Itä-Uudenmaan hyvinvointialue analysoi HYTE-prosessi-indikaattoreihin liittyviä kirjauksia parantaakseen palveluitaan ja kirjausten laatua

Analyysi tehtiin Lifecare Potilastietojärjestelmän datasta tekoälyä ja tietoallasta hyödyntäen. Tuloksena havaittiin puutteita indikaattoreihin liittyvien kirjausten laadussa.

Niina Siipola

Portfolio Lead, AI and Data Solutions

Haaste

Hyvinvointialueiden HYTE-prosessi-indikaattoreiden kirjaamisessa ja tilastointikattavuudessa tunnistettiin puutteita. Tämä vaikuttaa hyvinvointialueen saamaan rahoitukseen.

Ratkaisu

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue päätti tehdä laajan analyysin Lifecare Potilastietojärjestelmään liittyvästä rakenteisesta ja kertomusmuotoisesta tiedosta saadakseen paremman näkyvyyden HYTE-prosessi-indikaattoreihin liittyviin kirjauksiin. Analyysissä hyödynnettiin tekoälyä ja Lifecare Lakehouse Analytics -ratkaisua, joka kokoaa ja jalostaa hajanaisia sosiaali- ja terveystietoja.

Asiakkaasta

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen palveluista alueen seitsemässä kunnassa ja palvelee 100 000 asiakasta. Kunnista Lapinjärvi, Loviisa, Porvoo ja Sipoo ovat kaksikielisiä. Askola, Myrskylä ja Pukkila suomenkielisiä.  Alueella työskentelee yhteensä noin 2800 ammattilaista.

Tietoon perustuva rahoitus

Tietojen oikein kirjaaminen on välttämätöntä, jotta hyvinvointialue voi vaikuttaa HYTE-kertoimeen ja parantaa siihen perustuvaa rahoitusosuutta.

Palvelujen parantaminen

Hyvinvointialue pystyy tuottamaan lakisääteiset hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelut paremmin ja oikea-aikaisemmin asiakastarpeet huomioiden.

Reaaliaikainen näkymä kokonaisuuteen

Päivittyvän tiedon avulla pystytään paremmin tunnistamaan ammattilaisten tuen tarve kirjaamiseen sekä asiakkaat, jotka tarvitsevat tukea tai apua hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen tiedolla johtamisen päällikkö Mervi Makkonen vetää Tietojohtaminen ja analytiikka -yksikköä, joka kattaa tiedolla johtamisen, tietoaltaan ja raportoinnin kehityksen ja ylläpidon.

”Analytiikka kuuluu tiedolla johtamiseen. Tuotamme dataa johdon ja henkilöstön käyttöön, jotta voimme parantaa tuottavuutta ja kehittää hyvinvointialueen toimintaa. Yksikköni vastuulla on myös tiedon hallinta ja sen laadun parantaminen”, kertoo Makkonen.

HYTE-kerroin on kannustin hyvinvointialueille

THL:n käyttöön ottaman HYTE-kertoimen (THL) tarkoituksena on kannustaa ja tukea hyvinvointialueita toteuttamaan toimia, jotka kohdistuvat erityisesti kansansairauksien ja syrjäytymisen ehkäisyyn, ikääntyvän väestön toimintakyvyn edistämiseen sekä sosiaalisen hyvinvoinnin ja työllistymisen edistämiseen.

HYTE-kertoimen suuruus vaikuttaa hyvinvointialueen rahoitukseen. Kerroin lasketaan kahdenlaisilla indikaattoreilla: toimintaa ja voimavaroja kuvaavista prosessi-indikaattoreista ja tuloksia kuvaavista tulosindikaattoreista.

Tietoja on kerätty Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella aikaisemmin satunnaisilla poiminnoilla. Hankaluutena oli, että potilasjärjestelmiä oli useita, ja tietojen yhdistelyssä ja kirjaamistavoissa oli haasteita. Hyvinvointialue päätti tehdä laajan analyysin Lifecare Potilastietojärjestelmän tiedoista hyödyntäen tietoallasratkaisua ja sen tarjoamia analytiikkakyvykkyyksiä. Kehittäminen toteutettiin Suomen Kestävän kasvun -ohjelman rahoituksen tuella syksyllä 2025.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen tiedolla johtamisen tiimi eli Tanja Fast (vas.), Mira Ketoharju, Mervi Makkonen ja Anne Kipiani.

