Bertil arkivar jobber 24/7 uten å gjøre feil

- Det er fantastisk å ha en ny kollega som jobber enda raskere enn oss, sier Elizabeth Linder.

Hun er arkivar i Utdanningsdirektoratet og mentor for Bertil, en usynlig skapning som har overtatt rutineoppgavene for de andre i teamet.

- Roboten Bertil gjør ikke feil og han er aldri syk eller på ferie. Han kommer tidlig på jobb og jobber til han er ferdig, gjerne langt utpå kvelden. Bertil jobber også gjerne i helgene. Da er det rom for å kjøre spesielle prosesser, som å avslutte og logge saker, sier Elizabeth.

Den nyeste medarbeideren i teamet er nemlig en robot. Bertil begynte i direktoratet i fjor og fikk først oppgaven med å håndtere innsynskrav. Nå har Bertil lært seg flere oppgaver og jobber som en integrert del av arkivteamet. Det til tross for at han er installert på en PC og ikke har en plass i kontorlandskapet.

Får bedre tid til andre oppgaver

Elizabeth forteller gjerne om hvordan det er å jobbe med programvareroboten Bertil. Før brukte hun og de andre arkivarene mye tid på å journalføre hver e-post og fordele innsynskrav internt. I tillegg måtte oppfølging av saksbehandler og svarfrister utføres manuelt.

Da Bertil ble ansatt, eller rettere sagt installert, var det for å bygge bro mellom systemene. Det ble en effektiv måte å automatisere på uten å måtte vente på omfattende integrasjoner og systemendringer.

- Det siste året har vi fått muligheten til å jobbe på en helt annen måte, mye fordi Bertil har tatt over rutineoppgavene, forteller Elizabeth fornøyd.

Det er arkivleder Ola Langnes-Øyen som er ansvarlig for innføringen av roboten Bertil. Bertils egentlige navn er RPA, som betyr «Robotic Process Automation» og er en programvare som automatiserer oppgaver og prosesser.

- Bertil er blitt tatt godt imot hos oss. Ikke bare gjør han rutineoppgaver for de andre medarbeiderne, men han loggfører også tiden han har brukt og hvilke oppgaver som er utført. Akkurat som resten av teamet kommuniserer Bertil i Microsoft Teams, sier han.

Ola forteller også at de brukte mye tid på manuell statistikkføring tidligere. Nå bruker de Bertils logg til å kalkulere hvor mye tid som er spart i hver sak. I tillegg går arbeidet raskere fordi roboten utfører oppgavene på samme måte hver gang, uten ekstra tid til tolkning og punchefeil.

Bertil lærer raskt og blir stadig flinkere

Etter hvert som Bertil er blitt flinkere, har han fått flere arbeidsoppgaver. Det roboten lærte i prosessen for innsynskrav, kunne nemlig gjenbrukes på andre områder. Nå sender Bertil ut dokumenter og svar helt på egenhånd. Han følger opp ubesvarte saker, sender ut påminnelser til dem som ikke har svart innen fristen og journalfører i arkivsystemet.

Bertil er også lært opp i kvalitetssikring slik at han kan sjekke at dokumentreferanser stemmer og at et dokument faktisk kan åpnes.

- I neste fase har vi lyst til å legge til maskinlæring og lære Bertil å tenke selv for å bli enda flinkere. Dette er foreløpig på idéstadiet, men vi synes en slik utvikling er veldig spennende, sier Ola.

Skal ikke erstatte mennesker

Ola har lagt merke til at det er en del fokus i det offentlige rom på at roboter potensielt sett kan erstatte mennesker. Han understreker at dette har ikke vært en del av planen i Utdanningsdirektoratet.

- Den viktigste suksessfaktoren er at vi har hatt et klart mål for hva den frigjorte tiden skal brukes til, forteller Ola.

- Vi har ønsket å frigjøre tid til systemutvikling, analyser og opplæring av brukere ute i organisasjon. Det finnes mye høy kompetanse som brukes til feil type oppgaver. Nå ser vi at arbeidsdagen blir mer interessant for medarbeiderne også, fortsetter han.

Arkivlederen er stolt av at direktoratet har vært tidlig ute med å ta i bruk teknologien RPA.

- Det dukket opp noen utfordringer i pilotfasen, men takket være tett samarbeid med EVRY ble disse løst raskt. Det at RPA-ekspert Suad Vugdalic fra EVRY har jobbet sammen med oss i våre lokaler hver uke, har vært avgjørende for at Bertil-prosjektet har blitt vellykket. For å komme raskt i gang, valgte vi tjenesten Robotics-as-a-Service der EVRY drifter og forvalter robotprosessene, avslutter Ola.