Lead Product Manager, Tietoevry Care
Utmaningen
Allt fler tjänster digitaliseras för att underlätta vår vardag. Samtidigt skapas ett större glapp mellan de som har klivit på digitaliseringståget och de som har ofrivilligt lämnats kvar. Det borde ge oss alla en tankeställare: Vems ansvar är det att säkerställa att alla kommer med på tåget? De som står kvar på perrongen eller de som har designat och byggt tåget?
Under våren 2020 adresserade Skellefteå kommun Tietoevry med ett problem. Hur kan vi digitalisera tidsregistreringen för en grupp som, på grund av olika kognitiva och/eller fysiska funktionsnedsättningar, inte kan hantera en app eller annan digital teknik.
Lösningen
Tillsammans med Skellefteå kommun startades ett innovationsprojekt där vi undersökte problemområdet, tittade på olika lösningar och testade två av dessa lösningar tillsammans med användargruppen.
Innovationsprojektet landade i en prototyp som vi kallar TIDA (Tidsregistrera arbetstid). TIDA hjälper till att automatisera tidsregistreringsprocessen och säkerställer rätt ersättning till brukare med kognitiva och/eller fysiska funktionsnedsättningar som deltar i daglig verksamhet inom kommunen.
IoT-lösningen bakom TIDA är enkel men lysande. Den består av ”smarta skyltar” där varje användare har sin egen skylt. När de kommer och går från verksamheten förflyttar de en lucka i sidled för att registrera sig. Detta aktiverar en trådlös, digital signal som registrerar vilken tid skylten aktiverades och från vilken skylt. Skyltarna kan liknas med gamla klassiska upptagen/tillgänglig-skyltarna som fanns på kontor en gång i tiden. Skyltarna kan även anpassas med olika hjälpmedel för att möta varje användares individuella behov.
Utöver den smarta skylten kommer TIDA även med en feedbackskärm, som är kopplad till den smarta skylten - en mobilapp för brukare på individuella placeringar, samt ett administrativt gränssnitt för personalen.
TIDA kommer att utvecklas som en del av Lifecare-produktfamiljen och därmed erbjuda en automatiserad process för insamling och hantering av självregistrerad tid för målgruppen: brukare av LSS, för insatsen daglig verksamhet i Sverige. Läs mer om LSS.
Förhoppningen är att namnet TIDA blir ett verb som framöver används i den dagliga dialogen i Sverige, till exempel; ”Har du TIDA:t idag?”. Blandningen av det analoga med det digitala har varit framgångsreceptet i detta projekt.
Om kunden
Skellefteå kommun är en kommun i Västerbottens län i Sverige. Kommunen, är Sveriges till ytan största kustkommun och har 72 840 invånare (2020), runt 7 000 anställda inom kommunen (2020) och kring 400 personer i daglig verksamhet.
Skellefteå kommun arbetar aktivt med inkludering av samtliga medborgare i samhället och deras vision är “En hållbar plats för en bättre vardag".
Resultat av innovationsprojektet
Rapportera arbetade timmar
Minst 80 procent av målgruppen kan på egen hand rapportera sina arbetade timmar. Resterande 20 procent kan göra det med hjälp av personalen.
Manuella processer
Den manuella processen blir digitaliserad. Det beräknas spara kommunen omkring 60 procent av handläggningstiden som är kopplade till habiliteringsersättning.
Pedagogiskt verktyg
TIDA fungerar också som ett användbart pedagogiskt verktyg för brukare. Detta bland annat genom att hjälpa dem förstå kopplingen mellan registrerad tid och lön.
En digital lösning som inkluderar alla
Video is blocked
Om brukare inom daglig verksamhet kan utföra sin egen tidsregistrering bidrar det till ökad självständighet. Dessutom frigörs tid tack vare automatiserade processer, vilket medför att personalen kan fokusera mer på brukarnas utveckling.
Carina Norman, Skellefteå kommun
Verksamhetsutvecklare Socialkontoret
Om innovationsprojektet
Mål: Målet med projektet var att automatisera tidskrävande manuella arbetsuppgifter för kommunen, ökad självständighet och delaktighet för brukarna samt att skapa ett pedagogiskt verktyg som personalen kan arbeta med.
Målgrupp: I detta projekt arbetade vi med personer som ofta förbises i den pågående digitaliseringen av samhället, trots att de i samma utsträckning som andra invånare skulle ha nytta av teknologin. Människorna som vi arbetade med här har olika kognitiva och/eller fysiska funktionsnedsättningar, vilket medför att de kan behöva extra support i vardagen.
Att förstå målgruppen: För att säkerställa en framgångsrik lösning, ägnades mycket tid initialt åt att träffa målgruppen i deras rätta kontext, för att förstå deras behov, förutsättningar och den miljö de arbetar i. Detta följdes av ett tätt samarbete med målgruppen och kommunen, där flera olika förslag och lösningar diskuterades. Två lösningar valdes: en analog lösning i kombination med IoT och en mobilapp.
Lösningar utvecklades, testades och itererades sedan i en 12 veckor lång prototypfas. Detta för att skapa praktisk erfarenhet av om lösningen passade målgruppens behov samt göra eventuella justeringar i lösningarna.
Lärdomar: Vi lärde oss i tidigt skede att det var en bred målgrupp med varierande behov och förmågor. Från de som har svårt med rörelse och att hantera de enklaste analoga lösningarna till de som klarar av att hantera grundläggande digitala lösningar. Därför var kombinationen av det analoga och det digitala viktigt för hur framgångsrikt projektet/lösningen skulle vara.
Det behövs olika anpassningar och hjälpmedel för att inte exkludera liknande målgrupper och därmed öka utanförskap. Tydligare fokus krävs kring digitala tjänster som tar hänsyn till dessa målgrupper så att rätt hjälpmedel kan skapas.
De nya EU-direktiven avseende tillgänglighet är ett stöd för detta och kommer inkludera fler. Men, det räcker inte, kommuner, regioner och IT-leverantörer måste kontinuerligt arbeta för fler och bättre lösningar och inte per automatik tänka att enbart en digital lösning är svaret.
I genomsnitt spenderar varje svensk kommun ca 10 minuter per brukare varje månad enbart på att registrera närvaron. Då är inte korrigeringar, utbetalningar och andra rutinärenden inkluderade i dessa 10 minuter. Det betyder att en medelstor kommun som Skellefteå, med ca 400 brukare, lägger ungefär 800 timmar per år enbart på att registrera in brukarnas arbetstid.
Sara Hedman
Innovationsdesigner
Vad händer här näst?
Tietoevry har som ambition att utveckla TIDA som en del av sin Lifecare produktportfölj efter sommaren 2022.
TIDA och FN:s globala hållbarhetsmål 2030:
Tietoevry och Skellefteå kommun är finalister CIO Awards 2021 för årets hållbara projekt med TIDA. Projektet TIDA har fokuserat på att skapa en inkluderande lösning för en målgrupp i digitalt utanförskap och har genom det mött följande av FN:s globala hållbarhetsmål 2030:
- Säkerställa inkluderande och rättvis utbildning av hög kvalitet och främja möjligheter för livslångt lärande för alla. (nr 4)
- Främja hållbar, inkluderande och hållbar ekonomisk tillväxt, full och produktiv sysselsättning och anständigt arbete för alla och (nr 8)
- Minska ojämlikheten inom och mellan länder (nr 10)
Vill du veta mer?
För mer information om projektet och om lösningen, vänligen kontakta Jahn Sundin på Jahn.Sundin@tietoevry.com.
