noun_Email_707352 noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

IT-ympäristön kevennyksestä vauhtia liiketoimintaan – kolme askelta tehokkaaseen harmonisointiin

17 syyskuuta 2020

“Any intelligent fool can make things bigger, more complex, and more violent. It takes a touch of genius—and a lot of courage—to move in the opposite direction.” – E.F. Schumacher

Monen yrityksen ohjelmistoarkkitehtuuri on tarpeettoman monimutkainen. Pahimmillaan IT-ympäristö on täynnä vanhentuneita, käyttämättömiä ja päällekkäisiä sovelluksia, mikä johtaa tehottomuuteen ja kiinteiden kustannusten nousuun.

Osaatko arvioida, montako erillistä sovellusta yrityksesi IT-portfoliossa on? 100? 200? 500? Vai jopa enemmän? 

Entä kuinka hyvin ne ovat linjassa liiketoiminnan keskeisten prosessien kanssa?

Oletko tietoinen sovellusten vuosittaisista kustannuksista, tai kuinka paljon ne saattavat hidastaa kehitystyötä?

Monimutkainen ohjelmistoarkkitehtuuri oireilee monella tavalla. Hälytyskellojen kannattaisi soida, jos...

  • Ohjelmistoinvestointien takaisinmaksusta ei ole selkeää kuvaa
  • Päätöksentekosysteemit eivät ole ajan tasalla
  • Transformaatiohankkeet eivät onnistu
  • IT-portfolio on sekava ja sen ylläpito hankalaa
  • Liiketoimintaympäristön muutoksiin on vaikea reagoida

Jos nämä oireet kuulostavat tutulta, kannattaa kurkistaa IT-portfolion konepellin alle. Todennäköisesti paras lääke on harkittu, strukturoitu ja kokonaisvaltainen liiketoimintaympäristön harmonisointi. Lisäksi tarvitaan hallinnointimalli, jonka avulla IT-portfolio pysyy järkevissä mitoissa myös jatkossa.

Useimmiten sovellusten määrää pystytään nimittäin järkevöittämään suhteellisen helposti, vain vähentämällä päällekkäisyyksiä. IT-ympäristön harmonisoinnin jälkeen ohjelmistoarkkitehtuuri on yksinkertaisempi ja tehokkaampi, ja myös transformaation edellytykset paranevat.

Tässä artikkelissa avaan yleisimpiä syitä IT-ympäristön monimutkaistumiselle. Käyn läpi ympäristön yksinkertaistamisesta saatavat hyödyt ja esittelen TietoEVRYn kolmen askeleen menetelmän IT-ympäristön yksinkertaistamiseen.

Miksi sovellusarkkitehtuuri muuttuu monimutkaiseksi?

On luonnollista, että systeemit monimutkaistuvat ajan myötä, jos asiaan ei varta vasten kiinnitetä huomiota. 

Suurimpia syyllisiä portfolion hajanaisuuteen ja monimutkaistumiseen ovat useimmiten

  • Muuttuvat liiketoimintatarpeet
  • Nopeat teknologioiden muutokset
  • Yrityskaupat ja fuusiot.

Sekä sisäiset että ulkoiset muutokset ajavat yrityksiä kasvattamaan IT-portfolionsa kokoa. Uusia sovelluksia ja teknologioita lisätään jatkuvalla syötöllä. Aikaa ja energiaa ylimääräisten ja päällekkäisten sovellusten siivoamiseen on kuitenkin huomattavasti vaikeampi löytää.

Yrityskaupat ja fuusiot ovat omiaan lisäämään IT-infrastruktuurin monimutkaisuutta. Sekä ostavalla että ostettavalla yrityksellä on usein omat, päällekkäiset portfoliot. Ja kun fuusion aikahaasteet puskevat päälle, päivitetään järjestelmät vain nopeasti keskustelemaan keskenään.

Pahimmillaan lopputuloksena on erilaisten CRM- ja toiminnanohjausjärjestelmien, liiketoimintasovellusten, portaalien, sisällönhallintajärjestelmien ja raportointiohjelmistojen kakofonia.

Ja kuten kaikki tiedämme, kutsuu epäjärjestys luokseen lisää epäjärjestystä. Jos yhtälöön lisätään vielä se, ettei yrityksessä ole tiettyä henkilöä, joka olisi vastuussa koko yrityksen IT-portfoliosta, on ongelmia taatusti luvassa.

IT-ympäristön harmonisointi voi tuntua hankalalta tehtävältä: sekavalta vyyhdiltä, jolla ei ole selkeää alkua tai loppua. Fiksusti toteutettuna prosessi on kuitenkin paljon suoraviivaisempi ja palkitsevampi kuin voisi kuvitella. 

Sotkun piilottelu kaapinovien takana päättyy yleensä silloin, kun IT-päättäjä näkee konkreettisen piirroksen IT-ympäristönsä tilanteesta ja ehdotuksen siitä, miten kokonaisuus yksinkertaistetaan. Prosessista tulee tuloksellinen, kun joku tekee perusteellisen tilanneanalyysin, osoittaa oikeaan suuntaan – ja mahdollisesti jopa hoitaa kaiken likaisen työn. 

