisenä ei osakkeita
Osakkeet hankitaan suoraan hallituksen jäsenten lukuun kahden viikon kuluttua yhtiön osavuosikatsauksen 1.1.-31.3.2020 julkistuksesta. Jos palkkiota ei voida toimittaa edellä todettuna aikana sisäpiirisääntelyn tai muun perustellun syyn vuoksi, yhtiö toimittaa osakkeet myöhemmin tai maksaa palkkion kokonaan rahana.
Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille vuosipalkkio maksetaan pelkästään käteisenä.
12 Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten lukumääräksi kymmenen.
13 Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan valitseminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa nykyisten hallituksen jäsenten Tomas Franzénin, Salim Nathoon, Timo Ahopellon, Harri-Pekka Kaukosen, Rohan Haldean, Liselotte Hägertz Engstamin, Niko Pakalénin, Endre Rangnesin ja Leif Teksumin valitsemista uudelle toimikaudelle. Lisäksi uudeksi jäseneksi nimitystoimikunta ehdottaa Katharina Mosheimia. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa Tomas Franzénin uudelleenvalintaa hallituksen puheenjohtajaksi.
Jäsenten toimikausi jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.
Katharina Mosheim (s. 1976), Itävallan kansalainen, on osaomistaja ja toimitusjohtaja Alpha Pianos AS:ssä, joka kehittää ja valmistaa uraauurtavia digitaalisia musiikki-instrumentteja. Hän on aiemmin toiminut useissa johtotehtävissä Teliassa, Accenturella ja Capgeminillä Norjassa ja Pohjoismaissa sekä työskennellyt Nokia Siemens Networksissä ja Siemens Mobile Phonesilla. Katharina Mosheimilla on tohtorin tutkinto liiketaloudesta Karl-Franzenin yliopistosta Itävallan Grazista.
Ehdotettujen henkilötiedot ja osakeomistukset yhtiössä ovat nähtävillä myös TietoEVRY:n verkkosivuilla www.tietoevry.com/cv.
Edellä olevan lisäksi yhtiön henkilöstö on valinnut neljä varsinaista hallituksen jäsentä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen. Tommy Sander Aldrin (varajäsen Sigmund Ørjavik), Ola Hugo Jordhøy (varajäsen Sigve Sandvik Lærdal), Anders Palklint (varajäsen Robert Spinelli) ja Ilpo Waljus (varajäsen Jenni Tyynelä) on valittu hallitukseen varsinaiseen yhtiökokoukseen 2022 saakka.
14 Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan laskun mukaan valiokunnan hyväksymien hankintaperiaatteiden mukaisesti.
15 Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilikaudelle 2020 tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy. Tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Jukka Vattulainen.
Tarkastus- ja riskivaliokunta on valmistellut suosituksensa EU:n tilintarkastusasetuksen (537/2014) mukaisesti ja järjestänyt valintamenettelyn. Yhtiön johto on arvioinut saatuja tarjouksia kokonaisvaltaisesti etukäteen määritettyjen valintakriteerien perusteella ja laatinut raportin valiokunnan vahvistettavaks.i. TietoEVRY:n kaltaisen IT-konsernin liiketoiminnan tilintarkastuskokemuksen ja hinnoittelun lisäksi valiokunta on huomioinut tilintarkastuspalvelujen laatuun ja tilintarkastustiimin kokemukseen sekä tilintarkastajan vaihdokseen liittyviä riskejä. Tarkastus- ja riskivaliokunta asetti hallitukselle antamassaan suosituksessaan toiselle sijalle Ernst & Young Oy:n.
Tarkastus- ja riskivaliokunta vahvistaa, että sen suositus on vapaa kolmannen osa-puolen vaikutuksesta, ja ettei valiokuntaa ole edellytetty noudattamaan EU:n tilintarkastusasetuksen 16 artiklan 6 kohdassa tarkoitetun kaltaista sopimuslauseketta, jolla yhtiökokouksen tilintarkastajaa koskevaa valintaa rajoitettaisiin.
16 Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:
• Osakkeita voidaan hankkia enintään 11 800 000 kappaletta, mikä määrä vastaa noin 10 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Osakkeita voidaan hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.
• Omia osakkeita voidaan hankkia niille hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai markkinoilla muutoin muodostuvaan hintaan.
• Hallitus päättää, miten omien osakkeiden hankinta toteutetaan, ja niitä voidaan hankkia käyttäen muun ohella johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen).
Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät valtuutukset omien osakkeiden hankkimiseen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2021 saakka.
17 Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:
• Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 11 800 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 10 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Kuitenkin edellä mainitusta enimmäismäärästä enintään 950 000 osaketta voidaan antaa käytettäväksi yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien osana, mikä määrä vastaa alle 1 %:a yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.
• Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).
Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2021 saakka.
18 Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Yhtiökokouksen esityslista, hallituksen ja osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ehdotukset, tämä kokouskutsu sekä TietoEVRY Oyj:n palkitsemispolitiikka ovat saatavilla TietoEVRY Oyj:n verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous. Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla verkkosivuilla viimeistään 4.3.2020. Asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä verkkosivuilla viimeistään 9.4.2020.
C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille
1 Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 16.3.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 20.3.2020 klo 15.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua joko:
* verkkosivujen kautta: www.tietoevry.com/yhtiokokous
* sähköpostitse: agm@tieto.com
* puhelimitse: 020 727 1740 (ma-pe klo 9.00-15.00) tai
* kirjeitse: TietoEVRY Oyj, Legal/AGM, PL 2, 02101 Espoo.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien TietoEVRY Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä sekä mahdollinen edustusoikeutensa.
2 Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon 16.3.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 23.3.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä TietoEVRY Oyj:n tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään 23.3.2020 klo 10.00 mennessä.
Lisätietoja yhtiökokouksesta on saatavilla verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous.
3 Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyt osakkeet
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee:
1 olla rekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 16.3.2020.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omiin nimiinsä Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 23.3.2020 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
2 pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon. Pyyntö Euroclear Sweden AB:lle tulee tehdä kirjallisena viimeis-tään 17.3.2020 kello 15.00 Ruotsin aikaa.
Euroclear Sweden AB:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.
Lisätietoa osallistumisesta varsinaiseen yhtiökokoukseen on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.
5 Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen TietoEVRY Oyj, Legal/AGM, PL 2, 02101 Espoo 20.3.2020 mennessä.
