Tekoälyavusteinen kirjaaminen toi järjestystä sosiaalihuollon arkeen – kokemuksia kentältä
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen pilotoima Lifecare Smart Notes on osoittanut, miten tekoäly voi olla työssä positiivinen, ajankäyttöä helpottava asia.
Portfolio Lead for Data-driven Applications
Haaste
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisilta kuluu paljon työaikaa kirjausten ja dokumentaation manuaaliseen luomiseen, ja se aiheuttaa myös kognitiivista kuormitusta. Hyvinvointialue lähti pilotoimaan Lifecare Smart Notesia syksyllä 2024. Pilotti laajeni koskemaan myös terveydenhuollon työntekijöitä, ja syyskuussa 2025 alkoi kolmas pilotti, jossa tekoälyavusteinen kirjaaminen on integroitu terveydenhuollon Lifecare Potilastietojärjestelmään. Tähänastiset tulokset ovat olleet erittäin lupaavia.
Ratkaisu
Tietoevry Caren Lifecare Smart Notes on tekoälypohjainen ratkaisu, joka nopeuttaa dokumentointia ja vähentää kuormitusta. Se auttaa sinua keskittymään kohtaamiseen, ei kirjoittamiseen. Lisäksi se toimii saumattomasti Lifecare Asiakas- ja potilastietojärjestelmien kanssa tai itsenäisenä työkaluna.
Asiakkaasta
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue toimii 18 kunnan alueella ja palvelee 190 000 asiakasta. Alueen kahdeksassa sosiaali- ja terveyskeskuksessa työskentelee yli 10 000 ammattilaista 400 eri ammattinimikkeen alla.
Aikaa asiakastyöhön – joka päivä
Kirjaukset kuntoon vartissa
”Käytän Lifecare Smart Notesia joka päivä, usein asiakaskäyntien välissä. Sain uuden asiakkaan pitkän kirjauksen saneltua vartissa, kun aiemmin siihen olisi mennyt lähes puoli tuntia”, Jussi Rinne
Stressi ja kuormitus vähenevät
”Yleinen jaksamiseni on parantunut, kun kirjaukset eivät jää roikkumaan. Säästynyt aika on jäänyt asiakastyölle, kaaos vähenee ja järjestys lisääntyy”, Essi Puska
Tehostaa työn toimintoja
”Työergonomia paranee, kun ei tarvitse istua pöydän ääressä. Prosessit kulkevat tehokkaammin, ja työaikaa vapautuu esimerkiksi asiakas- ja suunnittelutyöhön”, Elina Kuohuva-Ikonen
Tietoevry Care aloitti syksyllä 2024 yhteistyön Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen kanssa Lifecare Smart Notesin pilotoimisessa. Pilottien aikana on tehty arviointia ja koeryhmää laajennettu terveydenhuollon puolelle.
”Pilottien suunnittelutyö lähti liikkeelle käyttäjän näkökulmasta. Kaikki arkityössään kirjauksia ja dokumentaatiota tekevät haastateltiin heidän tarpeistaan puheentunnistuksen osalta. Odotuksena oli, että ratkaisusta tulee hyödyllinen ja tehokas apu arkeen, ja koekäyttäjät ovat ottaneet sen positiivisin mielin vastaan”, kertoo projektipäällikkö Elina Kuohuva-Ikonen Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen Tukipalveluista.
Kannattaa lähteä rohkeasti kokeilemaan
”Yhteistyömme Tietoevry Caren kanssa on ollut alusta asti hyvää ja joustavaa. Tiimimme on tehnyt hyvässä hengessä aktiivista kehitystä, ja mukava yllätys on ollut, että toimittaja on tuonut pilottiin aina uusia ehdotuksia toiminnallisuuksista. Odotan innolla syyskuussa alkaneen kolmannen pilotin tuloksia. Tarkastelemme vaikutuksia ammattilaisten arkeen, kehitämme raportointia ja teemme lopuksi käyttäjäkyselyn. Tekoäly on työssämme positiivinen, ajankäyttöä helpottava asia, ja suosittelen sen käyttöä muillekin hyvinvointialueille”, Elina Kuohuva-Ikonen jatkaa.
Essi Puska, vt. sosiaalityöntekijä: ”Jatkan varmasti ratkaisun käyttöä”
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen vt. sosiaalityöntekijä Essi Puska tuli pilottiin mukaan alkuvuodesta. Hänellä on asiakkainaan noin 40–50 lapsiperhettä Seinäjoen ja Isokyrön alueilla.