Paremmalla kirjaamisella potilaille oikea-aikaista palvelua

Rakenteisen datan analyysi tehtiin kuudelle prosessi-indikaattorille vuosina 2023-2025. Esimerkkeinä lastenneuvolan 4-vuotiaiden ja kouluterveydenhuollon 8.-luokkalaisten terveystarkastuksista poisjäävien tuen tarpeen selvittämiseen.

Alussa käytiin läpi nykyiset kirjauskäytännöt ja tiedossa olevat haasteet. Sen jälkeen valittujen indikaattoreiden data analysointiin ja mallinnettiin. Tämän perusteella tunnistettiin terveystarkastusten ulkopuolelle jääneitä potilasryhmiä sekä kirjauksissa tapahtuvia virheitä.

”Analyysistä kävi ilmi, että molemmista ryhmistä osa lapsia jäi ulkopuolelle. Tähän voi olla useita syitä, kuten että lapsi käy muualla tarkastettavana. Koululaisten tarkastuksen ulkopuolella oli yllättävän iso joukko. Se saattaa johtua useista järjestelmistä ja erilaisista kirjaamistavoista. Siirrymme uuteen Lifecare Asiakas- ja potilastietojärjestelmään vuoden 2026 aikana, jossa varmistamme yhdenmukaisen kirjaamisen”, selittää Makkonen. Hän jatkaa:

”Lasten ja nuorten palvelujen osalta tavoitteena on, että koko ikäluokalle tehdään lakisääteiset terveystarkastukset ja mikäli se ei toteudu, tuen tarve selvitetään. Projektissa tuotettu raportointi auttaa ammattilaisia tunnistamaan tarkastusten ulkopuolelle jäävät lapset ja nuoret ja selvittämään heidän tuen tarpeensa oikea-aikaisesti”, Mervi Makkonen kertoo.

Analyysin tuloksista kertova raportti on julkaistu sisäisesti ja täydennetty, yksityiskohtaisempi raportti toimitetaan neuvolan ja opiskeluterveydenhuollon lähiesihenkilöiden ja ammattilaisten käyttöön. Raportille on lisätty myös muiden potilastietojärjestelmien rakenteiset tiedot, joten se kattaa koko hyvinvointialueen. Myös alueen kunnille annetaan yleistason tietoa, ja heidän kanssaan työstetään esimerkiksi perheiden tuen tarvetta.

Makkonen on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Tieto Caretechin kanssa.

”Yhteistyö on ollut sujuvaa. Projektipäällikkö ja tiimi olivat asiantuntevia, ja pysyimme aikataulussa. Rakensimme tietopohjaa perusteellisesti ja saimme hyviä tuloksia, jotka rohkaisevat hyödyntämään tietoa lisää tietoaltaalta. Kun olemme tunnistaneet virheet ja puutteet, voimme muuttaa toimintatapojamme”, Makkonen kertoo.

Yhteistyö jatkuu

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on ottamassa tänä vuonna yhtenäisen Lifecare Asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöön. Se kattaa alueen perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon, suun terveydenhuollon toiminnan sekä kotihoidon. Tämä tulee Makkosen mukaan helpottamaan HYTE-prosessi-indikaattoreihin lisäksi muutakin tiedolla johtamista, kun kirjaamisohjeita ja datan laadun seurantaa tarvitsee tehdä vain yhteen järjestelmään.

”Itä-udenmaan hyvinvointialue tekee esimerkillistä työtä kirjauskäytäntöjen harmonisoinnissa ja datan laadun parantamisessa, mikä mahdollistaa entistä paremman näkyvyyden hyvinvointialueen tilanteeseen ja oikeaan tiedolla johtamiseen. Hyte-analyysi oli erittäin onnistunut projekti ja oli hienoa nähdä, miten pystyimme tuottamaan hyvinvointialueelle paljon lisäarvoa”, sanoo Portfolio Lead, AI and Data Solutions, Niina Siipola Tieto Caretechistä.