6 Muut ohjeet
Osakeyhtiölaissa ja arvopaperimarkkinalaissa säädetyt yhtiökokousta koskevat tiedot ovat saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. TietoEVRY Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä yhteensä 118 425 771 osaketta ja ääntä.
Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajien äänimäärään.
Yhtiökokous pidetään pääasiassa suomen kielellä ja kokouksessa on simultaanitulkkaus englanniksi sekä myös tarvittavilta osin suomeksi. Kokouksen jälkeen on kahvitarjoilu.
Espoo 13.2.2020
TietoEVRY Oyj
Hallitus
Liite
Aika 26.3.2020 klo 16.00
Paikka TietoEVRY Oyj, Keilalahdenkatu 2-4, 02150 Espoo
Esityslista
1 Kokouksen avaaminen
2 Kokouksen järjestäytyminen
3 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4 Kokouksen laillisuuden toteaminen
5 Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6 Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
• Toimitusjohtajan katsaus
7 Tilinpäätöksen vahvistaminen
8 Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
9 Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10 Palkitsemispolitiikasta päättäminen
11 Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
12 Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
13 Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan valitseminen
14 Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
15 Tilintarkastajan valitseminen
16 Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
17 Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
18 Kokouksen päättäminen
TietoEVRY Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättäisi seuraavasti:
1 Hallituksen jäsenten palkkiot
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaisen yhtiökokouksen valitsemille hallituksen jäsenille seuraavia vuosipalkkioita, ottaen huomioon hiljattain toteutuneen Tiedon ja EVRY:n sulautumisen: puheenjohtaja 125 000 euroa (nykyisin 98 000), varapuheenjohtaja 70 000 euroa (nykyisin 58 000) ja hallituksen jäsen 53 000 euroa (nykyisin 38 000). Vuosipalkkioiden lisäksi ehdotetaan, että hallituksen pysyvän valiokunnan puheenjohtajalle maksetaan vuosipalkkiona 20 000 euroa ja pysyvän valiokunnan jäsenelle 10 000 euroa. Lisäksi ehdotetaan, että yhtiökokouksen valitsemalle hallituksen jäsenelle maksetaan 800 euron kokouspalkkio jokaiselta hallituksen kokoukselta sekä hallituksen pysyvän tai tilapäisesti asetetun valiokunnan kokoukselta. Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille ehdotetaan vuosipalkkioksi 15 000 euroa.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan näkemyksen mukaan hallituksen jäsenten pitkäaikaisen osakeomistuksen lisääminen yhtiössä edistää kaikkien osakkeenomistajien etua. Kunkin varsinaisen yhtiökokouksen valitseman hallituksen jäsenen odotetaan kerryttävän viiden vuoden ajanjaksolla TietoEVRY:ssä osakeomistuksen, joka ylittää jäsenen yhden vuosipalkkion euromäärän.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta näin ollen ehdottaa, että osa vuosipalkkiosta voidaan maksaa markkinoilta hankittavina TietoEVRY Oyj:n osakkeina. Valittu hallituksen jäsen voi oman harkintansa mukaan valita palkkion seuraavista viidestä vaihtoehdosta:
1. ei käteispalkkiota, 100 % osakkeina
2. 25 % käteisenä, 75 % osakkeina
3. 50 % käteisenä, 50 % osakkeina
4. 75 % käteisenä, 25 % osakkeina
5. 100 % käteisenä, ei osakkeita
Osakkeet hankitaan suoraan hallituksen jäsenten lukuun kahden viikon kuluttua yhtiön osavuosikatsauksen 1.1.-31.3.2020 julkistuksesta. Jos palkkiota ei voida toimittaa edellä todettuna aikana sisäpiirisääntelyn tai muun perustellun syyn vuoksi, yhtiö toimittaa osakkeet myöhemmin tai maksaa palkkion kokonaan rahana.
Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille vuosipalkkio maksetaan pelkästään käteisenä.
2 Hallituksen jäsenten lukumäärä
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten lukumääräksi kymmenen.
3 Hallituksen kokoonpano
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa nykyisten hallituksen jäsenten Tomas Franzénin, Salim Nathoon, Timo Ahopellon, Harri-Pekka Kaukosen, Rohan Haldean, Liselotte Hägertz Engstamin, Niko Pakalénin, Endre Rangnesin ja Leif Teksumin valitsemista uudelle toimikaudelle. Lisäksi uudeksi jäseneksi nimitystoimikunta ehdottaa Katharina Mosheimia. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa Tomas Franzénin uudelleenvalintaa hallituksen puheenjohtajaksi.
Jäsenten toimikausi jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.
Katharina Mosheim (s. 1976), Itävallan kansalainen, on osaomistaja ja toimitusjohtaja Alpha Pianos AS:ssä, joka kehittää ja valmistaa uraauurtavia digitaalisia musiikki-instrumentteja. Hän on aiemmin toiminut useissa johtotehtävissä Teliassa, Accenturella ja Capgeminillä Norjassa ja Pohjoismaissa sekä työskennellyt Nokia Siemens Networksissä ja Siemens Mobile Phonesilla. Katharina Mosheimilla on tohtorin tutkinto liiketaloudesta Karl-Franzenin yliopistosta Itävallan Grazista.
Ehdotettujen henkilötiedot ja osakeomistukset yhtiössä ovat nähtävillä myös TietoEVRY:n verkkosivuilla www.tietoevry.com/cv.
Edellä olevan lisäksi yhtiön henkilöstö on valinnut neljä varsinaista hallituksen jäsentä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen. Tommy Sander Aldrin (varajäsen Sigmund Ørjavik), Ola Hugo Jordhøy (varajäsen Sigve Sandvik Lærdal), Anders Palklint (varajäsen Robert Spinelli) ja Ilpo Waljus (varajäsen Jenni Tyynelä) on valittu hallitukseen varsinaiseen yhtiökokoukseen 2022 saakka.
4 Osakkeenomistajien nimitystoimikunta
TietoEVRY Oyj:n varsinainen yhtiökokous 2010 päätti perustaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan, jonka tehtävänä on valmistella hallituksen jäsenten valintaan ja palkitsemiseen liittyvät ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta koostuu neljästä suurimpien osakkeenomistajien nimeämästä jäsenestä sekä yhtiön hallituksen puheenjohtajasta. Suurimmat osakkeenomistajat määriteltiin suomalaiseen ja ruotsalaiseen arvo-osuusjärjestelmään 31.8.2019 rekisteröityjen omistustietojen perusteella. Nimitystoimikunnan kokoonpano tarkistettiin suomalaiseen, norjalaiseen ja ruotsalaiseen arvo-osuusjärjestelmään 9.12.2019 rekisteröityjen omistustietojen perusteella EVRY ASA:n ja Tieto Oyj:n välisen sulautumisen jälkeen.
