CRM Expert
Die Herausforderung
Adieu, Papierberge: Die Universität für Weiterbildung Krems stand vor einer herausfordernden Aufgabe. Es ging um die Identifizierung, Priorisierung und digitale Umsetzung einer Vielzahl von (gelebten) Prozessen, die zahlreiche Akteur:innen involvierte. Bestehende Prozesse wurden überdacht - insbesondere solche, die noch auf Papierformularen beruhten. Zusätzlich sollten bisherige Systembrüche und Unterbrechungen im Informationsfluss unterbunden werden. Die Universität benötigte eine effiziente Lösung, um ihre Abläufe nachvollziehbarer, dynamischer und schneller zu gestalten.
Die Lösung
Tietoevry unterstützte die Universität für Weiterbildung Krems bei der Digitalisierung ihrer Prozesse durch die Konzeptionierung, den Support und die Konfiguration einer Salesforce.com Umgebung. In enger Zusammenarbeit wurden maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, um die spezifischen Anforderungen der Universität zu erfüllen.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Schaffung eines Serviceportals für Mitarbeiter:innen sowie der Ausbau des Serviceangebots für aktuelle und ehemalige Studierende im Sinne des lebenslangen Lernens. Dabei wurde auf folgende Bereiche besonderer Wert gelegt:
- die Abbildung interner und externer Organisationsstrukturen
- die Darstellung der handelnden Personen innerhalb der Organisationsstrukturen mit ihren jeweiligen Verantwortlichkeiten und Mehrfachfunktionen
- das Management von Vertragspartnern, Kooperationen und Verträgen
Ein weiterer Fokus lag auf dem Antragsmanagement für Investitions- und HR-Prozesse mit dynamischen, mehrstufigen Berechtigungs- und Freigabestufen inklusive Vertretungsregeln. Zudem wurde ein Ticketingsystem mit externem Portal und internen Automatisierungen implementiert.
Über den Kunden
Die Universität für Weiterbildung Krems ist eine führende öffentliche Universität für Weiterbildung in Europa. Mit ihrer Expertise in Lehre und Forschung trägt sie aktiv zur Bewältigung gesellschaftlicher Herausforderungen bei. Die Universität ist auf die Höherqualifizierung von Berufstätigen spezialisiert und legt besonderen Wert auf die Transdisziplinarität, um Brücken zwischen Grundlagenforschung, Anwendung, verschiedenen Disziplinen und der Gesellschaft zu schaffen. Die verstärkte Berücksichtigung digitaler Transformationsprozesse war ein strategischer Schritt für die Universität, um ihre internen Services zugänglicher und effizienter zu gestalten.
Übersichtlicher Servicekatalog
Der dynamisch konfigurierbare Servicekatalog bietet einen übersichtlichen Startpunkt für interne Dienstleistungen und Prozesse.
Abbildung der Organisationsstruktur
Durch die Darstellung der Organisationsstruktur werden alle Fakultäten, Abteilungen und Servicestellen korrekt hierarchisch strukturiert dargestellt. Jede:r Mitarbeitende ist sichtbar zugeordnet.
Automatisierte digitale Freigabeprozesse
Durch dynamisch konfigurierbare Freigabeprozesse, wie etwa Vertretungsregeln für Urlaube und multiple Benachrichtigungsmechanismen, wird die interne Zusammenarbeit verbessert.
Mehr zur Lösung:
Die Lösung umfasst einen generellen Servicekatalog, die Abbildung aller Organisationseinheiten und die Implementierung automatisierter Freigabeprozesse. Durch die Verwendung von Workflows konnten Anpassungen einfach vorgenommen werden. Zudem wurden diverse HR-spezifische Prozesse und ein mehrstufiges Ticketsystem konfiguriert. Eine Wissensdatenbank unterstützt die generelle Verwendung und die Benutzer beim Ticketmanagement.
Tietoevry unterstützt uns dabei, die internen Services möglichst zugänglich und sauber aufzubauen. Die dynamische Abbildung unserer Freigabestrukturen ist für uns besonders wichtig und Tietoevry hat für uns eine smarte Lösung gefunden, um diese Herausforderung erfolgreich zu lösen.
Christopher Grün
Team für digitale Transformation, Universität für Weiterbildung Krems