Vår undersökning visar: Så har svenskarna anpassat sig till att jobba hemifrån

– I dessa utmanande tider måste vi alla bidra till att begränsa spridningen av COVID-19 och de som har möjlighet att arbeta hemifrån bör därför göra det. Men för många organisationer innebär det en plötslig övergång till digitalt samarbete, något som man inte alls var beredd på eller hade tillräckliga kunskaper eller verktyg för. Just nu hjälper vi många företag och organisationer att ställa om så att distansarbete och digitalt ledarskap blir det ”nya normala”, säger Karin Schreil, Sverigechef TietoEVRY.

33 procent av svenskarna arbetar hemifrån i högre utsträckning till följd av COVID-19. Men många tycker att distansarbetet går sådär. 29 procent av de som arbetat hemma tycker att de blir mindre effektiva när de arbetar hemifrån.

Kollegor och chefer får godkänt i digitalt samarbete

När det gäller samarbetet med kollegorna tycker 64 procent att kollegorna är bra eller mycket bra på att använda digitala verktyg för att samarbeta på distans. Även chefen klarar sig bra och 66 procent tycker att chefen är bra eller mycket bra på att använda digitala verktyg för att leda arbetet. 20 procent anser att deras chef är mycket eller ganska dålig.

– En stor utmaning som många ledare står inför just nu är att ta hand om oron från medarbetare och samtidigt lyckas hitta fungerande digitala metoder och samarbetsrutiner. Öppenhet, empati, kreativitet samt att föregå med gott exempel och våga testa nytt blir därför ledaregenskaper som är särskilt viktiga nu, säger Karin Schreil.

Som en effekt av den senaste tidens omställning uppger var tredje distansarbetare (33 procent) att de nu är mer positivt inställda till distansarbete än innan Corona-epidemin.

– Det är positivt att så många verkligen tagit till sig det här sättet att arbeta och samarbeta. På lång sikt kommer det att underlätta den digitala transformationen av samhället om fler vänjer sig vid digitala verktyg och arbetssätt, säger Karin Schreil.

Tips för att jobba framgångsrikt på distans

• Var inkluderande och slå på kameran. Använd röst- och videosamtal som ett komplement till mejl och chatt. Att höra kollegans röst och se dem på skärmen minskar avståndet och ger en känsla av samhörighet. Ibland kan digitala möten med många deltagare göra det svårt att ta del av allas åsikter, glöm därför inte att ge alla tid till att tala.

• Jobba säkert. Glöm inte it-säkerheten bara för att du jobbar hemma. Se till att du har tillgång till säker anslutning och uppdaterade antivirusprogram. Var som vanligt noga med vilka länkar och filer du klickar på – just nu pågår en ökad mängd nätattacker och bedrägeriförsök för att utnyttja situationen.
• Samarbeta i molnet. Jobba i så kallade molnbaserade projektverktyg som alla har tillgång till samtidigt. På så sätt slipper ni att dokument mailas fram och tillbaka, samtidigt som det ökar produktiviteten.
• Spela in möten och dela information. Se till att du spelar in och delar information från viktiga möten. De som inte kunde ansluta har då tillgång till samma information. Det kan vara svårt att hitta en tid som passar alla, särskilt eftersom distansarbete i dessa tider kan innebära ytterligare uppgifter, som att hjälpa barn med skolarbete.
• Rör på dig. Se till att komma ut i friska luften, trots att du inte går till jobbet. Det är viktigt att hitta hälsosamma och hållbara rutiner.

Tips för framgångsrikt digitalt ledarskap

• Var en positiv förebild. Våga vara öppen med att du inte heller kan allt eller har alla svar, men visa att du är nyfiken och villig att testa nya arbetssätt. Se också till att föregå med gott exempel och använda de digitala verktyg som finns, för att förenkla och effektivisera vardagen för alla.

• Var tillgänglig. Signalera för medarbetarna att du finns där för dem och att du kan nås i olika kanaler, trots att ni inte träffas fysiskt. Visa goda exempel på nya sätt att hålla kontakten. 
• Var proaktiv. Kontakta dina medarbetare för att stämma av hur de mår och hur de har det på hemmakontoret. Alla mår bra av att känna sig sedda och lyssnade på. Glöm inte att slå på kameran – att se varandra ger ytterligare en social dimension utöver vanliga röstsamtal. 
• Behåll goda vanor. Försök upprätthålla era vanliga rutiner så som veckomöten och coaching-samtal. Det går utmärkt att flytta över dem till den digitala världen. 
• Främja gemenskap. Bjud in till en after-work, lunch-quiz eller fredagsfika på distans. Det ökar trivseln och stärker samhörigheten i gruppen. 

Undersökningen i siffror

Har du under de senaste veckorna arbetat hemifrån/på distans, i linje med rekommendationer för att minska spridningen av Coronaviruset/COVID-19?

• Nej, inte alls             23%
• Ja (NET)                   33%
• Ja, i viss utsträckning                      12%
• Ja, i hög utsträckning                      9%
• Ja, helt och hållet      12%
• Jag har inte ett arbete där det är möjligt att arbeta hemifrån          14%
• Jag arbetar inte (studerar, är arbetslös eller liknande)                   29%
• Vet ej 1%

[Nedan frågor har bara besvarats av de som svarat ”ja” (33 procent) på ovan fråga.]

Hur tycker du att effektiviteten i arbetet påverkas när du arbetar på distans?

• Jag blir mindre effektiv                   29%              
• Påverkar inte effektiviteten/ingen skillnad              44%              
• Jag blir mer effektiv  23%
• Vet ej 4%

I vilken utsträckning tycker du att organisationen du arbetar inom, har de digitala verktyg som krävs för effektivt distansarbete?

• Inte alls                    3%
• I ganska låg utsträckning                15%
• I ganska hög utsträckning 38%
• I mycket hög utsträckning                40%
• Vet ej 4%

Hur tror du att IT-säkerheten påverkas på din arbetsplats när fler arbetar på distans?

• Den försämras          29%
• Den påverkas inte alls                     42%
• Den förbättras          7%
• Vet ej 22%

Hur skickliga tycker du att kollegorna är på att använda digitala verktyg för att samarbeta på distans?

• Mycket dåliga           4%
• Ganska dåliga          21%
• Ganska bra 42%
• Mycket bra 22%
• Vet ej 11%

Hur skicklig tycker du att din närmaste chef är på att använda digitala verktyg för att leda arbetet på distans?

• Mycket dålig             5%
• Ganska dålig            15%
• Ganska bra              40%
• Mycket bra               26%
• Vet ej 15%

Hur har din inställning till distansarbete förändrats den senaste tiden?

• Jag är mer negativt inställd nu         9%
• Oförändrat/Det är ingen skillnad      52%
• Jag är mer positivt inställd nu          33%
• Vet ej 6%

Om undersökningen
Undersökningen är genomförd av opinions- och marknadsundersökningsföretaget YouGov, på uppdrag av TietoEVRY, under period 27-30 mars 2020. Totalt har 1 019 personer över 18 år som är representativt fördelad enligt ålder, kön och geografisk hemvist svarat på enkäten. Av dessa angav 340 (33%) att de arbetat hemifrån den senaste tiden och dessa har sedan svarat på frågorna som rör synen på distansarbete.

För mer information, vänligen kontakta:
Per Nordin, kommunikationsansvarig TietoEVRY Sverige
+46 70-234 20 02, news@tietoevry.com