Varsinaiselle yhtiökokoukselle 2020 ehdotukset valmistelleen osakkeenomistajien nimitystoimikunnan kokoonpano on seuraava:
Martin Oliw, osakas, Cevian Capital AB,
Gabriele Cipparrone, osakas, Apax Partners LLP,
Petter Söderström, sijoitusjohtaja, Solidium Oy,
Mikko Mursula, sijoitusjohtaja, Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen ja
Tomas Franzén, hallituksen puheenjohtaja, TietoEVRY Oyj.
Nimitystoimikunta raportoi varsinaiselle yhtiökokoukselle toimikunnan työskentelystä.
1 Voitonjako
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2019 päättyneeltä tilikaudelta jaetaan yhtiön jakokelpoisista varoista osinkoa 1,27 euroa osakkeelta. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan kahdessa erässä seuraavasti:
• Osingon ensimmäinen erä 0,635 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 30.3.2020 merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osinko maksetaan 6.4.2020 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
• Osingon toinen erä 0,635 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 30.9.2020 merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osinko maksetaan 7.10.2020 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
Euroclear Sweden AB huolehtii osinkojen maksusta Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Ruotsin kruunuina. Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliike huolehtii osinkojen maksusta VPS:ssä rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Norjan kruunuina.
Hallitus ehdottaa, että se valtuutetaan tarvittaessa päättämään osingon toiselle maksuerälle uudet täsmäytys- ja maksupäivät, mikäli arvo-osuusjärjestelmän säännöt tai ohjeet muuttuvat tai muuten näin edellyttävät.
2 Palkitsemispolitiikka
Hallitus esittää palkitsemispolitiikan ja ehdottaa yhtiökokoukselle hyväksyvää neuvoa-antavaa päätöstä. Palkitsemispolitiikka liitetään yhtiökokouskutsuun.
3 Tilintarkastajan palkkio
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan laskun mukaan valiokunnan hyväksymien hankintaperiaatteiden mukaisesti.
4 Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilikaudelle 2020 tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy. Tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Jukka Vattulainen.
Tarkastus- ja riskivaliokunta on valmistellut suosituksensa EU:n tilintarkastusasetuksen (537/2014) mukaisesti ja järjestänyt valintamenettelyn. Yhtiön johto on arvioinut saatuja tarjouksia kokonaisvaltaisesti etukäteen määritettyjen valintakriteerien perusteella ja laatinut raportin valiokunnan vahvistettavaksi. TietoEVRY:n kaltaisen IT-konsernin liiketoiminnan tilintarkastuskokemuksen ja hinnoittelun lisäksi valiokunta on huomioinut tilintarkastuspalvelujen laatuun ja tilintarkastustiimin kokemukseen sekä tilintarkastajan vaihdokseen liittyviä riskejä. Tarkastus- ja riskivaliokunta asetti hallitukselle antamassaan suosituksessaan toiselle sijalle Ernst & Young Oy:n.
Tarkastus- ja riskivaliokunta vahvistaa, että sen suositus on vapaa kolmannen osapuolen vaikutuksesta, ja ettei valiokuntaa ole edellytetty noudattamaan EU:n tilintarkastus-asetuksen 16 artiklan 6 kohdassa tarkoitetun kaltaista sopimuslauseketta, jolla yhtiökokouksen tilintarkastajaa koskevaa valintaa rajoitettaisiin.
5 Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:
• Osakkeita voidaan hankkia enintään 11 800 000 kappaletta, mikä määrä vastaa noin 10 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Osakkeita voidaan hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.
• Omia osakkeita voidaan hankkia niille hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai markkinoilla muutoin muodostuvaan hintaan.
• Hallitus päättää, miten omien osakkeiden hankinta toteutetaan, ja niitä voidaan hankkia käyttäen muun ohella johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen).
Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät valtuutukset omien osakkeiden hankkimiseen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2021 saakka.
6 Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:
• Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 11 800 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 10 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Kuitenkin edellä mainitusta enimmäismäärästä enintään 950 000 osaketta voidaan antaa käytettäväksi yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien osana, mikä määrä vastaa alle 1 %:a yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.
• Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).
Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2021 saakka.
Espoo, 13.2.2020
TietoEVRY Oyj
Hallitus
Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 16.3.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 20.3.2020 klo 15.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua joko:
• verkkosivujen kautta: www.tietoevry.com/yhtiokokous
• sähköpostitse: agm@tieto.com
• puhelimitse: 020 727 1740 (ma-pe klo 9.00-15.00) tai
• kirjeitse: TietoEVRY Oyj, Legal/AGM, PL 2, 02101 Espoo.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien TietoEVRY Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä sekä mahdollinen edustusoikeutensa.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon 16.3.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 23.3.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä TietoEVRY Oyj:n tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään 23.3.2020 klo 10.00 mennessä.
Lisätietoja yhtiökokouksesta on saatavilla verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous.
Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyt osakkeet
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee:
1 olla rekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 16.3.2020.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omiin nimiinsä Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 23.3.2020 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
2 pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon. Pyyntö Euroclear Sweden AB:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 17.3.2020 kello 15.00 Ruotsin aikaa.
Euroclear Sweden AB:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.
Lisätietoa osallistumisesta varsinaiseen yhtiökokoukseen on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.
Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) rekisteröidyt osakkeet
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee:
1 olla rekisteröity Verdipapirsentralen ASA (VPS):n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 16.3.2020.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää tilapäisen rekisteröintipyynnön Verdipapirsentralen ASA:lle (VPS). Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 23.3.2020 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
2 ilmoittaa osallistumisestaan varsinaiseen yhtiökokoukseen Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliikkeelle (Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer Service) ja pyytää osakkeidensa tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon. Tilapäistä rekisteröintiä koskeva pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliikkeelle viimeistään 16.3.2020 kello 18.00 Norjan aikaa.
Lisätietoa osallistumisesta varsinaiseen yhtiökokoukseen on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen TietoEVRY Oyj, Legal/AGM, PL 2, 02101 Espoo 20.3.2020 mennessä.
Notice is given to the shareholders of TietoEVRY Corporation to the Annual General Meeting to be held on Thursday 26 March 2020 at 4.00 p.m. (EET) at TietoEVRY’s premises, address Keilalahdentie 2-4, 02150 Espoo, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 3.00 p.m. (EET).