IT-ympäristön harmonisoinnin hyödyt

IT-ympäristön harmonisoinnin hyödyt ovat parhaimmillaan suorastaan järisyttävät. Olemme nähneet yritysten leikkaavan vuosittaisia IT-kulujaan kolmanneksella, joissain tapauksissa jopa puolella. 

Eivätkä kyseessä ole ainoastaan suuryritykset. Myös pienemmistä IT-ympäristöistä löytyy lähes takuuvarmasti päällekkäisiä, tehottomia ja epäsopivia ohjelmistoja. Kokonaisuuden suoraviivaistaminen vähentää kuluja, kun lisensseihin, hostaamiseen, standardointiin ja huoltoon kuluu vähemmän rahaa.

Rahallisia säästöjä merkittävämpiä ovat kuitenkin liiketoimintahyödyt, jotka kevyt ja ketterä  IT-ympäristö yritykselle mahdollistaa. 

Raskas IT-ympäristö nimittäin hidastaa yrityksen kyvykkyyttä reagoida muuttuviin vaatimuksiin. Tästä näkökulmasta katsottuna hyvin johdettu ja harmoninen IT-ympäristö onkin yrityksen keskeinen menestystekijä.

SIMPLIFY-IT on TietoEVRYn luoma viitekehys IT:n harmonisointiin. Se tarjoaa työkalut, metodologian, askelmerkit ja parhaat käytännöt IT-ympäristön analysointiin ja yksinkertaistamiseen.

Mistä ja miten karsia? Metodimme IT-ympäristön harmonisointiin

Define – Ymmärrä nykyisen IT-ympäristösi koostumus ja käyttö

IT-ympäristön harmonisoinnin tulisi aina alkaa perinpohjaisesta inventoinnista. Sen tavoite on kerätä yhteen paikkaan tieto kaikista käytössä olevista sovelluksista ja muodostaa kokonaiskuva IT-ympäristön tilanteesta: sen maturiteetista, skaalautuvuudesta ja monimutkaisuudesta.

Toimi siis näin: listaa kaikki ERP-sovellukset, yritykselle räätälöidyt ohjelmistot, CRM-järjestelmät ja portaalit, sekä kaikki laite- ja ohjelmistotieto yhteen taulukkoon tai tietokantaan. Lisää kunkin rivin yhteyteen tiedot siitä, mihin liiketoiminnan prosessiin niitä käytetään ja miten hyvin ne tehtävässään palvelevat.

IT-ympäristön hahmottaminen vaatii myös jalkautumista organisaatioon. IT-osaston kanssa keskustelun ja lokitietojen tutkimisen lisäksi kannattaa kuulostella herkällä korvalla koko organisaatiota: eri osastot eivät useinkaan tiedä, mitä naapurissa puuhataan, kun kyse on käytössä olevista IT-sovelluksista. 

Kaiken tämän tiedon kerääminen yhteen paikkaan auttaa huomaamaan turhat, päällekkäiset ja vanhentuneet sovellukset. Todennäköisesti huomaat myös kosolti mahdollisuuksia kokonaisuuden yksinkertaistamiseen ja harmonisointiin. 

Inventointivaiheen jälkeen sinulla pitäisikin olla varsin selkeä kuva IT-ympäristösi nykytilasta.

Discover – Luo yhteinen näkymä liiketoiminnan IT-tarpeista

Seuraavassa vaiheessa sukelletaan syvemmälle siihen, miten IT-ympäristösi tukee liiketoimintaasi. 

Tässä vaiheessa on tärkeintä tuoda kaikki IT:n sidosryhmät yhden pöydän ääreen. Keskeisiä sidosryhmiä ovat tyypillisesti liiketoimintajohto ja IT-johto kustakin yksittäisestä liiketoiminta-alueesta.

Jotta IT-ympäristön harmonisoinnissa ei rikota mitään toimivaa, on tärkeää ymmärtää liiketoimintaprosesseja alusta loppuun. Tämä vaatii huolellista analyysia ja ymmärrystä sekä liiketoiminnan että IT:n puolelta. Yhteisymmärrys ja yhteinen suunnittelu takaa sen, ettei  vahingossakaan rikota alueita, joihin tärkeät prosessit nojaavat.

Business Capability Model (BCM) on työkalu, josta on tässä vaiheessa hyötyä. Jotta mallista saa kaiken hyödyn irti, on tärkeää  muodostaa myös tekninen kokonaiskuva IT-portfoliosta. Se auttaa visualisoimaan ja huomaamaan keskinäisiä riippuvuuksia eri sovellusten ja systeemien välillä. 

BCM-malli ja tekninen kokonaiskuva antavat kuvan yrityksesi keskeisistä kyvykkyyksistä ja niiden pyörittämiseksi tarvittavista systeemeistä. Samalla näet, missä voisi olla karsimisen paikka.

Kokonaiskuvan läpikäynnissä auttaa esimerkiksi TietoEVRYn Simplify-IT viitekehys. Sen puitteissa IT-ympäristöä tutkitaan viiden eri dimension kautta: niitä ovat Liiketoiminta (Business), Sovellukset (Applications), Alustat (Platforms), Infrastruktuuri (Infrastructure) ja  Operaatiot (Operations).

