– KI kan ikke erstatte menneskelig kompetanse og beslutningstaking. Men ambisjonen om åpenhet og tjenestetilgjengelighet i offentlig forvaltning er vanskelig å oppnå uten mer bruk av kunstig intelligens, mener Sebastian Reichmann, leder for AI Insights, Tietoevry, Public 360°.

Vi lever i en tid hvor teknologiske fremskritt har endret måten vi jobber og samarbeider på. I alle kommuner ser vi et økende behov for effektivitet og kvalitet i tjenestene som tilbys innbyggerne.

Samtidig er vi nødt til å ta hensyn til tilliten og personvernet som samfunnet har til disse tjenestene. Hvor langt kan vi gå i å overlate kontrollen til kunstig intelligens (KI) i arkivprosessen?

KI kan gjøre en stor forskjell

Riksarkivar Inga Bolstad i Arkivverket, en viktig stemme innenfor dette feltet, peker på viktigheten av å ikke stenge døren for kommersielt utviklet KI i offentlig sektor.

I et debattinnlegg i Dagsavisen understreker hun at det å nekte bruk av denne teknologien kun vil føre til at vi kommer til å henge bakpå i utviklingen. Mens det er fristende å være skeptisk til nye teknologier og deres innvirkning, er det også avgjørende å innse at KI kan tilby vesentlig støtte og forbedring i arkivprosessen, påpeker hun.

Ansvarlig bruk av KI i arkivering

– Den digitale inspektøren Archive Inspector i sak- og arkivløsningen Public 360° er et eksempel på hvordan KI kan integreres på en ansvarlig måte, forteller Sebastian Reichmann.

Han forklarer at den innebygde intelligensen tilbyr automatisering og en forbedret brukeropplevelse, uten å erstatte menneskelig innsikt og kontroll.

Et sentralt tema i diskusjonen om KI er nettopp balansen mellom åpenhet og personvern.

– 360° Archive Inspector representerer et skritt i riktig retning ved å automatisere identifiseringen av sensitivt innhold og forbedre kvalitetssikringsrutinene. Dette er spesielt viktig i en tid hvor mengden data og dokumenter som håndteres av offentlige institusjoner bare øker, utdyper Reichmann.

Beskytter personvernet med KI

I 2021 førte en menneskelig feil til at personopplysninger til flere elever i Lillestrøm kommune ble publisert i deres elektroniske postjournal. Ettersom Lillestrøm praktiserer fulltekstpublisering, kunne hvem som helst i en kort periode klikke seg inn på de aktuelle dokumentene.

– Denne hendelsen gikk veldig inn på de som jobber her, og at det var snakk om mindreårige gjorde saken ekstra alvorlig, forteller Synnøve Standal, leder for Dokumentasjonssenteret i Lillestrøm kommune.

De kontaktet Tietoevry for å se på løsninger som kunne styrke personvernet til innbyggerne ytterligere, uten å gå på bekostning av åpenhet. Sammen med Surnadal, Smøla og Kristiansund var de pilotkommuner i utviklingen av 360° Archive Inspector, og har brukt løsningen som en integrert del av deres sak- og arkivsystem siden 2022.

– For oss er dette et eksempel på hvordan vi bruker digital teknologi for å sikre åpenhet i den kommunale forvaltningen, samtidig som vi sikrer personvernet til innbyggerne våre. Slik styrker vi både lokaldemokratiet og tilliten til kommunen, sier Standal.

Du kan lese mer om Lillestrøm kommunes erfaringer her.

KI erstatter ikke kompetanse

Det er viktig å huske på at KI ikke er en erstatning for menneskelig kompetanse og beslutningstaking. Å bygge tillit gjennom bruk av KI krever en progressiv tilnærming.

– Nøkkelen er å begynne forsiktig, med støttefunksjoner som fremmer kvalitet og effektivitet. Kommunene har et stort ansvar for å sikre at KI blir implementert på en måte som gavner samfunnet og beskytter innbyggerne, mener Sebastian Reichmann i Tietoevry.

Public 360° tar også et skritt i riktig retning ved å utvikle en åpen og skalerbar data- og KI-plattform. Dette legger til rette for en jevn integrering av KI i eksisterende systemer, samtidig som det gir mulighet for bransjeanalysemodeller som kan dra nytte av lærdommen fra en bred kundebase.

– Et tett samarbeid med kundene gir en viktig innsikt i hvordan teknologien faktisk brukes og hvordan den kan videreutvikles for å møte reelle behov, understreker han.

Denne nye typen innsikt kan brukes av fagansvarlige for å forbedre eksisterende prosesser og støtte kvalitetskulturen i hele organisasjonen.

Hvor mye skal KI kontrollere?

Tilbake til spørsmålet om hvor mye KI skal kontrollere i arkivprosessen. Som leder for AI Insights i Public 360°, mener Reichmann at svaret ikke en absolutt enighet, men heller en kontinuerlig dialog og avveining.

– Vi må erkjenne at KI har potensial til å revolusjonere måten vi håndterer data og informasjon på, samtidig som vi må være på vakt for å opprettholde den nødvendige menneskelige innsikten og kontrollen, sier han – og legger til:

– Public 360° viser vei med en ansvarlig tilnærming, og det er opp til oss å følge denne stien videre med forsiktighet og klokskap.

Lurer du på om Public 360° kan løse noen av deres behov? Les mer om vår sak- og arkivløsning her, eller ta kontakt for en uforpliktende prat.