A. Matters on the agenda of the Annual General Meeting
At the Annual General Meeting, the following matters will be considered:
1 Opening of the meeting
2 Calling the meeting to order
3 Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
4 Recording the legality of the meeting
5 Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
6 Presentation of the annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report for the year 2019
• Review by the CEO
7 Adoption of the annual accounts
8 Resolution on the use of the profit shown on the balance sheet and the payment of dividend
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that, for the financial year that ended on 31 December 2019, a dividend of EUR 1.27 per share be paid from the distributable funds of the company. The Board of Directors proposes that the dividend shall be paid in two instalments as follows:
• The first dividend instalment of EUR 0.635 per share shall be paid to shareholders who on the record date for the dividend payment on 30 March 2020 are recorded in the shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy or the registers of Euroclear Sweden AB or Verdipapirsentralen ASA (VPS). The dividend shall be paid beginning from 6 April 2020 in accordance with the procedures applicable in Euroclear Finland, Euroclear Sweden and the VPS.
• The second dividend instalment of EUR 0.635 per share shall be paid to shareholders who on the record date for the dividend payment on 30 September 2020 are recorded in the shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy or the registers of Euroclear Sweden AB or Verdipapirsentralen ASA (VPS). The dividend shall be paid beginning from 7 October 2020 in accordance with the procedures applicable in Euroclear Finland, Euroclear Sweden and the VPS.
Dividends payable to Euroclear Sweden registered shares will be forwarded by Euroclear Sweden AB and paid in Swedish crowns. Dividends payable to VPS registered shares will be forwarded by Nordea Bank Plc's branch in Norway and paid in Norwegian crowns.
The Board of Directors proposes that it shall be authorised to decide on a new record date and payment date for the second dividend instalment in case the rules and guidelines of the book-entry system are changed or otherwise so require.
9 Resolution on the discharge of the members of the Board of Directors and the CEO from liability
10 Presentation of the Remuneration Policy
The Board of Directors presents the Remuneration Policy and proposes the Annual General Meeting's advisory approval of the policy. The Remuneration Policy is attached to this notice.
11 Resolution on the remuneration of the members of the Board of Directors
The Shareholders’ Nomination Board proposes that the remuneration of the Board of Directors elected by the Annual General Meeting will be annual fees as follows, taking into consideration the recent merger between Tieto and EVRY: EUR 125 000 (current EUR 98 000) to the Chairperson, EUR 70 000 (current EUR 58 000) to the Deputy Chairperson and EUR 53 000 (current EUR 38 000) to the ordinary members of the Board of Directors. In addition to these fees it is proposed that the Chairperson of a permanent Board Committee receives an annual fee of EUR 20 000 and a member of a permanent Board Committee receives an annual fee of EUR 10 000. It is also proposed that the Board members elected by the Annual General Meeting will be paid EUR 800 for each Board meeting and for each permanent or temporary committee meeting. Further, it is proposed that the remuneration for employee representatives elected as ordinary members of the Board of Directors will be an annual fee of EUR 15 000.
The Shareholders’ Nomination Board is of the opinion that increasing long-term shareholding of the Board members will benefit all the shareholders. Every Board member elected by the Annual General Meeting is expected to over a five year period accumulate a shareholding in TietoEVRY that exceeds his/hers one-time annual remuneration.
The Shareholders’ Nomination Board therefore proposes that part of the annual remuneration may be paid in TietoEVRY Corporation’s shares purchased from the market. An elected member of the Board of Directors may, at his/her discretion, choose from the following five alternatives:
1) no cash 100% in shares
2) 25% in cash 75% in shares
3) 50% in cash 50% in shares
4) 75% in cash 25% in shares
5) 100% in cash no shares
The shares will be acquired directly on behalf of the members of the Board within two weeks from the release of the interim report 1 January–31 March 2020 of TietoEVRY Corporation. If the remuneration cannot be delivered at that time due to insider regulation or other justified reason, the company shall deliver the shares later or pay the remuneration fully in cash.
Remuneration of the employee representatives elected as the ordinary members in the Board of Directors will be paid in cash only.
12 Resolution on the number of members of the Board of Directors
The Shareholders’ Nomination Board proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors shall have ten members elected by the Annual General Meeting.
13 Election of members of the Board of Directors and the Chairman
The Shareholders’ Nomination Board proposes to the Annual General Meeting that the current Board members Tomas Franzén, Salim Nathoo, Harri-Pekka Kaukonen, Timo Ahopelto, Rohan Haldea, Liselotte Hägertz Engstam, Niko Pakalén, Endre Rangnes and Leif Teksum be re-elected and in addition, Katharina Mosheim proposed to be elected as a new Board member. The Shareholders’ Nomination Board proposes that Tomas Franzén shall be re-elected as the Chairperson of the Board of Directors.
The term of office of the Board members ends at the close of the next Annual General Meeting. All the proposed candidates have given their consent to being elected.
Katharina Mosheim (born 1976), an Austrian citizen, is co-owner and CEO of Alpha Pianos AS which develops and produces evolutionary digital music instruments. She has earlier acted in various executive and managerial positions in Telia, Accenture and Capgemini in Norway and the Nordics, as well as Nokia Siemens Networks and Siemens Mobile Phones. Katharina Mosheim holds a Ph.D. (Business Administration) from Karl-Franzens University in Graz, Austria.
The biographical details of the candidates and information on their holdings is available on TietoEVRY’s website at www.tietoevry.com/cv.
In addition to the above candidates, the company’s personnel has elected four members, each with a personal deputy, to the Board of Directors. Tommy Sander Aldrin (deputy Sigmund Ørjavik), Ola Hugo Jordhøy (deputy Sigve Sandvik Lærdal), Anders Palklint (deputy Robert Spinelli) ja Ilpo Waljus (deputy Jenni Tyynelä) are appointed to the Board of Directors until the Annual General Meeting 2022.
14 Resolution on the remuneration of the auditor
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting, in accordance with the recommendation of the Audit and Risk Committee of the Board of Directors, that the auditor to be elected at the Annual General Meeting be reimbursed according to the auditor's invoice and in compliance with the purchase principles approved by the Committee.
15 Election of the auditor
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting, in accordance with the recommendation of the Audit and Risk Committee of the Board of Directors, that the firm of authorized public accountants Deloitte Oy be elected as the company's auditor for the financial year 2020. The firm of authorized public accountants Deloitte Oy has notified that APA Jukka Vattulainen will act as the auditor with principal responsibility.
