Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) IT-palvelupäällikkö Minna Kälviän mukaan Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa on yhteiskunnallisesti merkittävä muutos, koska se tekee sosiaalityön näkyväksi. Kansallisiin prosesseihin nojaava arkistointi yhtenäistää ja vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamista sekä palvelutuotantoa.
”Sosiaalihuollon asiakkaille Kanta-arkistointi konkretisoituu mutkattomampana ja läpinäkyvämpänä palveluna, kun reaaliaikaiset tiedot ovat toimipaikasta riippumatta saatavilla”, Kälviä kuvailee.
Eksote liittyi Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi kesän 2018 alussa. Ensimmäisen kuukauden aikana asiakkuustietoja arkistoitiin Kantaan yli 9 500 Eksoten sosiaalihuollon asiakkaasta. Eksotessa asiakastiedon arkistoon tallennetaan ensimmäisessä vaiheessa perheoikeudellisia palveluja lukuun ottamatta kaikki sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään kirjattavat asiat.
”Toistaiseksi tiedot ovat Eksoten alueella sosiaalihuollossa toimivien ammattihenkilöiden käytössä. Tulevaisuudessa arkistoidut tiedot avautuvat asiakkaalle itselleen sekä muiden rekisterinpitäjien käyttöön”, Kälviä kuvailee Kanta-palvelujen vaiheittain etenevää käyttöönottoa.
Sähköinen tietojen arkistointi myös parantaa sosiaalihuollon tietoturvallisuutta. Määrämuotoisesti tuotetut tiedot ovat vain käyttöoikeuksien mukaisesti ammattilaisten käytettävissä.
Suunnannäyttäjä sosiaalihuollon Kanta-integraatioille
Sosiaalihuollossa asiakkuuden ja asianhallinta on monivaiheinen prosessi. Asiakkaiden palvelutarpeet johtavat erilaisiin palvelukokonaisuuksiin. Kanta-integraatio on merkittävä tunnustus sosiaalihuollon merkityksestä kansallisessa palvelukokonaisuudessa.
”Kantaan arkistoitava asiakkuusasiakirja kokoaa yhteen jokaisen prosessissa syntyneen asiakasasiakirjan”, Kälviä kuvailee.
Kansallinen prosessi sekä palvelutehtäväluokitus vaativat sosiaalihuollon palveluyksiköiden esimiehiltä ja työntekijöiltä yhteistä keskustelua ja tulkintaa muun muassa ammattioikeuksista ja mitä asiakastietojärjestelmään missäkin vaiheessa kirjataan. Tiedon Lifecare-työpöytä tukee jatkossa kansallisen prosessin mukaisesti asiakkuuden eri vaiheita.
Eksoten Kanta-integraatioon tähdänneessä SosKanta-pilottihankkeessa on tasoitettu ja viitoitettu tietä muille sosiaalihuollon organisaatioille. Eksoten, Tiedon, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) sekä Kelan tiiviissä yhteistyössä on prosessi- ja järjestelmäkehityksen lisäksi tuotettu ohjeita, materiaalia, tehtävätaulukoita sekä koulutusaineistoja tuleville käyttöönotoille.
Johtaja Carita Hirvonen Tiedolta toteaa, että SosKanta-projekti osoitti esimerkillisesti Eksoten kyvykkyyden toimia valtakunnallisena suunnannäyttäjänä sekä halun luoda sosiaalihuollolle ja terveydenhuollolle tasa-arvoisia tietojärjestelmäkokonaisuuksia.
”Eksoten jatkuva alueellisen sote-kokonaisuuden kehittäminen konkretisoituu haluna tehdä uudistuksia ensimmäisten joukossa”, Hirvonen toteaa.
Suunnitelmallinen valmistautuminen kannattaa aloittaa nyt
Kälviän mukaan kansallisen sosiaalityön kannalta on merkityksellistä, että uudistusta on ollut viemässä eteenpäin suuri joukko sosiaalihuollon tietohallinnon ammattilaisia. Pilottihankkeen aikana on käyty monia, kriittisiäkin keskusteluja kansallisista määrityksistä ja niiden tulkinnoista.
”Kanta-integraatio on merkittävä tunnustus sosiaalihuollon merkityksestä kansallisessa palvelukokonaisuudessa. Alan ammattilaisten käymä keskustelu on varmistanut, että eri näkökulmia ei ole jätetty pohtimatta ja lopputuloksesta materiaaleineen on saatu todella kattava”, Kälviä pohtii.
Hän kannustaa sosiaalihuollon organisaatiota tarttumaan Kanta-integraation suunnittelutyöhön rohkeasti. Vanhojen tietojen arkistointi järjestelmään edellyttää asiakastietojärjestelmän nykytilan kuvausta. Uuden tiedon tallentaminen vaatii organisaatiolta prosessien uudistamista sekä tietojen tallentamista ja hakemista edellyttävien toiminnallisuuksien viilaamista asiakastietojärjestelmään.
Eksotessa tuotantoympäristö aloitettiin täysin puhtaalta pöydältä. Kanta-palveluihin siirtyy toistaiseksi sosiaalihuollon uudet tiedot. Seuraavan puolen vuoden aikana toimintamalleja juurrutetaan Eksoten sosiaalihuollon palveluyksiköihin. Jatkossa sosiaalipalvelujen tiedonhallinta huolehtii, että sovituista asiakasprosesseista pidetään kiinni. Myös vanhojen tietojen arkistointi aloitetaan lähitulevaisuudessa.
Minna Kälviän mukaan kansallinen arkistointi on myös iso askel kohti sosiaalihuollon palveluketjun sähköistämistä. Palveluntuottajien, kuten päivä- ja työtoiminnan sekä palveluasumisen, on jatkossa mahdollisuus integroitua osaksi maakunnallisen toimijan järjestelmäkokonaisuutta sekä Kanta-palveluja.
”Kansallinen tuki ja ohjaus on taustalla myös pienillä organisaatioilla. Yksin asioita ei kannata jäädä pohtimaan”, Kälviä kannustaa.
Eksoten IT-palvelupäällikkö Minna Kälviä