Fra Post-it-lapper til presis planlegging: Seinäjoki sentralsykehus effektiviserer administrasjonen med Lifecare Tjenesteplanlegging

Oppdatert digital informasjon om sykepleierressurser optimaliserer pasienttjenester og forbedrer det daglige arbeidet.

Tommi Koistinen

Lead Product Manager, Production Management

Utfordringen

Velferdstjenestefylket i Sør-Österbotten i Finland manglet effektive verktøy for ressursplanlegging. Arbeidsområder og ansatte ble tildelt manuelt ved bruk av inkonsekvente metoder, noe som førte til ineffektivitet. For å forbedre koordineringen implementerte fylket løsningen Lifecare Tjenesteplanlegging i tre poliklinikker ved Seinäjoki sentralsykehus – med svært positive resultater.

Løsningen

Ved å tilby oppdatert ressursinformasjon for tjenesteplanlegging, standardiserer Tietoevry Care’s Lifecare Tjenesteplanlegging driften av fylkets poliklinikker. Ressursdata lagres i en digital applikasjon, noe som eliminerer behovet for å spore detaljer manuelt eller fra hukommelsen. Dette reduserer administrativt arbeid og frigjør tid til pasientbehandling og ledelsesoppgaver.

Om kunden

Velferdstjenestefylket i Sør-Österbotten opererer i 18 finske kommuner og betjener 190 000 innbyggere. Over 10 000 fagpersoner arbeider i fylkets åtte sosial- og helsesentre, som dekker 400 forskjellige stillingskategorier.

Fordeler for kunden

Bedre styring av eget arbeid

Ressurstildeling er en klar og håndterbar prosess, som gir mer tid til sykepleiearbeid. Tjenesteplanen kan oppdateres i sanntid og vises visuelt som en kalender.

Optimalisering av ressursbruk

Delte rom og personell på tvers av poliklinikker muliggjør effektiv bruk av ettertraktede kompetanser og forbedrer pasienttilgangen gjennom optimal tidsstyring.

Forbedrede operasjoner basert på data

Med klare ressursdata er det enklere å analysere og utvikle driften. Budsjetteringen blir også mer presis, siden den samsvarer med tilgjengelige ressurser.

Etter et felles spesifikasjons- og utviklingsprosjekt mellom velferdstjenestefylket i Sør-Österbotten, Finland, og Tietoevry Care, ble løsningen Lifecare Tjenesteplanlegging implementert i fylkets første poliklinikker i mai 2024.

"Velferdstjenestefylkets ressursplanlegging var i stor grad manuell og tidkrevende, med informasjon hentet fra ulike systemer til Post-it-lapper og Excel-ark. I vårt omfattende utviklingsprogram analyserte vi langsiktige tiltak og deres innvirkning på ressursplanlegging. Målet var å redusere planleggingspersonalets kognitive belastning og totale arbeidsmengde gjennom automatisering. Tietoevry Cares løsning passet godt til dette behovet,” sier Marjo Patana, ICT Development Manager for Production Management i velferdstjenestefylket i Sør-Österbotten.

Three cheerful professionals sitting at a table looking at a laptop. From left: Marjo Patana (light pink blazer), Sami Penttilä (blue nurse shirt), and Tytti Valli (black jacket). In the background: light blue walls, a hallway, and a wall clock. — Fra venstre: Development Manager for Production Management Marjo Patana, Head Nurse Sami Penttilä og Manager of Social and Health Application Services Tytti Valli

Løsningen er utviklet i tett samarbeid

“Først registreres klinikkens parametere: ansatte, kompetanser, arbeidstider, lokaler, tjenestedefinisjoner og deres krav. Når dette er gjort, implementeres tjenesteplanen vanligvis for tre uker. Tjeneste, lokaler og ressurser matches, og hvis definisjonene er korrekte, kan arbeidet automatiseres. Avdelingssykepleieren trenger bare å gjennomgå planen og legge til eventuelle endringer – som opplæring, fraværsvarsler og ferier – før godkjenning og publisering. Foreløpig skrives ukeplanen fortsatt ut slik at de ansatte kan se den, men vi ser frem til mobilgrensesnittet som kommer høsten 2025,” forklarer Patana.