The Audit and Risk Committee has prepared its recommendation in accordance with the EU Audit Regulation (537/2014) and arranged a selection procedure. The management of the company has comprehensively assessed the received offers against the predefined selection criteria and prepared a report for the validation of the Committee. In addition to the experience in audit of an IT group of companies similar to TietoEVRY’s business environment and pricing, the Committee has considered the quality of the services and qualifications of the audit team as well as risk related to the change of the auditor. In its recommendation to the Board of Directors, the Audit and Risk Committee placed second the firm of authorized public accountants Oy Ernst & Young Oy.
The Audit and Risk Committee confirms that its recommendation is free from influence by a third party and that no clause of the kind referred to in paragraph 6 of Article 16 of the EU Audit Regulation, which would restrict the choice by the Annual General Meeting as regards the appointment of the auditor, has been imposed upon it.
16 Authorizing the Board of Directors to decide on the repurchase of the company’s own shares
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors be authorized to decide on the repurchase of the company’s own shares as follows:
• The amount of own shares to be repurchased shall not exceed 11,800,000 shares, which currently corresponds to approximately 10% of all the shares in the company. Only the unrestricted equity of the company can be used to repurchase own shares.
• Own shares can be repurchased at a price formed in public trading on the date of the repurchase or at a price otherwise formed on the market.
• The Board of Directors decides how the share repurchase will be carried out. Own shares can be repurchased inter alia by using derivatives. The company’s own shares can be repurchased otherwise than in proportion to the shareholdings of the shareholders (directed repurchase).
The authorization cancels previous unused authorizations to decide on the repurchase of the company’s own shares. The authorization is effective until the next Annual General Meeting, however, no longer than until 30 April 2021.
17 Authorizing the Board of Directors to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors be authorized to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares referred to in chapter 10 section 1 of the Companies Act in one or more tranches as follows:
• The amount of shares to be issued based on the authorization (including shares to be issued based on the special rights) shall not exceed 11 800 000 shares, which currently corresponds to approximately 10% of all the shares in the company. However, out of the above maximum amount of shares to be issued no more than 950 000 shares, currently corresponding to less than 1% of all of the shares in the company, may be issued as part of the company’s share-based incentive programs.
• The Board of Directors decides on the terms and conditions of the issuance of shares as well as of option rights and other special rights entitling to shares. The authorization concerns both the issuance of new shares as well as the transfer of treasury shares. The issuance of shares as well as of option rights and other special rights entitling to shares may be carried out in deviation from the shareholders’ pre-emptive right (directed issue).
The authorization cancels previous unused authorizations to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares. The authorization is effective until the next Annual General Meeting, however, no longer than until 30 April 2021.
18 Closing of the meeting
B. Documents of the Annual General Meeting
The agenda of the Annual General Meeting, the proposals of the Board of Directors and the Shareholders’ Nomination Board, this notice and the Remuneration Policy of TietoEVRY Corporation are available on the company’s website www.tietoevry.com/agm. The annual report, the report of the Board of Directors and the auditor’s report are available on the website at the latest on 4 March 2020. These documents are also available at the meeting. Copies of these documents and of this notice will be sent to shareholders upon request. The minutes of the meeting will be available on the company’s website at the latest on 9 April 2020.
C. Instructions for the participants in the Annual General Meeting
1 Shareholders registered in the shareholders’ register
Each shareholder, who is registered on 16 March 2020 in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Oy, has the right to participate in the Annual General Meeting. A shareholder, whose shares are registered on his/her Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company.
A shareholder, who is registered in the shareholders’ register of the company and wants to participate in the Annual General Meeting, shall register for the meeting no later than on 20 March 2020 at 3.00 p.m. (EET) by giving a prior notice of participation, which must be received by the company no later than by the above mentioned time. Such notice can be given either:
• through TietoEVRY’s website at www.tietoevry.com/agm
• by e-mail agm@tieto.com
• by phone +358 20 727 1740 (Mon-Fri 9.00 a.m.-3.00 p.m. EET) or
• by mail to TietoEVRY Corporation, Legal/AGM, P.O. Box 2, FI-02101 Espoo, Finland.
In connection with the registration, a shareholder shall notify his/her name, personal/business identification number, address, telephone number and the name of any assistant or proxy representative as well as the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to TietoEVRY Corporation is used only in connection with the Annual General Meeting and processing of related registrations.
The shareholder, his/her authorized representative or proxy representative shall, where necessary, be able to prove his/her identity and possible right of representation.
2 Holders of nominee registered shares
A holder of nominee registered shares has the right to participate in the Annual General Meeting by virtue of such shares, based on which he/she on the record date of the Annual General Meeting, i.e. on 16 March 2020, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the TietoEVRY Corporation held by Euroclear Finland Oy. The right to participate in the Annual General Meeting requires, in addition, that the shareholder on the basis of such shares has been registered into the temporary shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy at the latest by 23 March 2020 by 10 a.m. (EET). As regards nominee registered shares this constitutes due registration for the Annual General Meeting.
A holder of nominee registered shares is advised to request without delay necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholders' register of TietoEVRY Corporation, the issuing of proxy documents and registration for the Annual General Meeting from his/her custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee registered shares, who wants to participate in the Annual General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest by 23 March 2020 by 10 a.m.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
3 Shares registered in Euroclear Sweden AB
A shareholder with shares registered in Euroclear Sweden AB’s Securities System who wishes to attend and vote at the Annual General Meeting must:
1 be registered in the shareholders’ register maintained by Euroclear Sweden AB no later than on 16 March 2020.
Shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must, in order to be eligible to request a temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy, request that their shares are reregistered in their own names in the register of shareholders maintained by Euroclear Sweden AB, and procure that the nominee sends the request for temporary registration to Euroclear Sweden AB on their behalf. Such reregistration must be made as of 16 March 2020 and the nominee should therefore be notified well in advance.
2 request temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy. Such request shall be submitted in writing to Euroclear Sweden AB no later than on 17 March 2020 at 15.00 Swedish time.
This temporary registration made through written request to Euroclear Sweden AB is considered a notice of attendance at the Annual General Meeting.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
4 Shares registered in Verdipapirsentralen ASA (VPS)
A shareholder with shares registered in Verdipapirsentralen ASA (VPS) Securities System who wishes to attend and vote at the Annual General Meeting must:
1 be registered in the shareholders’ register maintained by Verdipapirsentralen ASA (VPS) not later than on 16 March 2020.
Shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must, in order to be eligible to request a temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy, request that their shares are reregistered in their own names in the register of shareholders maintained by Verdipapirsentralen ASA (VPS), and procure that the nominee sends the request for temporary registration to Verdipapirsentralen ASA (VPS) on their behalf. Such reregistration must be made as of 16 March 2020 and the nominee should therefore be notified well in advance.
2 inform Nordea Bank Plc's branch in Norway (Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer Service) of his/her participation in the Annual General Meeting and request temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy. The request for temporary registration shall be submitted in writing to Nordea Bank Plc's branch in Norway no later than on 16 March 2020 at 18.00 Norwegian time.
This temporary registration made through written request to Nordea Bank Plc's branch in Norway is considered a notice of attendance at the Annual General Meeting.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
5 Proxy representative and powers of attorney
A shareholder may participate in the Annual General Meeting and exercise his/her rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise in a reliable manner demonstrate his/her right to represent the shareholder at the Annual General Meeting. When a shareholder participates in the Annual General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Annual General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered in originals to TietoEVRY Corporation, Legal/AGM, P.O. Box 2, FI-02101 Espoo, Finland before 20 March 2020.
6 Further instructions and information
The information concerning the Annual General Meeting required under the Companies Act and the Securities Market Act is available at www.tietoevry.com/agm.
Pursuant to chapter 5, section 25 of the Finnish Companies Act, a shareholder who is present at the Annual General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be considered at the meeting.
On the date of this notice to the Annual General Meeting the total number of shares and votes in TietoEVRY Corporation is 118 425 771.
Changes in shareholding after the record date of the Annual General Meeting will not affect the right to participate in the General Meeting or the number of votes of such shareholder at the Annual General Meeting.
The meeting will be conducted primarily in Finnish, and simultaneous translation will be available into English and as necessary into Finnish. Coffee will be served after the meeting.
Espoo, 13 February 2020
TietoEVRY Corporation
Board of Directors
Appendix
1 Remuneration Policy
TietoEVRY Corporation, Annual General Meeting 2020 |
|
|
Date & time |
26 March 2020 at 4:00 p.m. (EET) |
|
Place |
TietoEVRY Corporation, Keilalahdenkatu 2-4, 02150 Espoo, Finland |
Agenda
1 Opening of the meeting
2 Calling the meeting to order
3 Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
4 Recording the legality of the meeting
5 Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
6 Presentation of the annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report for the year 2019
• Review by the CEO
7 Adoption of the annual accounts
8 Resolution on the use of the profit shown on the balance sheet and the payment of dividend
9 Resolution on the discharge of the members of the Board of Directors and the CEO from liability
10 Resolution on the Remuneration Policy
11 Resolution on the remuneration of the members of the Board of Directors
12 Resolution on the number of members of the Board of Directors
13 Election of members of the Board of Directors and Chairman
14 Resolution on the remuneration of the auditor
15 Election of the auditor
16 Authorizing the Board of Directors to decide on the repurchase of the company’s own shares
17 Authorizing the Board of Directors to decide on the issuance of shares as well as the issuance of options and other special rights entitling to shares
18 Closing of the meeting
The Shareholders’ Nomination Board of TietoEVRY Corporation proposes to the Annual General Meeting that the meeting would decide as follows:
1 Remuneration of the Board of Directors
The Shareholders’ Nomination Board proposes that the remuneration of the Board of Directors elected by the Annual General Meeting will be annual fees as follows, taking into consideration the recent merger between Tieto and EVRY: EUR 125 000 (current EUR 98 000) to the Chairperson, EUR 70 000 (current EUR 58 000) to the Deputy Chairperson and EUR 53 000 (current EUR 38 000) to the ordinary members of the Board of Directors. In addition to these fees it is proposed that the Chairperson of a permanent Board Committee receives an annual fee of EUR 20 000 and a member of a permanent Board Committee receives an annual fee of EUR 10 000. It is also proposed that the Board members elected by the Annual General meeting will be paid EUR 800 for each Board meeting and for each permanent or temporary committee meeting. Further, it is proposed that the remuneration for employee representatives elected as ordinary members of the Board of Directors will be an annual fee of EUR 15 000.
The Shareholders’ Nomination Board is of the opinion that increasing long-term shareholding of the Board members will benefit all the shareholders. Every Board member elected by the Annual General Meeting is expected to over a five-year period accumulate a shareholding in TietoEVRY that exceeds his/hers one-time annual remuneration.
The Shareholders’ Nomination Board therefore proposes that part of the annual remuneration may be paid in TietoEVRY Corporation’s shares purchased from the market. An elected member of the Board of Directors may, at his/her discretion, choose from the following five alternatives:
1. no cash 100% in shares
2. 25% in cash 75% in shares
3. 50% in cash 50% in shares
4. 75% in cash 25% in shares
5. 100% in cash no shares
The shares will be acquired directly on behalf of the members of the Board within two weeks from the release of the interim report 1 January–31 March 2020 of TietoEVRY Corporation. If the remuneration cannot be delivered at that time due to insider regulation or other justified reason, the company shall deliver the shares later or pay the remuneration fully in cash.
Remuneration of the employee representatives elected as the ordinary members in the Board of Directors will be paid in cash only.
2 Number of the members of the Board of Directors
The Shareholders’ Nomination Board proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors shall have ten members elected by the Annual General Meeting.
3 Composition of the Board of Directors
The Shareholders’ Nomination Board proposes to the Annual General Meeting that the current Board members Tomas Franzén, Salim Nathoo, Harri-Pekka Kaukonen, Timo Ahopelto, Rohan Haldea, Liselotte Hägertz Engstam, Niko Pakalén, Endre Rangnes and Leif Teksum be re-elected and in addition, Katharina Mosheim proposed to be elected as a new Board member. The Shareholders’ Nomination Board proposes that Tomas Franzén shall be re-elected as the Chairperson of the Board of Directors.
It was noted that the term of office of the Board members ends at the close of the next Annual General Meeting. All the proposed candidates have given their consent to being elected.
Katharina Mosheim (born 1976), an Austrian citizen, is co-owner and CEO of Alpha Pianos AS which develops and produces evolutionary digital music instruments. She has earlier acted in various executive and managerial positions in Telia, Accenture and Capgemini in Norway and the Nordics, as well as Nokia Siemens Networks and Siemens Mobile Phones. Katharina Mosheim holds a Ph.D. (Business Administration) from Karl-Franzens University in Graz, Austria.
