Digitaliserad visualisering och styrning av slutenvården på Akademiska sjukhuset

Läs intervjun med Nina Falk, projektledare för DiViS

Vi har pratat med Nina Falk som är projektledare för DiViS och har varit med från allra första början. Hon har läst biomedicin och arbetat som senior projektledare och konsult på olika företag i näringslivet innan hon sökte sig till Akademiska sjukhuset eftersom hon ville arbeta på ett universitetssjukhus. Nina arbetar med verksamhetsutveckling och projektet DiViS var ett av hennes första stora utvecklingsprojekt på sjukhuset. Nina berättar att uppdraget bland annat var att skapa ett faktabaserat beslutstöd för sjukhusets dåvarande analoga styrning av akutflödet. Det fanns också ett behov av att underlätta den lokala styrningen ute på avdelningarna.

Nina Falk, Akademiska sjukhuset

Centralt arbetade man med dagliga manuella vårdplatskoordineringsmöten som samlade representanter från alla avdelningar och lokalt på avdelningarna fanns en mängd olika arbetssätt och sätt att styra verksamheten. Gemensamt var dock att avstämningar och möten skedde vid en analog whiteboard med fysiska klisterlappar och magneter som flyttades runt.

Ett team från EVRY gjorde den initiala behovskartläggningen. För Sara Saltin från TietoEVRY som är sjuksköterska i grunden var det enkelt att förstå verksamhetens behov, kartläggningen gick snabbt och smidigt och snart var hon och teamet i gång med utvecklingsarbetet. Akademiska sjukhuset var inte ute efter att köpa ett ”stort, färdigt system”, man ville att utvecklingen skulle ske parallellt med utvärdering och att verksamhetens behov skulle styra utvecklingen. Projektmetoden blev ”naturligt agil” med sprintar och tester, projektet arbetade hela tiden nära verksamheten och användarna var delaktiga redan från början.

När en första pilotversion av DiViS var framtagen började man arbeta med verktyget på kirurgiska utvecklingsavdelningen. Eftersom det var här behovet synliggjordes från början var det lätt att få personalen att börja använda den digitala tavlan i den dagliga verksamheten.

Vad är DiViS?

Verktyget DiViS består av två komponenter – en för att styra och koordinera vårdplatser och patientflöden på sjukhusövergripande nivå och en för att planera och styra arbetet på avdelningsnivå. Båda verktygen hämtar data i realtid från journalsystemet. DiViS används i huvudsak på digitala pekskärmar som sätts upp på expeditionen på avdelningen där alla kan komma åt den men det är också möjligt att logga in på den egna datorn. Verktyget ger vårdavdelningarna bättre möjlighet att visualisera aktuell beläggning, styra sina egna flöden, samordna och prioritera resurser och aktiviteter och underlätta rapportering och kommunikation. En annan fördel är att medarbetarna får bättre förutsättningar för delaktighet och insyn.

DiViS vidareutvecklas nu för att användas för löpande reflektion och arbetsmiljöuppföljning samt för förbättrings- och utvecklingsarbete. Detta görs via verktyget TeamTemp som även det tagits fram i samarbete med den kirurgiska utvecklingsavdelningen. I framtiden ska DiViS förhoppningsvis också kunna stödja uppföljning av kvalitetsmått.

En central vårdplatsöversikt med verktyg för digitala vårdplatsmöten togs i bruk 2019 och underlättade styrning av akutflödet under pandemin.

Allt samlat på en digital 55-tumsskärm på väggen

Alla uppdateringar som görs under dagen gällande en befintlig patient matas in direkt på tavlans touchskärm, personalen bockar av arbetsuppgifter eller sätter upp nya digitala magneter vartefter dagens arbetsuppgifter utförs. Alla får samma information momentant, oavsett var man befinner sig. Den digitala tavlan innebär en otrolig lättnad jämfört med den analoga whiteboard som användes tidigare, undersköterskor och sjuksköterskor har fått ett helt nytt kommunikationsverktyg, man behöver inte lägga lika mycket tid på överlämning och inläsning, man får en tydlig överblick över arbetsdagen och en automatisk bild av nuläget.

