noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

1+1=3 Samarbete och delning av data mellan myndigheter accelererar värdeskapandet och ger helt nya användarupplevelser

Arbetsförmedlingens nya digitala stöd underlättar övergången från arbetslöshet till arbete.

21 december 2020

Arbetsförmedlingen har tillsammans med andra aktörer tagit fram ett nytt digitalt stöd som underlättar övergången från arbetslöshet till arbete. Genom ökad koordinering, datadelning och aktiv spridning har kundernas användande av digital karriärvägledning ökat.

– Satsningen på ökat samarbete inom karriärvägledningsområdet visar att vi kan skapa mervärden för medborgarna med ökad koordinering och datadelning. TietoEVRYs konsulter har med kompetens i att verka i komplexa intressentmiljöer bidragit till framgången, säger Emma Ardbo-Johnard, enhetschef på Arbetsförmedlingen Direkt.

Bland de som aldrig riktigt kommit in på arbetsmarknaden, eller som inte längre har efterfrågad kompetens, är det få som tar steget att skaffa sig nya karriärmöjligheter genom utbildning. Effekten blir att dessa individer inte klarar att egenförsörja sig och behöver ekonomiskt stöd från samhället. Flera samhällsaktörer har ett uppdrag att stötta medborgarna i att hitta vägar till utbildning och arbete men de har haft väldigt begränsad insyn i varandras insatser. Inte sällan har detta lett till att individen får motstridiga råd från olika aktörer och hamnar i ett läge som är mer förvirrande än stöttande.

Ett regeringsuppdrag till Arbetsförmedlingen och Skolverket

I ett regeringsuppdrag gavs Arbetsförmedlingen och Skolverket i uppgift att utreda området närmare. Även andra centrala aktörer i värdekedjan såsom kommuner förväntades beröras i arbetet. Speciellt fokus gavs åt det digitala perspektivet. Vi på TietoEvry fick uppdraget att leda arbetet med analysen och senare även utvecklingen av den digitala pilottjänst som blev en del av analysresultatet. Vi har också drivit förändringsledningen och marknadsarbetet för den nya digitala tjänst som tagits fram.

– Det har varit utmanande men oerhört roligt att få följa det här initiativet hela vägen från analys till färdig tjänst i ordinarie utbud. Jag vill speciellt lyfta fram Arbetsförmedlingens tydliga ambition att ta samarbetet med andra aktörer till en konkret nivå som en nyckel till det lyckade slutresultatet, säger Lena Bjurman, lead consultant på TietoEVRY och uppdragsledare för insatsen.

Ökade användningen med 500 procent

  • Användandet av den nya digitala tjänsten för karriärvägledning har ökat med 500%. Det nya stödet resulterar i en avlastning för karriärvägledarna och stödet hos flera aktörer genom ökad digital självservice.
  • 79% nöjda kunder i Smartson-mätning 
  • Ökad samverkan mellan aktörer som verkar för att möjliggöra och öka övergångarna till arbete genom studier

Lärdomar och råd

1. Sikta mot ett konkret samarbetsdjup 

Många samverkansförsök inom den offentliga sektorn stannar vid dialog. I bästa fall leder samarbetet till producerandet av en gemensam portal. Genom att ta steget lite längre till att dela data eller till och med integrera värdeströmmarna kan mångfalt mer nytta realiseras.

  • Ta lagom långa steg – I den digitala världen utgör en sammanhängande tjänstekedja där information och ärenden sömlöst kan flyta över organisations- och avdelningsgränser den kanske allra mest önskvärda utvecklingen för samhällsmedborgaren. Samarbete i den digitala sfären kan dock också ske genom delning av information eller data eller att flera verksamheter använder samma digitala tjänster utan att ärendeflöden behöver integreras.
  • Se värdeströmmarna ur ett holistiskt perspektiv – Genom att kartlägga ekosystemet, kunderbjudandena och processtegen hos flera aktörer upptäcktes områden med brister mellan aktörerna som riskerar att försämra individens möjligheter. Holistiska kundresor kan bidra till att visualisera hur olika perspektiv måste sammanföras för att medborgaren ska få ett bra stöd.
  • Använd samarbetsanalogier från den fysiska världen – Precis som fysisk samlokalisering av myndigheter leder till bättre resultat i lösningen av komplexa livshändelser kan digital samlokalisering generera ett förhöjt värde. Digital samlokalisering kan ske på olika sätt, som samlad information, gemensam tjänst, integrerad arbetsprocess. Gemensamt för dessa är att det från användarens sida upplevs som att den i större utsträckning får ett samlat stöd för att hantera sin utmaning.

2. Verka för snabb konkretisering av samarbetet 

En nyckel till framgång i samarbetet kring karriärvägledning var arbetet med att snabbt realisera samarbetet genom produktionen av nya tjänster.

  • Ett agilt förhållningssätt bidrar till att ett samarbete fördjupas – En snabb övergång från dialog till konkretisering är avgörande för att ett framgångsrikt samarbete. Genom att applicera tjänstedesign och agil utvecklingsmetodik med koncept som Minimum Viable Product (MVP) och prototyping kan marknadssättning accelereras.
  • Utveckla med principer för Integritet genom design – Med väl genomtänkt design är det ofta möjligt att bygga tjänster som bygger på tillräcklig kombinerade data utan att kompromissa med individens integritet. Genom att vända på perspektivet och se det som att det är kunden (den legala personen) som i vissa fall själv äger informationen och utkomsten av den erbjudna tjänsten kan utveckling ske utan att offentlighetsprincipen behöver komma i spel.
  • Vikten av att synkronisera värdeförråd – Värdeförråd (listor där begrepp definierats i syfte att standardisera indelningen av information så att den blir konsekvent och jämförbar) och kategorisering är viktiga element i ett ökat samarbete över organisationsgränser. För att möjliggöra mer datadelning behövs ett förstärkt fokus på standardisering och synkronisering av taxonomi och klassificering.

3. Aktiv förankring och planerad spridning är en nyckel till framgång 

Att resurser avsatts för såväl intra- som interorganisatorisk spridning har varit avgörande för det stora genomslag som den nya tjänsten fått och har också bidragit till förankringen av ett ytterligare fördjupat samarbete framåt.

  • Utgå inte från att spridningen sker organiskt – Genom ett aktivt spridningsarbete där den nya digitala tjänsten presenterats för aktörer och genom erbjudandet att koppla ihop sig mot denna har användandet av tjänsten växt exponentiellt i användning.
  • Följ upp nytta och sprid resultat för att ta ytterligare samarbetssteg – Genom att använda den utvecklade tjänsten som en språngbräda har Arbetsförmedlingen kunnat öppna dörrar för ytterligare fördjupat samarbete inom karriärvägledning.
  • Tänk på att olika myndigheter har olika utgångspunkter för sitt uppdrag – För att lyckas med ett samarbete måste utgångspunkterna för respektive uppdrag upp på bordet och perspektivet att lösa samhällsproblemet och optimera kundupplevelsen vara en bas för samarbetet.

Vill du veta mer? Kontakta mig gärna!

Daniel Birnik

Lead Consultant, TietoEVRY, Business & Technology Consulting

Dela på Facebook Twittra Dela på LinkedIn