Bertel O. Steen velger eye-share Workflow

I Bertel O. Steen er vi opptatt å tilrettelegge for brukervennlige og effektive systemer som fjerner manuelle oppgaver og det som ikke fungerer optimalt. Vi er også opptatt av teknologisk utvikling. Med automatisert fakturabehandling rigger vi oss for fremtiden, sparer mye tid og får enda bedre innsikt og kontroll over kostnadsbildet i konsernet, sier Ingunn Amundsen, Direktør i Kompetansesenteret Lønn og Regnskap i Bertel O. Steen AS.

Sparte tid allrede fra start

Hverdagen knyttet til fakturahåndtering er blitt mye enklere. Eye-share Workflow erstattet et gammelt system og som måtte skiftes ut. Det var mange faktorer som spilte inn da vi bestemte oss for å ta i bruk løsningen, men spesielt brukervennlighet og rapporteringsfunksjonalitet var avgjørende.

Selskapet håndterer ca. 370.000 leverandørfakturaer årlig og har totalt 1880 ansatte som benytter eye-share Workflow. Selskapet har tatt i bruk modulene faktura og reiseregning.

God brukeropplevelse og enkel godkjenning

Det er viktig å ha et system som fungerer godt for alle; dette verktøyet er enkelt og intuitivt å bruke og lett å lære - og alle sparer tid. Det er enkelt å forstå hvordan man skal kontere og godkjenne en faktura. Dette er en viktig fordel for Bertel O. Steen som håndterre over 370.000 fakturaer årlig og har 1880 brukere i mange ulike funksjoner og roller, som skal benytte systemet. Når man også enkelt kan kontrollere og godkjenne faktura på farten fra mobil, er det noe mange verdsetter i en travel hverdag.

Nyttige rapporteringsmuligheter

Rapporteringsmulighetene i løsningen er veldig bra, og gjør hverdagen vår veldig mye enklere.  Siden all fakturainformasjon nå er tilgjengelig i en digital løsning, er det enkelt å ta ut rapporter for økt innsyn og kostnadskontroll som også gir bedre forutsigbarhet i prognoser.

Vi vil jeg gjerne ha kunnskap om fakturaflyten i konsernet og innsikt i hvor stor andel av fakturaene som er godkjent innen månedslutt, og evt. hvor mye morarenter som kan påløpe pga sen betaling. Slik kan vi hele tiden overvåke, følge opp og forbedre de interne prosessene.

Bedre kontroll og oversikt

Nå har vi først og fremst fått god kontroll. Vi er svært fornøyd med eye-share Workflow, og ser at det er et verktøy som gir oss gode resultater, både gjennom automatisert fakturaflyt for alle selskapene i konsernet og frigjøring av tid som vi kan bruke på andre viktige oppgaver.

Strålende samarbeid

Bertel O. Steen har samarbeidet tett med Eye-share under hele prosessen fra start til mål. Medarbeidere i Bertel O. Steen har sammen med prosjektleder i Eye-share gjort en strålende jobb med å bygge opp fullmaktene på ny, slik at selve implementeringen gikk veldig smertefritt.  Det har vært viktig med god prosjektledelse fra Eye-share. Alle innspill og forslag var myntet på fremtiden og den løpende produktutviklingen innad i Eye-share. Vi tok jevnlig en pust i bakken for å se på status, og prosjektleder hadde god forståelse for våre behov og hvordan vi jobber i Bertel O. Steen. Vi ble ivaretatt på en svært god og profesjonell måte.

Om Bertel O. Steen

Bertel O. Steen konsernet ble etablert for over 100 år siden og er et av Norges største service- og handelsselskap.  Den bilrelaterte virksomheten består av import, salg, service, verksteddrift, finansiering og mobilitets-tjenester, og konsernet representerer til sammen ni merker for personbil og nyttekjøretøy i Norge. Eiendomsvirksomheten består av konsernets bileiendommer og andre næringseiendommer. 

Løsning:
eye-share Workflow med modulene faktura og reiseregning. Integrasjon mot ERP system IFS, AX2009, SAP BO, samt innkjøpssystemet Visma Proceedo.
Antall fakturaer årlig: 370.000
Antall brukere: 1880

Her kan du lese mer om automatisering av fakturabehandling med hjelp av eye-share.