DiViS avdelningstavlor införs under 2021 på alla slutenvårdsavdelningar vid Akademiska sjukhuset.

Hur går det till att börja arbeta med systemet?

Efter det första pilotprojektet på utvecklingsavdelningen började Akademiska sjukhuset att införa DiViS på fler avdelningar. När en ny avdelning ska börja arbeta med verktyget samlar Nina cheferna till en demonstration av systemet. Den görs via Teams och tas oftast väl emot eftersom verktyget uppfyller behoven för daglig styrning hos de flesta avdelningar. Efter denna första förankring hos ledningen engagerar man ett par representanter från ”golvet”, främst sjuksköterskor och undersköterskor, som får titta på demon samt ta del av exempel på vad andra avdelningar gjort. Därefter följer en diskussion om avdelningens specifika behov och baserat på dessa sker konfigurationen. Man tittar tillsammans på tavlan i testmiljön innan den driftsätts och efter det involveras hela avdelningen och alla i personalen utbildas i systemet. Eftersom DiViS är ett mycket enkelt och lättbegripligt system har utbildningen under pandemin ibland helt och hållet skötts av avdelningen, något som Nina tycker är väldigt positivt. – Det är fantastiskt att kunna ge verksamheten ett verktyg som är så nära deras vardag och är så enkelt att de kan lära sig det själva, säger Nina.

Ett viktigt förändringsarbete

Eftersom verktyget för de flesta innebär en förändring av arbetssättet är det viktigt att även arbeta med förändringsarbetet och inte enbart fokusera på den fysiska tavlan och den tekniska aspekten. Förändringsarbetet drivs av avdelningen med stöd av DiViS-projektet, – något som varit svårt att genomföra under pandemin då möjligheterna till fysisk närvaro varit begränsade. Det har dock lösts genom att avdelningarna själva besöker varandra och går bredvid när en ny avdelning ska börja arbeta med DiViS. Detta arbetssätt har visat sig väldigt framgångsrikt, avdelningarna har vänt sig till varandra och fått stöd och insyn så resultatet har snarare varit positivt.

Vilka är framgångsfaktorerna med projektet?

Delaktighet
Nina berättar att den största framgångsfaktorn har varit – och är – delaktigheten från ”golvet”, dvs att både chefer och medarbetare varit engagerade under hela resan. – Om jag försöker konfigurera en tavla enbart tillsammans med chefer på en avdelning så blir det oftare fler problem vid införandet, då har man ingen förankring och delaktighet från personalen. Det är slutanvändarna som har kunskapen och är nyckeln till framgång, fortsätter Nina. Hela systemet är dessutom utvecklat tillsammans med verksamheten och huvudsakligen anpassat efter personalens behov.

Anpassningsbart system
Det är mycket enkelt att anpassa tavlans utseende efter avdelningsspecifika behov vilket gör att varje vårdavdelning får det stöd de behöver.

Användarvänlighet
Systemet är lättanvänt och kräver minimalt med utbildning, ”self-tutoring” fungerar i de flesta fall.

Flexibel utveckling
Det är helt avgörande att kunna anpassa utveckling och tidsplaner för att möjliggöra den delaktighet som är så viktig, i synnerhet när man arbetar med vården. Kör det ihop sig på avdelningen måste patienterna alltid gå före och då måste projektet kunna anpassa sig. Nina är väldigt positiv till samarbetet med TietoEVRY i detta avseende, projektmedlemmarna har varit nyckelpersoner i utvecklingen av DiViS. Förståelsen för verksamheten och att vi kunnat arbeta med snabba förändringar i systemet har varit avgörande enligt Nina.

Upphandlingsmetod
En viktig lärdom efter att ha varit med om att ta fram DiViS är att inte upphandla färdiga system, låt i stället systemet utvecklas under projektets gång, säger Nina Falk. Det är nästan omöjligt att göra en heltäckande kravspec i förväg, många av de behov vi uppfyllt i DiViS har identifierats under test och drift. Släpp in verksamheten tidigt och låt dem vara delaktiga under hela resan, att förstå slutanvändarnas behov och situation är avgörande för resultatet.