När komplexitet blir strukturell i laboratorieverksamheten

I laboratorieverksamhet uppstår friktion sällan över en natt. Den byggs upp gradvis: ett extra valideringssteg här, en lokal workaround där, en konfigurationsändring som införs för att lösa ett akut problem.

Varje enskilt beslut är rimligt i stunden. Men över månader och år börjar dessa små justeringar påverka det dagliga arbetet mer än systemets ursprungliga design. Det här mönstret beskrivs också i forskning om arkitektonisk och strukturell komplexitet i IT-system (van den Hooff et al., 2026).

Laboratoriet fortsätter att fungera. Prov analyseras, svar rapporteras och systemen är stabila. Men att upprätthålla stabiliteten kräver allt mer arbete. Med tiden kan komplexiteten gå från att vara situationsbunden till att bli en del av själva strukturen.

Hur strukturell komplexitet visar sig i praktiken

Strukturell komplexitet yttrar sig sällan som rena systemfel. I stället märks den i vardagliga situationer i verksamheten, till exempel:

• En nyanställd biomedicinsk analytiker behöver ovanligt lång tid för att känna sig trygg i arbetsflödena eftersom processerna bygger mer på odokumenterad kunskap än på tydlig struktur.
• En uppgradering av laboratorieinformationssystemet (LIS) tar betydligt längre tid än planerat eftersom lokala anpassningar kräver omfattande tester.
• Integration av ett nytt analysinstrument kräver oväntade specialanpassningar eftersom konfigurationerna skiljer sig mellan laboratorier.
• Ett nytt nationellt rapporteringskrav, som borde kunna lösas med en enkel konfigurationsändring, kräver i stället omfattande tester och flera godkännanden eftersom systemen utvecklats olika på olika platser.
• Initiativ för harmonisering mellan regioner går långsammare än planerat eftersom systemen har utvecklats i olika riktningar över tid.

Ett konkret exempel illustrerar hur detta kan uppstå.

Föreställ dig ett laboratorium som över tid har infört lokala konfigurationsändringar för att hantera specifika rapporteringsbehov, tillfälliga workaround-lösningar och resultat från revisioner. När en nationell regeländring senare kräver en mindre justering i rapporteringen påverkar förändringen flera beroende konfigurationer.

Det som borde ha varit en enkel uppdatering kräver nu omfattande tester mellan olika enheter, flera godkännanden och noggrann koordinering mellan laboratorieverksamheten och IT. Komplexiteten orsakas inte av det nya kravet i sig, utan av den struktur som vuxit fram runt systemet.

Ett annat vanligt exempel är valideringsflöden. Extra godkännandesteg införs ofta efter revisioner, incidenter eller identifierade risker. Varje enskilt beslut är rimligt. Men över tid kan godkännandekedjorna bli mer omfattande än vad dagens riskbild eller verksamhet kräver.

Det som från början var en förstärkning av kvalitetssäkringen blir gradvis ett operativt hinder.

Systemet fungerar fortfarande – men det blir svårare att förändra.

När stabilitet blir skörhet

Laboratoriesystem kollapsar sällan på grund av växande komplexitet. I stället förlorar de sin flexibilitet.

Små konfigurationsändringar börjar innebära oproportionerligt stora risker. Uppgraderingar kräver bredare valideringsomfång. Moderniseringsinitiativ blir beroende av nyckelpersoner som “vet hur systemet egentligen fungerar”.

Det som i vardagen uppfattas som stabil drift kan i själva verket vara ett system som gradvis har glidit bort från sin ursprungliga struktur.

När komplexiteten börjar ta upp kapaciteten för förändring får laboratorier svårare att införa nya diagnostiska metoder, anpassa sig till nya regulatoriska krav eller fullt ut dra nytta av digitalisering och automatisering.

Resurser som skulle kunna användas för innovation går i stället åt till att underhålla historiska anpassningar. Stabiliteten kan därmed dölja en underliggande strukturell sårbarhet.

