Head of Design & Experience Management
Die Herausforderung
Wie in zahlreichen kleineren Organisationen fehlte auch bei der HOSI, der Homosexuellen Initiative, ein zentralisiertes System für die Organisation und Zusammenarbeit mit Daten, die sich in diversen Excel-Dateien sowie in zahllosen händischen Notizen befanden. Darüber hinaus mussten auch die richtigen Verbindungen zwischen den verschiedenen Datentypen hergestellt werden. Es galt sicherzustellen, dass alle für Entscheidungsfindungen erforderlichen Informationen nachverfolgbar waren. Eine Softwarelösung für die effiziente Verwaltung der beiden Hauptprozesse wurde gesucht: die Mitgliederverwaltung und das Flaggenmanagement. Daraus entstand die Idee, die Daten in einem Salesforce-System zusammenzufassen, sodass mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen können.
Die Lösung
Das Ziel war, der HOSI eine modernere Arbeitsweise durch ein neues CRM zu ermöglichen. Dazu übernahmen die Tietoevry-Expert:innen die Salesforce-Grundkonfiguration samt Standardfunktionen. Diese erweiterten sie in der Folge durch die Integration von kundenspezifischen Entwicklungen, sodass eine vollständige Kompatibilität aller internen Prozesse gewährleistet wurde.
Die neue HOSI-Mitgliederverwaltung umfasst nicht nur Informationen über die Mitglieder an sich, sondern auch über deren Mitgliedschaften und Mitgliedsbeiträge. Ein automatisierter Prozess erstellt und berechnet die einzelnen Zahlungen für Mitglieder im jeweils gewünschten Intervall. Die Fahnenverwaltung umfasst eine neuartige Struktur, die es ermöglicht, den Überblick darüber zu behalten, welche Schulen welche Fahnentypen im Einsatz haben und welche Budgets damit verknüpft sind.
Insgesamt bietet die von Tietoevry implementierte Salesforce-Lösung der HOSI ein System, das einerseits das Management aller Mitglieder erlaubt und andererseits das Fahnenmanagement der teilnehmenden Schulen vereinfacht und beschleunigt. Dabei profitiert sie auch von den nativen Kollaborationsfunktionen durch Chatter und Aktivitäten, was die Zusammenarbeit innerhalb der HOSI effizienter und übersichtlicher macht.
Über den Kunden
Die Homosexuelle Initiative (HOSI) Wien ist die älteste und wichtigste Lesben- und Schwulenorganisation Österreichs. Gegründet 1979, ist eine ihrer vielen Aufgaben die politische Lobbyarbeit. Ihre Lobbying-Aktivitäten richten sich an Minister:innen, Abgeordnete und andere Politiker:innen sowie an politische Parteien und Behörden, an die Medien und an die Öffentlichkeit, um die Anliegen von Schwulen und Lesben zu vertreten.
Zur Webseite der Homosexuelle Initiative (HOSI) Wien
Die Vorteile im Überblick
Aktualität von Daten
Mehrere Benutzer:innen können parallel an Daten arbeiten, welche stets up-to-date sind
Automatisierte Prozesse
Weniger manuelle Arbeit und geringere Fehlerwahrscheinlichkeit
Kommunikation par excellence
Effizienter Austausch durch Chats, Überblick durch die Aktivitätsfunktionalität
Mehr zur Lösung
Alle Daten der HOSI befinden sich in einer zentralen Datenbank. Die Zugriffsberechtigungen können individuell festgelegt werden, sodass die Benutzer:innen nur jene Daten sehen, die sie benötigen. Zum gleichen Zeitpunkt können mehrere Personen auf Daten zugreifen, von unterschiedlichen Standorten aus. Das garantiert, dass Daten stets aktuell sind, keine Duplikate befürchtet werden müssen und Datenabgleichungen obsolet werden.
Im Bereich der Zusammenarbeit bietet die Chatter- und Aktivitätsfunktionalität den Benutzer:innen vielfältige Möglichkeiten der Kooperation und Kommunikation.
Wir sind froh, dass Tietoevry uns von Anfang an aktiv unterstützt hat und uns beim Wechsel von unseren Tabellenkalkulationen zu einem modernen CRM begleitet hat.
Ann-Sophie Otte
Obfrau der Homosexuelle Initiative (HOSI) Wien
Wir freuen uns sehr, dass wir mit HOSI, der organisierenden Institution der Regenbogenparade, eine für die Gesellschaft so wertvolle Bewegung unterstützen dürfen.
Patrik Svitek
Consultant, Tietoevry Austria