Ta del av vår projektledare Håkans insikter och personliga best practices för att lyckas med projektledning
Det har vi utbildats för och har både processer, metodik och erfarenheter att ta till i våra uppdrag. Men förutom detta finns en viktig aspekt och framgångsfaktor som jag vill belysa – att alltid ha en Business-approach i projektledningen, oavsett typ av projekt.
I uppdrag som projektledare och i utredningar är det en stor fördel att ha en Business-approach då de förändringar man har till uppdrag att leda och genomföra så gott som alltid har förbättring och effektivisering som mål.
Ett företags mål är i princip alltid tillväxt och ökad lönsamhet. Ett bra IT- och verksamhetsstöd är en förutsättning och ett medel för att uppnå detta. Detta bör man ha i tankarna för att förstå kundens prioriteringar.
Som projektledare är det oftast ett måste att sätta sig in i kundens verksamhet, både för att förstå hur det uppdrag eller projekt man är satt att genomföra bidrar till företagets mål och för att komma in i kundens värld och få förståelse för ledningens och medarbetarnas mål och strävan.
I denna artikel kommer jag att gå igenom olika delar av projektledaruppdraget och dela mina personliga best practices
Att sätta sig in i ett företags verksamhet gör man enligt min erfarenhet bäst genom att läsa på, fråga och få förklarat hur kundens verksamhet fungerar, vilka operativa och strategiska mål företaget har, vad som produceras, hur det marknadsförs och säljs, osv. Med den kunskapen kan man bättre hänga med i diskussioner och förstå vad som händer inom företaget och inom marknaden som kunden verkar på.
Man kommer också till insikt om hur det resultat som ska tas fram i uppdraget bidrar till företagets mål, och kan därmed se till att leverera rätt ”produkt” och säkra att de lösningar som föreslås är i linje med målen. Vid presentationer och i dialoger kan man då också visa att man är insatt, påläst och vill bidra till förbättringar, och det är populärt.
Så sätt dig in i kundens processer, hur verksamheten fungerar, hur informationen flödar, hur budget och uppföljning, försäljning, marknadsföring, produktion, leverans och support fungerar. Det här är viktig information om företaget som du har nytta av i ditt uppdrag, och som gör att du förstår behoven.
De flesta företag har en dokumenterad ”Kundresa” som är bra att sätta sig in i. Den kunskapen är viktig att använda vid dialoger i uppdraget och det skapar förtroende och visar att man är insatt och intresserad.
Viktigt är också att känna till vad företaget erbjuder sina slutkunder eller återförsäljare samt hur kundmötet ser ut och fungerar. Att sätta sig in i kundens bransch är lika viktigt. Vilka är trenderna i branschen, vilka utmaningar finns, vilka är konkurrenterna och hur ligger kunden till i jämförelse.
Se till att du förstår företagets verksamhet, bransch och kunder samt de mekanismer som påverkar lönsamhet, prestation och välmående. Genom att kommunicera på ”rätt sätt” och med ”rätt språk” kan du omsätta den kunskapen till nytta och värde för kunden.
Gör gärna lite extra i din leverans, men inte för mycket. Kunden ska få det den betalat för, men visa gärna att du har mer att erbjuda. Det kan förhoppningsvis leda till utökning eller förlängning av uppdraget, eller att kollegor kan komma in i uppdrag hos kunden.
Försök hitta nyckelvärden som går att följa upp och som kan peka på framgång i ditt uppdrag. Viktigt är att framhäva de värdeskapande aktiviteterna och initiativen, de som stöttar företagets mål och vision.
Skryt inte med andra uppdrag som du genomfört utan var ödmjuk och formulera istället dina erfarenheter som att du ”vid tidigare uppdrag arbetat med liknande frågeställningar”. Även om det är exakt samma problem som du stött på tidigare är det inte säkert att lösningen är densamma eftersom förhållanden, företaget och personerna är olika och kan ha andra mål och prioriteringar.
Generellt gäller det att anpassa uppdragets och projektets rutiner till verksamhetens, då underlättar man för kunden, och det uppskattas. Men naturligtvis ska man inte dra sig för att föreslå förbättringar av rutiner om de underlättar och kan genomföras med enkla medel, det kan vara en fjäder i hatten.
Se till att själv hantera uppföljning, planering och budgetering för ditt projekt eller uppdrag, det underlättar för kunden och du får kontroll över ditt ansvarsområde. Det är ju ändå du som sitter inne med den bästa informationen och kunskapen i uppdrag eller projekt.
Att förstå kundens ekonomiska processer är viktigt, och att se till att projektets rutiner för uppföljning, budgetering och utfall följer processerna.
Ibland kan det vara aktuellt att ta hand om ett verksamhetsområde och leda det för beställarens räkning, det kan vara ett bra sätt att visa upp sina kunskaper och skapa förtroende.