Løsningen kan også inkludere faste møter og opplæringsøkter, som letter kommunikasjonen og reduserer e-postmengden. Leger kan se rom og sykepleier fra listen, mens fysioterapeuter kan holde seg oppdatert på hva som skjer på poliklinikken og planlegge oppgavene sine deretter. Forutsigbarheten i det daglige arbeidet forbedres, og uventede situasjoner kan unngås. Dette gjenspeiles igjen i klarere og mer sammenhengende pasientforløp.

Utviklingen av løsningen har blitt gjennomført i tett samarbeid mellom fylkets prosjektteam og Tietoevry Cares eksperter. Både Valli og Patana er fornøyde med det samarbeidende og lydhøre partnerskapet. Spørsmål har blitt besvart raskt, og systematiske praksiser har blitt etablert for å støtte videre applikasjonsutvikling.

“Begge parter har lært mye det siste året. Implementeringene har blitt rutine og i stor grad automatiserte. Vi følger nå etablerte beste praksiser og vet hva løsningen krever for at vi skal lykkes,” sier Patana.

“Samarbeidet vårt har vært godt. Ekspertene hos Tietoevry Care har løst utfordringer raskt, noe som er et klart pluss. Jeg anbefaler sterkt Lifecare Tjenesteplanlegging til andre fylker også. Noen systemer er tunge å bruke, mens andre gjør hverdagen enklere. Dette hører definitivt til den siste kategorien,” sier Sami Penttilä, avdelingssykepleier ved kirurgisk og ortopedisk poliklinikk i Sør-Österbotten.

Mer tid til pasientbehandling og personalledelse

Intervjuobjektene rapporterer tydelige fordeler og positiv tilbakemelding fra den nye løsningen. Ved å gå bort fra Excel-ark og håndskrevne notater er den samlede oversikten nå mye klarere for alle.

“Etter at grunnarbeidet var gjort, ble arbeidsmengden betydelig redusert. Ukentlig ressursfordeling tok tidligere flere timer, ettersom informasjon ble hentet fra mange forskjellige systemer. Nå tar hele prosessen maksimalt en halvtime per poliklinikk. Jeg ser også frem til mobilappen som vil erstatte penn og papir, slik at alle kan se listene,” forklarer Penttilä.

Penttilä roser også driftsløsningen:

“Som ny avdelingssykepleier kan jeg si at dette er en av de mest oversiktlige løsningene jeg har sett. Den er brukervennlig og gir et tydelig bilde av poliklinikkens situasjon, ettersom alle brukere har tilgang til samme informasjon. Dette passer godt til dagens arbeidsmiljø, hvor avdelingssykepleiere har flere poliklinikker og gjør vikariater, noe som betyr at de ikke har bakgrunnsinformasjon om alle klinikker.”

I sosial- og helsesektoren krever daglig ledelse tid. Ledere må være til stede i de ansattes hverdag. Med implementeringen av løsningen kan avdelingssykepleieren fokusere på viktige saker, som personal- og endringsledelse, uten å bruke tid foran datamaskinen.

Flere funksjoner på vei

“Løsningen har utviklet seg betydelig og inkluderer generelt alle spesifiserte funksjoner, så vi kan nå raskt sette i gang våre utvidelsesplaner. Fylkets mål er at løsningen skal brukes i så mange forskjellige poliklinikker som mulig. Innen utgangen av 2025 tar vi sikte på å ha 10 poliklinikker som bruker løsningen. Vi har også som mål å utvide den til flere personalgrupper, inkludert fysioterapeuter og primærhelsetjenesten,” sier Valli.

Applikasjonsutvikling og nye funksjoner er fortsatt nødvendig, sier Tommi Koistinen, Lead Product Manager i Tietoevry Care:

“Vi har klare planer for videreutvikling av løsningspakken. Det finnes mange områder i porteføljen hvor flere funksjoner kan bygges, som prognoser, plasseringsoptimalisering og beslutningsstøtte. I sam samtalene våre med velferdstjenestefylkene har det blitt tydelig at alle ser behovet for driftsmessig effektivitet og kostnadsbesparelser. Våre løsninger kan bidra til å lette situasjonen.”

Om løsningen

Lifecare Tjenesteplanlegging er en del av Lifecare Ressursoptimalisering. Lifecare Ressursoptimalisering samler produksjons-, bemannings- og tjenesteplanlegging i ett system for bedre ressursstyring i sykehus, klinikker og kommuner.