noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

På papiret har vi i Norge bygget en solid demning rundt all offentlig data

Det ligger mange utfordringer i et samspill mellom teknologi, mennesker, lover og samfunnsutvikling.

Bent Philipps / juni 22, 2021

Arkivloven fungerer sammen med Offentlighetsloven og Forvaltningsloven når det kommer til blant annet offentlig forvaltning og saksbehandling. Offentlighetsloven inneholder bestemmelser om retten til å få se (innsyn) i dokumenter i offentlig forvaltning, og Forvaltningsloven inneholder regler om hvordan offentlige myndigheter skal behandle saker. Det fjerde hjulet på denne vognen er NOARK.

På papiret har vi i Norge bygget en solid demning rundt all offentlig data

NOARK er en norsk standard for elektronisk dokumentasjonsforvaltning. Løsninger for journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlige virksomheter skal følge NOARK og arkivforskriften. Den første versjonen av NOARK kom i 1984(NOARK1) og har siden blitt revidert opptil dagens versjon NOARK 5 som be introdusert i 2008.

Basert på disse 4 komponentene kan man si at vi i Norge er godt rustet til gi en rettferdig saksbehandling, ha transparente prosesser og effektivt gi offentligheten tilgang alt relevant datamateriale gjennom søkbare portaler. Men fungerer dette ?

Samfunnsutviklingen og samspillet mellom teknologi, mennesker, lover og regler

Det ligger mange utfordringer i et samspill mellom teknologi, mennesker, lover og samfunnsutvikling. På papiret har vi i Norge bygget en solid demning rundt all offentlig data som består blant annet av de 4 grunnkomponentene nevnt i avsnittet over. Deler av denne demningen ble bygget allerede for flere hundre år siden, mens andre deler så dagens lys 30-40 år tilbake i tid.

Setter vi samfunnsutviklingen og spesielt teknologien opp mot dette, finner vi fort ut at demningen er full av hull og mangler. Den er på bristepunktet. Den teknologiske utviklingen har vært rivende de siste 40 år, og det blir vel nesten litt klisjeaktig og trekke frem eksempler som understøtter dette. I tillegg er det også utfordringer med de 4 grunnkomponentene i demningen. Vi har blant annet en arkivlov som ble skrevet for «papirsamfunnet», der «alt står» og som er fokusert på «bevaring». Vi har en offentlighetslov som er vanskelig å forvalte med tanke på innsynsrett og en enorm økning i datamengdene, og ikke minst en NOARK standard som i dagens kontekst ikke understøtter behovet for digitalisering av tjenester i det offentlige. Listen av utfordringer er lang, og trykket i demningen stadig økende under presset av mer data, som ikke finner den naturlige veien ut gjennom slusene.

Hvordan tette en demning som er full av hull?

Har vi levd og forvaltet i god tro? Jeg tror ikke det er tilfellet. Vi har et rammeverk, det må bare oppdateres, på lik linje som da arkivloven ble innført i 1999. Dagens rammeverk har fungert under de forutsetninger som lå til grunn da de ble vedtatt. Forutsetningene er annerledes nå og det må inn endringer som sikrer en effektiv bruk av ressurser i det offentlige. I Norge har vi fått nyte godt av å ha lovgivning og retningslinjer som sikrer samfunnets interesser. Disse interessene krever nå grep.

Tiden er moden for harmonisering

Når Arkivverket nå ønsker et regelverk som understøtter digitaliseringen av det offentlig Norge, så er det noe som vi i Public 360° stiller oss 100 prosent bak. Om dette betyr endringer i NOARK standarden, eller bortfall, om det er konsepter som «Archive by design», eller bedre søkemotorer, vi er med og har både eksisterende og nye produkter som understøtter formålet.

Vi mener i tillegg det er viktig med en harmonisering av de øvrige grunnkomponentene i demningen slik at vi kan ivareta ønske om innsynsrett, og en rettferdig og transparent saksbehandling der dokumentasjonskravet for ettertiden er definert på en fremtidsrettet måte.

Vi heier på standardisering

Arkivverket skriver 10. juni på sine sider at de nå avslutter utviklingen av NOARK standarden. Vi er enige med Arkivverket og Espen Sjøvoll når han sier følgende:

Gevinsten ved at vi jobber med standardisering på nye måter, er at det skal bli enklere å ta vare på dokumentasjon samtidig som saksbehandlere i offentlig sektor vil kunne bruke mer tid på kjerneoppgavene sine, sier Sjøvoll.”

Vi er med, vi kan faget og ønsker å bidra! Det er bare å ta kontakt med oss!

 

 

Dette er Arkivloven

Arkivloven, formelt Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv, er en norsk lov med formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden (§ 1). Arkivloven trådte i kraft 1. januar 1999

Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning.

Sammen med de utfyllende forskriftene skal loven utgjøre et fullstendig juridisk rammeverk for alle arkivrelaterte spørsmål i offentlig forvaltning – helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige virksomheten, via arkivavgrensing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale, til oppbevaring i depot og tilgjengeliggjøring for ettertiden.

Virkeområdet for arkivloven er alle offentlige organer unntatt Stortinget og dets organer (§ 5).

Før arkivloven kom var bestemmelsene om vern av statlige arkiv spredt over en rekke ulike regelverk, dels fastsatt ved kongelig resolusjon og dels fastsatt av Riksarkivaren. Det var heller nesten ingen regler for å sikre privatarkiv, selv om det fantes mange klart verneverdige privatarkiv. I dette perspektiv er det på det rene at Arkivloven har hatt stor betydning med tanke på å sikre formålet og intensjonen med loven; nemlig å sikre dokumentasjon av begivenheter for ettertiden.

Bent Philipps
Head of Products & Strategy Public 360°

SKREVET AV

Bent Philipps

Head of Products & Strategy Public 360°

Del på Facebook Tweet Del på LinkedIn