”Innostuin tästä tilaisuudesta heti, koska ratkaisu lupasi helpottaa ja tehostaa työtä. Ennen Lifecare Smart Notesia työhöni kuului paljon kirjaamista käsin. Sosiaalityössä kaikki tehty työ tulee kirjata. Tein dokumentoinnit ennen Wordistä tai muistivihkosta sosiaalihuollon Lifecare Asiakastietojärjestelmään, ja kun päivässä on monta tapaamista tai puhelua, on haastavaa muistella kaikkea läpi käytyä. Kun päätin ottaa Lifecare Smart Notesin käyttöön, kirjaamisesta tuli ajantasaisempaa ja paljon tehokkaampaa, ja aikaa on säästynyt muun muassa tärkeälle asiakastyölle. Pidän lippua yllä tämän puolesta. Auttaa oikeasti ja konkreettisesti eikä tuo lisätyötä”, sanoo Essi Puska.
Maisterintutkielma: Lifecare Smart Notes tehostaa sosiaalityön kirjaamista
Essi Puska kertoo myös maisterintutkielmastaan*), jossa tarkasteltiin, miten sosiaalialan ammattilaiset kokivat tekoälyavusteisen kirjaamisen ja sen sopivuuden sosiaalityöhön.
”Lifecare Smart Notes vaikutti työn sisältöön kirjaamiseen kuluvan ajan vähenemisenä sekä tehokkuuden lisääntymisenä. Valtaosa kysymyksiin vastaajista eli 65,5 % koki ratkaisun vähentäneen kirjausviivettä jossain määrin tai selvästi. Tämä viittaa siihen, että kyseinen ratkaisu on monien ammattilaisten mielestä hyödyllinen työprosessin sujuvoittamissa. Tulokset osoittavat, että ratkaisu koetaan merkittäväksi kirjaamista tehostavaksi työvälineeksi sosiaalialalla. Vain harva vastaaja koki sen hidastavan työtä”, Puska sanoo. Maisterintutkielman kyselyyn vastasi 118 ammattilaista, joista 84 toimi sosiaalialalla.
En halua enää palata vanhaan malliin
Jussi Rinne toimii Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella ohjaajana työikäisten ja vammaisten kotona asumista tukevissa palveluissa.
”Tulin pilottiin mukaan viime lokakuussa. Koska olen koulutukseltani myös datanomi, olin hyvin kiinnostunut osallistumaan. Aloin heti hyödyntää sovellusta, ja käytän sitä joka päivä työssäni. Sanelen aika paljon tien päällä asiakaskäyntien välissä ja joskus myös asiakkaan luona. Olen myös yrittänyt testata ratkaisua monin tavoin: soittanut musiikkia kovaa autossa ja kerran ajoin jopa autopesulaan - Lifecare Smart Notes tunnisti saneluni melusta huolimatta”, Jussi Rinne naurahtaa.
”Lifecare Smart Notesiin kannattaa paneutua, se on sen arvoista. Etenkin keskustelun tallennus- ja yhteenveto-ominaisuudet ovat hyvin hyödyllisiä. Näen, että tekoälyn merkitys korostuu sosiaalialalla, kun tulevaisuudessa apua tarvitaan yksiselitteisesti enemmän, ja sen avulla voi säästää työaikaa. Suosittelen ratkaisun käyttöä kollegoille myös muilla hyvinvointialueilla.”
Askel tehokkaampaan sote-työhön
Kalle Vuorinen työskentelee Tietoevry Caressa tuotepäällikkönä ja kertoo, että Lifecare Smart Notes mullistaa sosiaali- ja terveydenhuollon dokumentoinnin.
”Tekoäly tuottaa kirjausluonnoksia jo nyt – pian se voi ehdottaa määräyksiä ja hyödyntää asiakkaan tai potilaan aiempia asiakirjoja entistä älykkäämmin. Näin se luo kirjauksiin valmiin pohjan, johon ammattilainen lisää omat arvionsa. Tämä merkitsee uutta aikakautta työnkulkujen tehostamisessa.”
Vuorinen jatkaa: “Näen tekoälyn sote-alalla avustajana – se auttaa ammattilaisia löytämään olennaisen tiedon, laatimaan kirjauksia ja automatisoimaan hallinnollisia tehtäviä, vapauttaen aikaa asiakas- ja potilastyöhön. Läheinen yhteistyö hyvinvointialueiden kanssa tekoälyn oikeanlaisten käyttökohteiden tunnistamisessa on korvaamattoman tärkeää, jotta teknologiasta saadaan suurin hyöty irti.”
Tutustu lisää
Lifecare Smart Notes – Tekoälyavusteinen kirjaaminen
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen selvityksen mukaan puheesta tekstiksi -ominaisuus voi vähentää hoitotyön dokumentointiin käytettävää aikaa jopa 20–40 %.
*) Essi Puskan ja Marika Lintalan Maisterintutkielma, Sosiaalityö, Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos. Jyväskylän yliopisto ja Kokkolan yliopistokeskus Chydenius, syksy 2025