Samverkan och dialog avgörande för lyckade upphandlingar

De har lång erfarenhet av att arbeta med kunder i den offentliga sektorn och har djup kunskap om kundernas utmaningar. De ger här en reflektion över upphandlingsprojektet och delar med sig av sina bästa tips för en lyckad upphandling.

– Vi visste att Västerås stad har digitalisering högt på sin agenda, och att staden är ute efter en helhetslösning med stöd för hela verksamhetens IT, säger Venke Bordal. De vill bygga ett framtida IT-stöd som kan utvecklas med tiden, en miljö där man kan testa nya digitala lösningar. Det är viktigt att förstå kundens verksamhetsmål för att kunna leverera rätt lösning.

– Västerås stad var duktiga på att involvera leverantörerna och bjuda in till dialog under processens gång, säger Shamella Karkane. De var noga med att leverantörerna skulle förstå hur IT-lösningen ska användas, vilka verksamheter den ska stödja. Vid komplexa upphandlingar som denna är det väl investerad tid.

Tre tips till upphandlande myndigheter

1. Involvera leverantörerna tidigt och lägg kraft på att informera och tydliggöra målet med upphandlingen i ansökningsfasen. Effektmålet måste vara tydligt, vad är det verksamheten vill åstadkomma med lösningen? Tydliggör de funktionella kraven, vad ska den nya lösningen användas till, vilka verksamhetsmål ska den stödja? Ju tydligare detta är desto mer effektivt kan vi utveckla rätt lösning som tillgodoser de faktiska målen.
   
   
2. Beskriv verklighetsnära användningsscenarier. Västerås stad visade sig vara ett föredöme på detta område. Redan i ansökningsfasen bad de leverantörerna att tydligt beskriva ett antal olika användningsfall, som exempelvis hur utrullning av datorer till elever vid terminsstart kommer att genomföras. Tydlighet i inledningsfasen minskar risken för missförstånd och sparar tid och resurser för både kund och leverantör.
   
   
3. Investera i en samverkansmodell. Bygg en solid plattform för samarbete genom att rätt personer med rätt kompetens är med i alla faser. För att kunna leverera en framtida lösning som gör att verksamheten får det stöd som efterfrågas behöver leverantören få tillgång till personer med insikt i verksamheten.

Nu börjar arbetet med att skapa ett effektivt IT-stöd för Västerås stads skolor och 11 000 medarbetare. Ett arbete som både vi och staden ser fram emot, säger Venke Bordal. Det nya stödet kommer ge dem ett bättre och mer heltäckande processtöd, en plattform för framtiden helt enkelt.