Tromsø kommune: Mer effektiv saksbehandling med skybasert løsning

Public 360° har i fem år vært med på å forenkle saksbehandlingen i Tromsø kommune. Nå skal kommunen doble antall brukere av den skybaserte løsningen, og ser flere muligheter med et innebygd KI-verktøy.

Public 360° er en skybasert løsning for saksbehandling, arkiv- og dokumenthåndtering. I Tromsø kommune har de brukt Public 360° til saksbehandling i de fleste administrative enhetene siden 2019.

Per dags dato har Tromsø kommune rundt 1000 aktive brukere i systemet. Planen er at antallet skal dobles fremover.

– Nå skal en større del av helsesektoren ta i bruk Public 360° i administrativt arbeid. Vi planlegger et omfattende opplæringsløp med dem, før vi også skal få utdanningsseksjonen med skoler og barnehager om bord, forteller Jon-Magnus Habbestad-Henriksen, systemansvarlig for digitale arkiv i Tromsø kommune.

Public 360° dekker flere behov

Tromsø kommune har gjort seg flere erfaringer siden de startet utrullingen av Public 360° i 2019. De ser hvor løsningen funker optimalt, og hvor det kreves endringer og forbedringer.

– Vi må utvikle gode rutiner og tanker rundt hva seksjonene skal bruke Public 360° til. Det krever involvering av brukerne i samråd med Enhet for arkiv, som gjør kontrollen av arbeidet som utføres i systemet, sier Habbestad-Henriksen.

Han forteller at de forskjellige seksjonene og avdelingene bruker systemet på ulike måter, og har ulike behov.

– Vi har for eksempel fått løsningen implementert hos Tromsø havn, der vi har kjørt en god prosess i forkant med kartlegging og involvering av ledelsen og saksbehandlerne. De gikk fra et analogt system til Public 360°, og er veldig fornøyd med å ha fått et mye mer moderne brukergrensesnitt enn det de var vant til, forteller Habbestad-Henriksen.

En annen fordel som nevnes, er et sømløst hjemmekontor.

– Hjemmekontor er utbredt i administrasjonen i kommunen. Å kunne åpne nettleseren og ha tilgang til Public 360° uansett hvor du sitter, er helt klart en styrke med et sky-system.

Public 360° på sitt beste

Startskudd er Husbankens egen nettportal for behandling av startlån-søknader. Før Tromsø kommune fikk Public 360°, jobbet saksbehandlerne direkte i Startskudd-portalen. Deretter måtte de printe ut papirene og sende dem som internpost til dokumentsenteret, som registrerte det inn i det saksarkivsystemet. Med Public 360° har alt dette blitt automatisert.

– Startskudd-løsningen tenker jeg tilbake på og smiler. Der fungerer Public 360° akkurat sånn som vi vil at det skal fungere.

Det er veldig mye dokumentasjon som produseres i denne typen saksbehandling. Bare på Startskudd alene, sparer kommunen ett årsverk med Public 360°.

Nå skal kommunen i gang med en liknende prosess for tildeling og oppfølging av kommunale boliger. Ifølge Jon-Magnus Habbestad-Henriksen er det minst like mye dokumentasjon her som i Startskudd. Kanskje mer.

– Her gjøres det mange registreringer i form av strukturert data med et standardisert løp. Dette er ensformig for en saksbehandler å plotte inn, dag inn og dag ut – og ikke minst demotiverende, når du vet at dette kan gjøres på en enklere måte.

KI-verktøy er med på å sikre åpenhet i offentlig sektor

Tietoevry og Public 360° har nå også utviklet innebygd KI-verktøy (kunstig intelligens) for blant annet å bidra til å sikre åpenhet i offentlig sektor.

– Jeg synes det er spennende! Verktøyet er bra, og vi er positive til å ta det i bruk, sier Habbestad-Henriksen.

Han mener kunstig intelligens blant annet kan brukes til å kvalitetssikre arbeid, som i avdelingen han selv jobber. Her er det mye som skal kontrolleres, og et menneske er ikke i stand til å oppnå en så høy grad av kontroll som en maskin vil være.

– Det er viktig å understreke at KI ikke skal ta beslutningen, men fungere som en støttefunksjon, sier Habbestad-Henriksen, og legger til:

– Bruken av kunstig intelligens krever god risikovurdering i forkant, for å sikre at personvernet ivaretas og at man har full kontroll på hvordan personopplysninger blir brukt i KI-prosesser.

Ny versjon av Public 360°

I disse dager rulles neste generasjon av Public 360° online ut, med blant annet et forbedret brukergrensesnitt. Jon-Magnus Habbestad-Henriksen i Tromsø kommune roser Tietoevery for hele tiden å videreutvikle og gjøre løsningen enkel å bruke.

– Det er viktig å ha et system som er så enkelt å ta i bruk, at de som skal bruke det faktisk gjør det. Selv om Norsk arkivstandard legger sterke føringer for hva vi kan gjøre, er det ikke alle valg saksbehandleren trenger å ta stilling til. Noe kan gjøres automatisk og metadata kan settes på i etterkant, påpeker han.

– Når saksbehandlerne får bruke Public 360° på en god måte i det daglige arbeidet, vil det øke dokumentfangsten. Dette er igjen med på å sikre innsyn i offentlig forvaltning, og det er en del av oppdraget vårt.

Andre relevante artikler som du kanskje vil like

Beskytter personvernet til kommunens innbyggere ved hjelp av kunstig intelligens

Det er vanskelig å oppnå mer åpenhet i offentlig forvaltning uten KI