The biographical details of the candidates and information on their holdings shall be available on TietoEVRY’s website at www.tietoevry.com/cv.
In addition to the above candidates, the company’s personnel has elected four members, each with a personal deputy, to the Board of Directors. Tommy Sander Aldrin (deputy Sigmund Ørjavik), Ola Hugo Jordhøy (deputy Sigve Sandvik Lærdal), Anders Palklint (deputy Robert Spinelli) ja Ilpo Waljus (deputy Jenni Tyynelä) are appointed to the Board of Directors until the Annual General Meeting 2022.
4 Shareholders’ Nomination Board
The Annual General Meeting 2010 of TietoEVRY Corporation decided to establish a Shareholders’ Nomination Board to prepare proposals for the election and remuneration of the members of the Board of Directors to the Annual General Meeting.
The Shareholders' Nomination Board comprises four members nominated by the largest shareholders and the Chairperson of the Board of Directors. The largest shareholders of the company were determined on the basis of shareholdings registered in the Finnish and Swedish book-entry systems on 31 August 2019. The composition was revised on the basis of the shareholdings registered in the Finnish, Norwegian and Swedish book-entry systems on 9 December 2019 after the merger between EVRY ASA and Tieto Corporation.
The composition of the Shareholders’ Nomination Board having prepared the proposal for AGM 2020 is the following:
Martin Oliw, Partner, Cevian Capital AB,
Gabriele Cipparrone, Partner, Apax Partners LLP,
Petter Söderström, Investment Director, Solidium Oy,
Mikko Mursula, Chief Investment Officer, Ilmarinen Mutual Pension Insurance Company, and
Tomas Franzén, Chairperson of the Board of Directors, TietoEVRY Corporation.
The Shareholders’ Nomination Board shall report in the Annual General Meeting on how its work was conducted.
1 Payment of dividend
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that, for the financial year that ended on 31 December 2019, a dividend of EUR 1.27 per share be paid from the distributable funds of the company. The Board of Directors proposes that the dividend shall be paid in two instalments as follows:
• The first dividend instalment of EUR 0.635 per share shall be paid to shareholders who on the record date for the dividend payment on 30 March 2020 are recorded in the shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy or the registers of Euroclear Sweden AB or Verdipapirsentralen ASA (VPS). The dividend shall be paid beginning from 6 April 2020 in accordance with the procedures applicable in Euroclear Finland, Euroclear Sweden and the VPS.
• The second dividend instalment of EUR 0.635 per share shall be paid to shareholders who on the record date for the dividend payment on 30 September 2020 are recorded in the shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy or the registers of Euroclear Sweden AB or Verdipapirsentralen ASA (VPS). The dividend shall be paid beginning from 7 October 2020 in accordance with the procedures applicable in Euroclear Finland, Euroclear Sweden and the VPS.
Dividends payable to Euroclear Sweden registered shares will be forwarded by Euroclear Sweden AB and paid in Swedish crowns. Dividends payable to VPS registered shares will be forwarded by Nordea Bank Plc's branch in Norway and paid in Norwegian crowns.
The Board of Directors proposes that it shall be authorised to decide on a new record date and payment date for the second dividend instalment in case the rules and guidelines of the book-entry system are changed or otherwise so require.
2 Remuneration Policy
The Board of Directors presents the Remuneration Policy and proposes the Annual General Meeting's advisory approval of the policy. The Remuneration Policy is attached to the notice to the Annual General Meeting.
3 Remuneration of the auditor
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting, in accordance with the recommendation of the Audit and Risk Committee of the Board of Directors, that the auditor to be elected at the Annual General Meeting be reimbursed according to the auditor's invoice and in compliance with the purchase principles approved by the Committee.
4 Election of the auditor
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting, in accordance with the recommendation of the Audit and Risk Committee of the Board of Directors, that the firm of authorized public accountants Deloitte Oy be elected as the company's auditor for the financial year 2019. The firm of authorized public accountants Deloitte Oy has notified that APA Jukka Vattulainen will act as the auditor with principal responsibility.
The Audit and Risk Committee has prepared its recommendation in accordance with the EU Audit Regulation (537/2014) and arranged a selection procedure. The management of the company has comprehensively assessed the received offers against the predefined selection criteria and prepared a report for the validation of the Committee. In addition to the experience in audit of an IT group of companies similar to TietoEVRY’s business environment and pricing, the Committee has considered the quality of the services and qualifications of the audit team as well as risk related to the change of the auditor. In its recommendation to the Board of Directors, the Audit and Risk Committee placed second the firm of authorized public accountants Oy Ernst & Young Oy.
The Audit and Risk Committee confirms that its recommendation is free from influence by a third party and that no clause of the kind referred to in paragraph 6 of Article 16 of the EU Audit Regulation, which would restrict the choice by the Annual General Meeting as regards the appointment of the auditor, has been imposed upon it.
5 Authorizing the Board of Directors to decide on the repurchase of the company’s own shares
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors be authorized to decide on the repurchase of the company’s own shares as follows:
• The amount of own shares to be repurchased shall not exceed 11 800 000 shares, which currently corresponds to approximately 10% of all the shares in the company. Only the unrestricted equity of the company can be used to repurchase own shares.
• Own shares can be repurchased at a price formed in public trading on the date of the repurchase or at a price otherwise formed on the market.
• The Board of Directors decides how the share repurchase will be carried out. Own shares can be repurchased inter alia by using derivatives. The company’s own shares can be repurchased otherwise than in proportion to the shareholdings of the shareholders (directed repurchase).
The authorization cancels previous unused authorizations to decide on the repurchase of the company’s own shares. The authorization is effective until the next Annual General Meeting, however, no longer than until 30 April 2021.
6 Authorizing the Board of Directors to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares
The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that the Board of Directors be authorized to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares referred to in chapter 10 section 1 of the Companies Act in one or more tranches as follows:
• The amount of shares to be issued based on the authorization (including shares to be issued based on the special rights) shall not exceed 11 800 000 shares, which currently corresponds to approximately 10% of all the shares in the company. However, out of the above maximum amount of shares to be issued no more than 950 000 shares, currently corresponding to less than 1% of all of the shares in the company, may be issued as part of the company’s share-based incentive programs.
• The Board of Directors decides on the terms and conditions of the issuance of shares as well as of option rights and other special rights entitling to shares. The authorization concerns both the issuance of new shares as well as the transfer of treasury shares. The issuance of shares as well as of option rights and other special rights entitling to shares may be carried out in deviation from the shareholders’ pre-emptive right (directed issue).
