Sosiaalihuollon Lifecare-asiakastietojärjestelmä tukee sosiaalihuollon datan hyödyntämistä

Suuria muutoksia: THL:n kirjaamisvaatimukset ja asiakastietojärjestelmän uusi versio

Päijät-Hämeen hyvinvointialue on ottanut ensimmäisenä Suomessa käyttöön Tietoevryn kehittämän sosiaalihuollon Lifecare-asiakastietojärjestelmän. Ratkaisu tukee uusia kansallisia määräyksiä ja vaatimuksia asiakastietojen kirjaamisesta.

Tietoevry on tehnyt tiivistä yhteistyötä viranomaisten kanssa Lifecare-asiakastietojärjestelmän valmistelutyössä – ja avoin tietomalli, eli openEHR, on mahdollistanut loppukäyttäjälähtöisen suunnittelun. Käyttöönotto on sujunut asiantuntijoiden mukaan hyvin – ja käyttöönoton opettelun haasteita on ratkottu kootun palautteen perusteella yhdessä Tietoevryn kanssa.

Haasteet kumpuavat paitsi uuden asiakastietojärjestelmän opettelusta, ennen kaikkea THL:n määrittelemien uusien kansallisten kirjaamisvaatimusten omaksumisesta. Sosiaalihuollon työntekijät kohtaavatkin kaksi suurta murrosta samaan aikaan.

”Käyttöönotto on sujunut yllättävän hyvin. Monet haasteet liittyvät suoraan kansallisiin vaatimuksiin”, Päijät-Hämeen hyvinvointialueen työikäisten palvelujen johtava sosiaalityöntekijä Mari Sisso kertoo.

THL on muun muassa luonut uudet palveluluokitukset, joita työikäisten palvelutehtävässä on kymmeniä. Lisäksi asiakirjojen otsikoinnit ja asiakirjojen sisältöjen vaatimukset ovat muuttuneet.

”Projektin aloitus on sujunut vauhdikkaasti. Käyttöönottoa suunniteltiin perusteellisesti ja pitkän aikaa”, Päijät-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalihuollon sovellusten tuotepäällikkö Sanna Hämäläinen sanoo.

Luokkaopetus jäämässä historiaan – itseopiskelu tärkeässä roolissa

Sisson ja Päijät-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalityön kehittäjän Jenny Kokkosen mukaan koulutuksen, kattavan itseopiskelun ja tukihenkilöiden rooli on noussut keskiöön järjestelmän uuden version käyttöönoton onnistumisessa.

”Aluksi käyttäjät vertaavat ymmärrettävästi vanhaa ja uutta versiota toisiinsa, koska järjestelmien toimintalogiikka on erilainen. Järjestelmien ilmiasu on myös erilainen, eivätkä tietyt valikot tai vaihtoehdot löydy sieltä, mihin on totuttu”, Kokkonen sanoo.

Alun haasteena oli uuden Lifecare-versioon navigointiin tottuminen. Asiantuntijat painottavatkin ennen käyttöönottoa tapahtuvan koulutuksen merkitystä. Koulutukseen on panostettu entistä enemmän, kun seuraavat palvelutehtävät otetaan käyttöön marraskuun alussa.

”Itseopiskelua ja harjoittelua vaaditaan aiempaa enemmän. Lisäksi on tukiklinikoita ja uudet tukihenkilöt jalkautuvat eri yksiköihin auttamaan käyttöönotossa”, Kokkonen kertoo.

Lifecare Sosiaalihuollon kirjaamistapa vastaa jo nyt THL:n kirjaamisvaatimuksiin

Merkittävin muutos sosiaalihuollon työntekijöille Lifecare-järjestelmän käyttöönotossa on itse kirjaamisen muutos. Sisson mukaan esimerkiksi kertomuskirjaaminen muuttui konkreettisesti.

”Prosesseihin tuli muutoksia, kuten ilmoituksen ja yhteydenoton arviointi. Arviointiin sisältyy uudessa versiossa lomake, jota ei aiemmin ollut. Vaikka arviointia on aiemminkin tehty, ei se ole ollut yhtä systemaattista kuin mitä se on nyt”, Sisso sanoo.

Kirjattavaa on THL:n uusien vaatimusten vuoksi lisää. Vaikka järjestelmän opetteluvaiheessa kirjaamiseen kuluu asiantuntijoiden mukaan aiempaa enemmän aikaa, Hämäläinen huomauttaa, että järjestelmän oivalluksen jälkeen prosessit ovat työntekijöiden mukaan selkeämpiä – ja voivat säästää tulevaisuudessa aikaa.

Sisson mukaan Lifecare-järjestelmän uusi versio mahdollistaa asiakaskoosteiden luomisen ja omien asiakkaiden selkeän hahmottamisen. Hämäläinen on samaa mieltä:

”Asiakkuuksien kokonaisnäkymä on aiempaa kehittyneempi. Uudessa versiossa on herätteitä, työjonoja ja oma työ on huomattavasti hallittavampaa.”

Asiakastietojärjestelmän jatkokehitys: yhteistyötä sosiaalihuollon työntekijöiden kanssa

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalityöntekijät ja sosiaaliohjaajat ovat osallistuneet suoraan uuden järjestelmän kehittämiseen kerätyn palautteen kautta. Hämäläinen huomauttaa, että mitä enemmän järjestelmällä on käyttäjiä, sitä enemmän saadaan palautetta, ja sitä paremmin järjestelmää voidaan kehittää.

”Paras palaute tulee toiminnasta”, Hämäläinen sanoo.

Kokkonen vahvistaa, että työntekijöiden mukanaolo kehitystyössä antaa heille mahdollisuuden vaikuttaa suoraan siihen, miltä esimerkiksi järjestelmän käyttöliittymä näyttää. Työntekijät antavat ehdotuksia, joiden perusteella Tietoevry kehittää järjestelmää käyttäjäystävällisemmäksi.

”Heitä on haluttu osallistaa alusta saakka, jotta kehitysehdotukset tulevat kentältä. Uskon, että tällä toimintatavalla on merkitystä.”

Kokkonen uskoo myös, että projektin edetessä ja Kantaan liityttäessä järjestelmän hyödyt alkavat näkyä entistä enemmän.

”Asiakastietojen saanti ja vaihtaminen helpottunee, samoin myös tiedonjakaminen”, Kokkonen sanoo.

 Digitalisoidut palvelut sujuvoittavat sosiaalihuollon arkea - tutustu tarkemmin!

Sosiaalihuollon ratkaisualueet

Asiakastarina: Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri: Lifecare Sosiaalihuolto vie kohti yhteistä tiedolla johtamista

Blogi: Uudistamme kotihoidon ratkaisuja yhdessä asiakkaidemme kanssa

Päijät-Hämeen hyvinvointialue