01 mai 2019
Som et resultat av kommunesammenslåingen mellom Rennesøy, Finnøy og Stavanger kommune, måtte Stavanger kommune flytte store mengder data fra tre forskjellige systemer inn i ett og samme system.
I Kommuneundersøkelsen vi foretok tidligere i år ser vi at kommunene tror administrasjon, politisk styring og kontrollvirksomhet er noen av områdene som har stor grad av potensiale for digitalisering.
IT-migrering (flytting av data fra ett system til ett annet) er tradisjonelt svært ressurskrevende og medfører en betydelig risiko for en organisasjon. Stavanger kommune begynte derfor letingen etter riktig leverandør for over 1 år siden.
- Mange av leverandørene de snakket med hadde lite tid på grunn av kommunesammenslåingen. Hvis de mot formodning hadde tid, ga de beskjed om at dette kom til å bli en stor kostnad for kommunen, forteller kommunikasjonsrådgiver i Nye Stavanger kommune, Tone Hagland.
IT-migrering er tradisjonelt svært ressurskrevende.
Dette gjorde at kommunen valgte å se på alternative metoder for å flytte all data. Stavanger kommune hadde allerede RPA, også kalt robotteknologi. Dette er et verktøy som hjelper til å automatisere prosesser ved hjelp av programvareroboter. Kunne denne roboten også hjelpe til å flytte all data i kommunene?
Først ut i Norge
Stavanger kommune startet, etter en effektiv intern prosess, et prosjekt sammen med oss for å bruke roboter til å flytte data. Som den aller første kommunen i Norge ønsket de å teste om en robot kunne utføre IT-migreringen med større effektivitet og mindre ressurser og risiko.
Viktor Antonenko som jobber med programmering av data hos oss, reiste ned til Stavanger i to runder for å programmere prosessen for av lønns og personaldata.
- Resultatene var bedre enn de forventet
I Kommuneundersøkelsen kommer det frem at syv av ti kommuner mener IKT har bidratt til bedre samhandling mellom etater og forvaltningsnivåer. Noe Nye Stavanger kommune er svært enige i etter dette prosjektet.
- Vi har lærte svært mye i løpet av pilotprosjektene, og robotisering ble hovedstrategien for migrering av data i nye Stavanger. Ikke bare fikk vi mer kontroll, men vi er mindre avhengig av systemleverandøren. Resultatet ble bedre enn vi forventet.
I samme undersøkelse kommer det også frem at et av punktene på flertallet av kommuner mener IKT-investeringer vil føre til, innen tre år, er omlegging og forenkling av arbeidsrutiner. Dette fikk også Nye Stavanger kommune kjenne på under prosessen.
- Vi fikk også en større effektivitet og mindre risiko i forbindelse med flyttingen av dataene, sier Rune Hauge Prosjektleder for Digital sammenslåing i nye Stavanger kommune.
Kostnadene for prosessen ble også betydelig redusert. For en del av prosjektet ble kostnadene redusert med så mye som 75% sammenlignet med tilbud fra systemleverandør.
I tillegg unngikk kommunen at alle nye systemer starter opp samtidig. Det betød at de kunne fortsette all ordinær drift samtidig som dataen ble flyttet. Dermed er det totale risikobildet betydelig redusert.
- Dette var en unik og spennende mulighet. Veldig morsomt å få lov til å være med på en spennende prosess for å se om robotisering i IT-migrering kunne bli en suksess.
Den største fordelen ved bruk av robotisering i IT-migrering er kontroll. Du blir lite avhengige av systemleverandøren, og har full kontroll hele prosessen.