The authorization cancels previous unused authorizations to decide on the issuance of shares as well as on the issuance of option rights and other special rights entitling to shares. The authorization is effective until the next Annual General Meeting, however, no longer than until 30 April 2021.
Espoo, 13 February 2020
TietoEVRY Corporation
Board of Directors
Shareholders registered in the shareholders’ register
Each shareholder, who is registered on 16 March 2020 in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Oy, has the right to participate in the Annual General Meeting. A shareholder, whose shares are registered on his/her Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company.
A shareholder, who is registered in the shareholders’ register of the company and wants to participate in the Annual General Meeting, shall register for the meeting no later than on 20 March 2020 at 3.00 p.m. (EET) by giving a prior notice of participation, which must be received by the company no later than by the above mentioned time. Such notice can be given either:
• through TietoEVRY’s website at www.tietoevry.com/agm
• by e-mail agm@tieto.com
• by phone +358 20 727 1740 (Mon-Fri 9.00 a.m.-3.00 p.m. EET) or
• by mail to TietoEVRY Corporation, Legal/AGM, P.O. Box 2, FI-02101 Espoo, Finland.
In connection with the registration, a shareholder shall notify his/her name, personal/business identification number, address, telephone number and the name of any assistant or proxy representative as well as the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to TietoEVRY Corporation is used only in connection with the Annual General Meeting and processing of related registrations.
The shareholder, his/her authorized representative or proxy representative shall, where necessary, be able to prove his/her identity and possible right of representation.
Holders of nominee registered shares
A holder of nominee registered shares has the right to participate in the Annual General Meeting by virtue of such shares, based on which he/she on the record date of the Annual General Meeting, i.e. on 16 March 2020, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the TietoEVRY Corporation held by Euroclear Finland Oy. The right to participate in the Annual General Meeting requires, in addition, that the shareholder on the basis of such shares has been registered into the temporary shareholders’ register held by Euroclear Finland Oy at the latest by 23 March 2020 by 10 a.m. (EET). As regards nominee registered shares this constitutes due registration for the Annual General Meeting.
A holder of nominee registered shares is advised to request without delay necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholders' register of TietoEVRY Corporation, the issuing of proxy documents and registration for the Annual General Meeting from his/her custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee registered shares, who wants to participate in the Annual General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest by 23 March 2020 by 10 a.m.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
Shares registered in Euroclear Sweden AB
A shareholder with shares registered in Euroclear Sweden AB’s Securities System who wishes to attend and vote at the Annual General Meeting must:
1 be registered in the shareholders’ register maintained by Euroclear Sweden AB no later than on 16 March 2020.
Shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must, in order to be eligible to request a temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy, request that their shares are reregistered in their own names in the register of shareholders maintained by Euroclear Sweden AB, and procure that the nominee sends the request for temporary registration to Euroclear Sweden AB on their behalf. Such reregistration must be made as of 16 March 2020 and the nominee should therefore be notified well in advance.
2 request temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy. Such request shall be submitted in writing (en, se) to Euroclear Sweden AB no later than on 17 March 2020 at 15.00 Swedish time.
This temporary registration made through written request to Euroclear Sweden AB is considered a notice of attendance at the Annual General Meeting.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
Shares registered in Verdipapirsentralen ASA (VPS)
A shareholder with shares registered in Verdipapirsentralen ASA (VPS) Securities System who wishes to attend and vote at the Annual General Meeting must:
1 be registered in the shareholders’ register maintained by Verdipapirsentralen ASA (VPS) not later than on 16 March 2020.
Shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must, in order to be eligible to request a temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy, request that their shares are reregistered in their own names in the register of shareholders maintained by Verdipapirsentralen ASA (VPS), and procure that the nominee sends the request for temporary registration to Verdipapirsentralen ASA (VPS) on their behalf. Such reregistration must be made as of 16 March 2020 and the nominee should therefore be notified well in advance.
2 inform Nordea Bank Plc's branch in Norway (Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer Service) of his/her participation in the Annual General Meeting and request temporary registration in the shareholders’ register of TietoEVRY Corporation maintained by Euroclear Finland Oy. The request for temporary registration shall be submitted in writing to Nordea Bank Plc's branch in Norway no later than on 16 March 2020 at 18.00 Norwegian time.
This temporary registration made through written request to Nordea Bank Plc's branch in Norway is considered a notice of attendance at the Annual General Meeting.
Further information on attending the Annual General Meeting is available on www.tietoevry.com/agm.
Proxy representative and powers of attorney
A shareholder may participate in the Annual General Meeting and exercise his/her rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise in a reliable manner demonstrate his/her right to represent the shareholder at the Annual General Meeting. When a shareholder participates in the Annual General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Annual General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered in originals to TietoEVRY Corporation, Legal/AGM, P.O. Box 2, FI-02101 Espoo, Finland before 20 March 2020.
EGM was held on 3 September at Tieto headquarters, Keilalahdentie 2-4, Espoo Finland.
EGM was held on 2 September at Snaroyvyien 30 A, 1360, Fornebu.
The Annual General Meeting was held on Thursday 21 March 2019 at Tieto headquarters.
AGM 2019
Decisions of the Annual General Meeting 2019
Compositions of the committees of the Board of Directors 2019
The Annual General Meeting was held on Thursday 22 March 2018 at Tieto headquarters.
AGM 2018
Proposal by the Shareholders’ Nomination Board to the AGM 2018
The Annual General Meeting was held on held on Thursday 23 March 2017 at 4:00 p.m. (Finnish time) at the hotel Clarion, address Tyynenmerenkatu 2, Helsinki, Finland.
AGM 2017
Proposal by the Shareholders’ Nomination Board to the AGM 2017
Proposals by the Board of Directors to the AGM 2017
The Annual General Meeting was held on was held on Tuesday 22 March 2016 at 3:00 p.m. (Finnish time) at Scandic Park hotel, address: Mannerheimintie 46, Helsinki, Finland.
AGM 2016
The Annual General Meeting was held on was held on Thursday 19 March 2015 at 3:00 p.m. (Finnish time) at Scandic Park hotel, address: Mannerheimintie 46, Helsinki, Finland.
AGM 2015
The Annual General Meeting was held onon Thursday 20 March 2014 at 3:00 p.m. (Finnish time) at Finlandia Hall, Helsinki, Finland.
AGM 2014