Analyze – Päätä mistä pidetään kiinni ja mistä luovutaan

Viimeinen askel IT-harmonisoinnin suunnittelussa on analyysi siitä, mitä kaikkea voi ja kannattaa yksinkertaistaa. Tässä vaiheessa IT-harmonisoinnille luodaan tiekartta, johon  hahmotellaan tarvittavat toimenpiteet.

Kustannus- ja hyötyanalyysi kirkastaa IT-harmonisoinnin hyödyt ja auttaa saamaan projektille myös sisäisen hyväksynnän. Hyvä kustannus-hyötyanalyysi kertoo, kuinka paljon kukin liiketoimintayksikkö tuo tuloina euroja sisään, ja kuinka suuret heidän IT-kustannuksensa tällä hetkellä ovat. 

Kustannusten ja hyötyjen peilaaminen antaa hyvän kuvan eri toimenpiteiden säästöpotentiaalista: ajan ja rahan kuluttaminen vain pienten hyötyjen saavuttamiseksi on tuskin vaivan arvoista.

Näiden kolmen askeleen avulla sinulla pitäisi olla riittävän tarkka kuva IT-ympäristösi nykytilasta, liiketoimintasi keskeisistä kyvykkyyksistä ja niiden edellyttämistä IT-prosesseista, sekä kaikista selkeimmistä harmonisoinnin kohteista.

Suunnitelmasta toteutukseen – näin portfolio pienenee

Kuten tiedämme, on hyvin suunniteltu vasta puoliksi tehty. Analyysivaiheen jälkeen onkin aika laittaa hihat heilumaan. Käytännössä tämä tarkoittaa tarpeettomien sovellusten poistamista käytöstä ja käyttöön jäävien ohjelmistojen ja järjestelmien vahvistamista, huoltoa ja modernisointia suunnitteluvaiheessa syntyneen tiekartan mukaan.

Kun tiekartta alkaa olla kuljettu loppuun ja IT-ympäristö näyttää yksinkertaisemmalta, on hyvä pysähtyä miettimään, miten selkeyttä ylläpidetään myös tulevaisuudessa. Mitä tehdään toisin, jotta IT-ympäristö ei taas paisuisi jähmeäksi jättiläiseksi? 

Mammuttitautia voi estää huolehtimalla sujuvasta tiedonkulusta, hyvällä ja aukipiirretyllä hallintomallilla ja selkeillä IT-hankintojen vastuualueilla. IT:n yksinkertaistamisprosessi kannattaa myös avata suhteessa muihin strategisesti tärkeisiin hankkeisiin, jolloin suunnitelmat ja roadmapit pysyvät linjassa eikä portfolio sirpaloidu jatkossakaan.

Loppusanat

Näillä askeleilla voit rakentaa IT-ympäristön, jonka avulla liiketoimintasi sujuu jouhevammin. Tehokas, kevyt ja mukautuva IT ei seiso transformaatiohankkeiden esteenä, vaan on mukana helpottamassa ja mahdollistamassa muutoksia.

Eikä kyse ole mistään loputtomasta projektista. Yrityksessä, jonka IT-ympäristö koostuu 200-500 sovelluksesta, voidaan harmonisointi yleensä toteuttaa alle puolessa vuodessa. Pienissä tai keskisuurissa IT-portfolioissa kokonaisuus voidaan viedä läpi jopa 2-4 kuukaudessa.

Meille palkitsevinta on nähdä, kuinka asiakkaamme pääsevät eroon ylimääräisestä ja huonosti palvelevasta IT-kuormasta ja pystyvät palvelemaan omia asiakkaitaan paremmin. Ja käsi sydämelle: oletko koskaan pohtinut, saattaisitko uuden IT-sovelluksen sijaan tarvita kunnon tilannekatsausta IT-ympäristösi nykytilaan?

Haluatko tietää, kuinka paljon voisit säästää IT-ympäristön järkeistämisen avulla? Ota meihin yhteyttä. 

TietoEVRYllä on 20 vuoden kokemus IT-ympäristöjen analyysi- ja harmonisointihankkeista. Simplify-IT on TietoEVRYn viitekehys IT-harmonisoinnin toteutukseen nopeasti, tehokkaasti ja turvallisesti.

Kirjoittaja

Alexander Michael on teknologia-alan ajatusjohtaja, jolla on yli 30 vuoden kokemus IT-alasta. Tällä hetkellä hän vastaa TietoEVRYn strategisista IT-hankkeista ja transformaatioista Dallasissa, Teksasissa.

Alexander on konseptoinut ja rakentanut TietoEVRYn Simplify-IT viitekehyksen. Sen avulla moni kansainvälinen asiakas on saavuttanut varsin merkittäviä tuloksia. Simplify-IT -viitekehyksen tyytyväisten asiakkaiden joukkoon kuuluu myös Fortune 100 -yrityksiä.

Haluatko tietää lisää?

Alexander Michael

Vice President & Global Technology Head

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa LinkedInissä