noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Kom vidare från piloten

Projekt som stoppas trots lyckade resultat? Du är inte ensam. Våra effektiviserings-experter Linnea Lindberg och Vincent Aardalsbakke ger sina bästa tips för att gå från lyckad pilot till verklighet.

13 november 2020

Vi älskar piloter, POC:ar (Proof Of Concept) och framför allt att det nuförtiden är helt kutym att våga testa sig fram. Att så många organisationer idag ger sina anställda och sina leverantörer den agilitet som behövs för att testa bandbredden, våga pröva nya tankesätt och metodiker är bara att applådera, jämfört med dåtidens Big Bang som gällde för nya releaser av tjänster och produkter. Men såsom många andra av våra kollegor ser vi nu ett fenomen i form av en osynlig och outtalad vägg om att början och slutet av ett projekt är just piloten. Osäkerhet i organisationen gör att en lyckad pilot, eller POC, inte blir till verklighet. Inget Bang alls. Varför är det så? 

Motstånd, missförstånd och ledarens roll 

Vi vet alla att dåtidens Big Bang medförde oändligt med research och krävde mycket redan från början. Jämför det med en pilot som ofta kräver lite i form av investeringar, om än inte i tid. Det är psykologiskt mer försvarbart att göra en pilot än att dra till med en Big Bang. Att en pilot ska vara skalbar är nästan alltid ett skall-krav, vilket då medför en frustration när en lyckad pilot inte får grönt ljus på att få skalas upp. Vi som arbetar med RPA (Robotic Process Automation) kör ofta automatiseringspiloter i enklare system och miljöer och de går oftast ut på att bevisa att det går att flytta information från ett system till ett annat, med mer frigjord tid för medarbetarna och mindre fel som resultat. 

En del av de ledare vi talar med återkopplar att det finns ett motstånd i organisationen som de inte vet hur de ska bemöta. De vi arbetar med i projekten beskrivs bäst som evangelister; det är de personer som är involverade, mer eller mindre förstår hur tekniken fungerar och framförallt så har de en plan på vad de kan göra med den tid som frigörs. Motståndet i sig härstammar ofta från ett missförstånd om vad piloten går ut på; piloten ska nämligen inte bevisa att tekniken fungerar (för det gör den) – piloten ska bevisa att tekniken fungerar för DIN organisation. Genom att få med din organisation på de premisserna från början har du redan vunnit mark. Effektivisering genom automatisering handlar inte i första hand om att skära ner timmar för anställda, det handlar om att skapa tid för dina anställda att lägga på värdeskapande aktiviteter, och det här är värt att återupprepa om och om igen.  

 

Från lyckad pilot till verklighet - fem tips 

1)    Hitta fler evangelister. Du är inte ensam i din organisation – hitta fler som vill sprida budskapet vidare och skapa ringar på vattnet. Sprid ut dem så du har en evangelist på HR, en på Ekonomiavdelningen, osv. 

2)    Det måste inte vara Head of Innovation som driver dessa projekt. Ta in fler i pilot-projektet som sitter på olika delar av organisationen. 

3)    Sitter du i ledningen? Då vet du att ledningsgruppen är ett riktigt effektivt forum för att sprida information och ge tyngd åt en lyckad pilot. Dra nytta av det! 

4)    Bjud in mer. Att bara säga att saker och ting ska automatiseras kommer garanterat skapa högljudda protester. Motstånd till projekt som bevisligen gör nytta bygger ofta på okunskap och otrygghet hos andra. Bjud in, visa, förklara och be om deras input. 

5)    Sist men inte minst, tänk till på vad du vill använda tiden du sparar till. Du kan automatisera i all oändlighet, men om tiden som sparas inte kan addera mervärde för affären och/eller medarbetarna så är det meningslöst. Var tydlig med hur tiden ska kunna användas för mer utvecklande arbetsuppgifter, kortare arbetstid, bättre kundupplevelse, eller andra positiva effekter som går att uppnå. 

 

Hur gör andra för att lyckas? 

Ett lysande exempel på en aktör som har fattat värdet av att få från lyckad pilot till implementering är Norska Utbildningsdirektoratet. De lyckades gå från en minimal RPA-pilot till att digitalisera flera processer genom att få med sig de anställda från början, samt genom att vara tydliga med att tiden som sparades skulle läggas på värdeskapande aktiviteter. Deras anställda ser deras RPA som en av deras mest uppskattade kollegor (du vet, den som gör allt det tråkiga så du kan lägga mer tid på att vara kreativ). 

Vi och våra kollegor hjälper dig mer än gärna komma vidare från lyckade piloter till verklighet. Hör av dig!

 

Inspelat webinar: Förvandla dina verksamhets-processer med människor och robotar

I slutet av året höll vi ett webinar om hur du förvandlar dina verksamhetsprocesser, går från pilot till verklighet och mycket mer. Du som missade webinaret (eller vill se det igen) ta del av det nedan.


Missa inte heller vårt blogginlägg där vi väger för- och nackdelar med att bygga vs. köpa automatiseringssystem mot varandra. 

 

 

 

Diskutera vidare med mig

Linnea Lindberg

Head of AI & Automation

Diskutera vidare med mig

Vincent Aardalsbakke

Head of Automation & Security

Läs mer

Dela på Facebook Twittra Dela på LinkedIn