Ställ helst öppna frågor när du pratar med kundens medarbetare eller andra personer. Då kommer de att berätta det som är viktigt för dig, och det behövs när man är ny och behöver information. De flesta tycker också om att få berätta, lära ut och visa sina kunskaper. Fråga efter detaljer mot slutet och sammanfatta för att kontrollera att du förstått rätt. Var en aktiv lyssnare, tacka för informationen och se till att få möjlighet att komma tillbaka med fler frågor vid behov.
Se till att ta tillvara de goda tankar, idéer och förslag som dyker upp hos kundens medarbetare. De som arbetar operativt i verksamheten har ofta bra idéer och förbättringsförslag men det är inte alltid de når fram till ledningen, och där kan du vara ett stöd.
Ta tillvara förbättringsförslagen och presentera dem för ledningen vid rätt tillfälle. Gör inte förslagen till dina egna utan var öppen med vem eller vilka som kommit med förslagen så att kunden förstår att de har kunskaper och förmågor internt som bör tas tillvara. Lämna alltid återkoppling på förslagen till de som kom med dem, det uppskattas och skapar förtroende.
Var öppen och ta dig tid att prata med alla hos kunden, medarbetare, chefer och ledning. Se till att hålla dig informerad om vad som pågår, hur det går för företaget och vad som händer, personalförändringar, etc. Genom att visa intresse skapar du förtroende, får kunskap om verksamheten och personalen, lär dig känna av stämningar och annat som är viktig för ditt uppdrag.
Ha ett riskbaserat tänk i dialogen med kund och uppdragsgivare. Det är bra att visa på möjligheter men tänk också på att nämna de risker som är förknippade med de föreslagna förbättringarna. Gör kunden medveten om riskerna men överdriv dem inte utan poängtera förbättringspotentialen.
Ta alltid fram underlag för de beslut som ska fattas. Underlagen ska omfatta förslag, alternativ, påverkan av genomförande, konsekvenser av att avstå samt en ekonomisk kalkyl.
Gör regelbundna uppföljningar, retros, av det som genomförs i projektet för att utvärdera nyttan. Ta med kundens personal och beslutsfattare i utvärderingar och rapportera utfallet i styrgruppen.
Visa på din erfarenhet och din metodkunskap men se upp för att uppfattas som en besserwisser. Att ha drivit ett likadant projekt eller uppdrag hos en annan kund betyder inte att du är expert. Förutsättningar, personal, ledning och företagets prioriteringar är alltid unika vid varje nytt uppdrag.
Se till att flyta in och anamma kulturen hos kunden. Delta på möten, luncher, fika, etc. och prata med personalen, det ger mycket. Tänk på klädsel, stil, arbetstider och hur du vill uppfattas hos kunden.
Se till att sätta dig in i den projektmetodik eller det arbetssätt som används. För kunder som inte har någon uttalad metodik måste du försöka känna av vilken metodik som skulle fungera bäst och föreslå den eller något alternativt arbetssätt. Det är din uppgift att bidra med ordning och reda.
Ett situationsanpassat ledarskap är det som enligt min erfarenhet fungerar bäst när man kommer till en ny kund och ska leda personer som man inte känner. Man får först ”känna in” personerna och företaget innan man väljer hur uppdraget ska ledas så man inte hamnar i klinch eller uppfattas som tafatt.
Tack vare din goda kommunikationsförmåga och ditt samarbetsinriktade arbetssätt bygger du upp ett stort förtroende hos andra. Detta i kombination med ett prestigelöst och pragmatiskt synsätt ger dig nycklarna till att lyckas som projektledare.
Att kommunicera mycket är viktigt och att ge rätt kommunikation till olika intressenter hos kunden och till externa intressenter. Viktigt att lägga ordentligt med tid på kommunikation, internt och externt för att visa på de fördelar och den nytta som kommer att uppnås genom ditt arbete.
Den approach och det arbetssättet som jag beskriver har fungerat bra för mig och det mesta borde fungera även för andra. Det har bidragit till att jag lyckats i mina uppdrag och projekt, och att mina insatser som projektledare uppskattats av kunder och projektmedlemmar.
Håkan är en IPMA C-certifierad Projektledare, en Certified Scrum Master och en Certifierad Leading SAFe Agilist.
Vill du veta mer om projektledning, så är du varmt välkommen att kontakta mig!
Håkan Johnsson is a Lead Project Manager who has been working in the IT area since 1982. He has a long and wide experience of both smaller and larger complex projects and programs. Håkan’ s focus covers both business and technology and the important collaboration between the two needed for achieving maximum business value in projects within IT and Business. Håkan is also engaged in competence development and education, he has worked with procurement and project- and safety audits. He is also trained in mentoring and is a mentor for younger project managers within Tietoevry.
Tietoevry Create är en ledande accelerator av digital innovation och hållbart värdeskapande