noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

I huvudet på en anbudsgivare

Med 25 års erfarenhet av offentlig upphandling vill vi dela med oss av våra insikter och även ge en bakgrund och förklaring till hur vi som leverantör och anbudsgivare resonerar.

Elin Enehed / februari 26, 2021

Att lämna in ett anbud kräver noggrannhet och idogt arbete och det finns alltid en risk att upphandlande parter först efteråt, när allt är klart, inser att viktiga delar inte ingår i avtalet. Med 25 års erfarenhet av offentlig upphandling vill vi dela med oss av våra insikter och även ge en bakgrund och förklaring till hur vi som leverantör och anbudsgivare resonerar.

Upphandling inom ramen för LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) är en komplicerad men samtidigt mycket effektiv process, och vill man verka inom offentlig sektor är det en förutsättning att förstå och kunna hantera den. Många leverantörer anser att det är alltför krångligt och komplicerat att delta i offentliga upphandlingar. Detta är dock inget vi håller med om, vi anser snarare att processen är tydlig och både upphandlare inom offentlig sektor och upphandlingskonsulter har med åren blivit alltmer proffsiga och kunniga.

Vi har verkat inom ramen för upphandlingslagstiftningen sedan 1994 och vi vill här dela med oss av vår syn och våra resonemang kring vad som kan inträffa efter att upphandlingen är klar och avtalet är tecknat, om partnerna inte förstår varandra. Våra 25 år med LOU har givit oss insikten att det finns en rad fällor och ”felaktiga resonemang” som beställaren kan hamna i om man inte förstår leverantörernas logik och hur vi tänker.

I leverantörens huvud

I dessa blogginlägg tänkte vi dela med oss av vår erfarenhet och förhoppningsvis bjuda på värdefulla insikter och kunskap för dig som upphandlar tjänster från oss leverantörer i det privata näringslivet. Vad händer i leverantörens huvud när vi ser vissa kravformuleringar, vilka följder får höga viteskrav för det önskade, gemensamma resultatet? Hur uppfattar vi saker och vilka interna processer och beslut drar i gång på ”vår sida” av upphandlingsstaketet? Vår förhoppning är att upphandlare och beställare ska få en förståelse för hur vi som leverantör resonerar, precis lika föredömligt som kommuner, regioner och myndigheter brukar redogöra för hur de resonerar kring upphandlingar och strategier, vill vi bjuda på kunskap om leverantörens process.

Upphandling i teori och praktik

I teorin har vi vid tilldelningsbeslutet och avtalstecknandet två parter som båda är nöjda och ser fram emot den framtida leveransen. En beställare som gläder sig åt en leverans som ska utveckla och ta verksamheten ytterligare ett steg framåt, till ett konkurrenskraftigt pris. Och på andra sidan, en leverantör som ska leverera enligt avtal till en nöjd kund med god lönsamhet och en förhoppning om meraffärer, och i slutändan kanske ett fördjupat partnerskap.

I verklighetens IT-bransch dröjer det dock ibland inte länge förrän båda parter inser att man har helt olika bild av innehållet i delar av upphandlingen. Det kan gälla funktionella, legala eller affärsmässiga delar, upphandlingens omfattning eller priset. Det kan helt enkelt handla om vad som ingår och vad som inte ingår i avtalet och vad som egentligen upphandlats.

Eftersom LOU har som syfte att stimulera konkurrens och möjliggöra en korrekt spelplan där det bästa anbudet vinner kanske ovanstående situation ibland kan kännas oundviklig – anbudslämnande part har ansträngt sig å det yttersta för att möta upphandlarens synbart omöjliga krav. Här ser vi en rad fallgropar som beställare och upphandlare kan undvika.

Missa inte leverantörer på grund av för tuffa krav gällande certifiering, viten, skadestånd eller funktionella krav!

Det kan medföra att vissa leverantörer varken kan eller vill lämna anbud i upphandlingen. Konsekvensen av detta blir då, i stället för att främja konkurrens och tillförsäkra den bästa varan/tjänsten till bäst kvalitet och det bästa priset, att få eller inga anbudsgivare inkommer med anbud. I värsta fall innebär det att det anbud som då måste antas är onödigt dyrt eller av sämre kvalitet än nödvändigt eller att det överhuvudtaget inte inkommer några anbud alls. I sådant fall riskerar beställaren inte bara att upphandlingen måste göras om, utan även att ett redan existerande upphandlingskontrakt hinner löpa ut, varpå beställaren kan stå helt utan leverantör.

Varför vill vi leverantörer alltid lyfta branchpraxis när det gäller vite och skadestånd?

Varje leverantör som är anbudsgivare i en upphandling vill ju självfallet i slutändan få tilldelning av upphandlingskontraktet. Där är dock ett flertal parametrar som en leverantör, i alla sina affärer, måste ta hänsyn till. Den första är priset på det som ska levereras. Detta är ju utgångspunkten för om leverantören kan göra en vinst på denna affär som erbjuds genom upphandlingen och även ofta en av de viktigaste bedömningsgrunderna för en beställare.

En annan parameter är de ”straff” som leverantören kan få om denne inte levererar i enlighet med det upphandlade avtalet. Dessa delas ofta in i viten och/eller skadestånd. Självfallet ska en leverantör ta på sig ansvar för den leverans som ska ske, men det är även så att det måste finnas en förutsägbarhet för hur stor både risken för straffen är, och hur stor den totala summan (i belopp eller procentsats av priset) som leverantören riskerar. Dessa måste både vara på rimliga nivåer avseende vilken tjänst som levereras, och kunna beräknas utifrån den totala risk som vi som leverantör måste kunna försäkra oss emot.

Genom att hänvisa till branschpraxis, vilket i vår bransch till stor del utgår ifrån IT&Telekomföretagens allmänna villkor för olika tjänster, så har vi har möjlighet att erbjuda kostnadseffektiva lösningar där en storskalig bedömning för hela vår verksamhet har gjorts utifrån dessa parametrar och nivåerna på dessa. De hänger direkt ihop med den prissättning som leverantören har på sina produkter. För varje vitesdel som överstiger detta, eller ett skadestånd som är högre än normalt, tvingas vi lägga på en ”riskpremie” på det pris som kan erbjudas eller som sagt i vissa fall inte ens lämna anbud.

Om nivåerna istället ligger inom ramen för denna branschpraxis, så kan vi som leverantör erbjuda en kostnadseffektiv tjänst och en fortsatt effektivisering under kontraktsperioden eftersom vårt ansvar är tydligt och vår risk är ”rimlig” i förhållande till kontraktsvärdet. Branchpraxis eller branschstandarder ramar på ett tydligt sätt in vårt ansvar gentemot kunden.

Som sagt, här ger vi svar på frågor som många upphandlare alltid undrat över men kanske aldrig fått ett ”ärligt” svar på. Har du frågor på temat offentlig upphandling som du vill ha svar på? Hör av dig!

Venke Bordal, ansvarig för försäljning till offentlig sektor, TietoEVRY Sverige

Elin Enehed, Senior Legal Counsel med ansvar för Public och Healthcare, TietoEVRY Sverige

Elin Enehed
Senior Legal Counsel, Public och Healthcare

VAD TYCKER DU? HÖR AV DIG!

Elin Enehed

Senior Legal Counsel, Public och Healthcare

Dela på Facebook Twittra Dela på LinkedIn