Hur en välfungerande struktur ser ut

Att hantera strukturell komplexitet handlar sällan om att byta ut allt. Det handlar om att skapa en medveten och långsiktig samordning.

I välfungerande laboratoriemiljöer är arbetsflöden transparenta och inte beroende av enskilda individer. Konfigurationsändringar sker enligt tydliga styrningsprinciper. Integrationer standardiseras där det är möjligt och lokala anpassningar är medvetna, dokumenterade beslut – inte historiska rester.

Ansvar för processer och systemkonfiguration är tydligt definierat, och modernisering följer en långsiktig roadmap snarare än att drivas av ackumulerad friktion.

I sådana miljöer blir uppgraderingar mer förutsägbara. Valideringsarbetet blir mer hanterbart. Samordning mellan regioner blir realistisk. Modernisering sker stegvis i stället för genom stora, disruptiva förändringar.

Framför allt återfår laboratoriet sin flexibilitet – förmågan att anpassa sig utan oproportionerlig arbetsinsats.

Att designa för samordnad utveckling

Att minska strukturell komplexitet handlar inte om att eliminera variation för sakens skull. Det handlar om att säkerställa att laboratoriets system kan utvecklas utan att gradvis fjärma sig från verksamhetens behov.

Moderna laboratorieinformationssystem måste därför utformas med långsiktig anpassningsförmåga som en grundprincip – inte som något som läggs till i efterhand.

Strukturerad konfigurerbarhet, transparenta integrationsmodeller och tydliga styrningsmekanismer är inte bara förbättringar. De är arkitektoniska förutsättningar i en miljö där förändring är konstant.

Det kräver också kontinuerlig samverkan mellan laboratorieverksamhet, IT och systemleverantör, samt att man regelbundet omprövar grundantaganden:

Vilka delar av systemet speglar dagens arbetssätt – och vilka speglar historiska anpassningar som aldrig har omvärderats?

När samordning ses som ett löpande ansvar, och inte bara något som sker i stora projekt, blir förändringar mer hanterbara och utvecklingen mer hållbar.

Att utmana status quo

När komplexiteten blivit strukturell kan den dagliga driften verka stabil – samtidigt som laboratoriets förmåga att hantera förändring minskar.

Att förändra detta börjar sällan med stora transformationer. Det börjar med medvetenhet. Med frågor om huruvida systemkonfigurationen verkligen stödjer dagens arbetsflöden. Med en analys av var beroendet av individer har ersatt tydlig struktur. Och med reflektion kring om moderniseringsinitiativ faktiskt adresserar grundorsakerna – eller bara lägger ytterligare lager ovanpå befintlig komplexitet.

För laboratorier innebär det ofta att skapa utrymme att ta ett steg tillbaka och utvärdera om den nuvarande systemstrukturen verkligen stödjer långsiktig utveckling. Att regelbundet granska strukturell komplexitet bör vara en naturlig del av laboratoriets styrning – inte bara något som görs när problem uppstår.

För systemleverantörer innebär det att ta ett tydligt ansvar för hur systemet utvecklas över tid. Hållbar utveckling kan inte enbart styras av enskilda kundförfrågningar. Den kräver en tydlig produktstrategi, konsekventa konfigurationsprinciper och ett nära samarbete mellan laboratoriet, IT och leverantören.

Strukturell komplexitet uppstår sällan på grund av ett enskilt beslut. Men att förhindra att den blir en del av systemets grundstruktur är ett gemensamt ansvar – där leverantören behöver ta en aktiv roll i att driva arbetet framåt.

Referens

van den Hooff, B., Jochemsen, E., Rezazade Mehrizi, M., Plomp, M., & Mol, K. (2026). Modularisation and the management of IT architecture complexity. European Journal of Information Systems, 35(1), 90–108. https://doi.org/10.1080/0960085X.2025.2546388