noun_Email_707352 Breadcrumb arrow noun_917542_cc noun_Globe_1168332 Map point Play Untitled Retweet

Hva bør du tenke på når hele bedriften din plutselig er på hjemmekontor?

Digital arbeidsplass og hjemmekontor

Les mer om digital arbeidsplass

25 mars 2020

Noen er allerede godt vant med å bruke mulighetene hjemmekontoret gir oss, mens for andre er det en helt ny måte å jobbe på. Nye verktøy må taes i bruk raskt og med kanskje liten opplæring. Det som er felles for oss alle er nok at korona-situasjonen innebærer en endring vi ikke var fullt ut forberedt på, og som vi ikke helt vet varigheten av. Vi i TietoEVRY merker også at vi må tenke annerledes når hjemmekontor har blitt det nye normale. Våre Teameksperter har derfor satt sammen noen gode råd i denne artikkelen

Brått ble hverdagen endret for titusenvis av oss, og over natten ble mestring av digitale samhandlingsverktøy som Microsoft Teams for gjennomføring av digitale møter og effektivt samarbeid kritisk.

Noen er allerede godt vant med å bruke mulighetene hjemmekontoret gir oss, mens for andre er det en helt ny måte å jobbe på. Nye verktøy må taes i bruk raskt og med kanskje liten opplæring. Det som er felles for oss alle er nok at korona-situasjonen innebærer en endring vi ikke var fullt ut forberedt på, og som vi ikke helt vet varigheten av. Vi i TietoEVRY merker også at vi må tenke annerledes når hjemmekontor har blitt det nye normale. Våre Teameksperter har derfor satt sammen noen gode råd i denne artikkelen

Lag deg en god og hyggelig hjemmekontorplass

Hvis det er mulig, finn deg et sted hjemme der du kan sitte komfortabelt og mest mulig uforstyrret. Om du ikke har et eget rom der du kan lukke døra og sitte i fred, kommer du langt med et headset. Teams er designet for å kunne jobbe hvor som helst – så ikke vært redd for om det er litt rotete rundt deg i videomøtet. Du kan gjøre bakgrunnen uskarp slik at de andre møtedeltakerne ikke ser hva som skjuler seg bak deg.

Innfør gode rutiner

Når vi jobber på kontoret har vi ofte faste rutiner for et avbrekk i arbeidstiden som en morgenkaffe, lunsj og kanskje en ettermiddagskaffe. På hjemmekontoret endrer dette seg på godt og vondt – det er ingen kollegaer som bidrar til å opprettholde gode rutiner, noe som kanskje krever noe mer selvdisiplin. Dermed kan det være lurt å pålegge deg selv noen faste rutiner. Har du barn som sitter med hjemmeskole eller må følges opp på andre måter? Da er det greit med den ekstra fleksibiliteten som hjemmekontoret gir deg. Husk derfor å kommunisere til kolleger tilgjengeligheten din igjennom dagen.

 

Pass på helsa

Uten den samme pulsen og livet rundt deg som du finner på ditt fysiske kontor er det fort gjort at du blir sittende med ditt og tar lunsjen ved tastaturet. Pass på å ta pauser – hent deg en kaffe istedenfor å ha en full kanne på pulten, ta lunsjen i parken om været er fint, eller ta en virtuell kaffe eller lunsj med en kollega. Og glem heller ikke å «gå hjem» fra jobb når arbeidsdagen er slutt.

Vær oppmerksom og inkluderende

I online-møter kan det være vanskeligere å få med seg ikke-verbal kommunikasjon. Bruk av kamera kan være lurt for å fange opp slike ting. Fellessamtaler hvor mange er involvert kan gjøre det vanskelig for mange å dele sine meninger. Møteorganisatoren må derfor være flink til å ta jevnlige pauser og stille spørsmål, samt minne deltakerne på at de kan også kan bruke møte-chaten for å dele sine tanker. Et annet alternativ er å ta runder hvor man setter av tid til hver enkelt deltaker. På denne måten kan man sørge for at alle blir hørt.

Utnytt mulighetene i online-møter til å samarbeid

I fraværet av fysiske møter kan det å skape samhold være en stor utfordring, men heldigvis har vi muligheten for digitale møter i Teams. Vi anbefaler å bruke video så mye som mulig - det gir en bedre følelse av tilhørighet i tillegg til at det forbedrer kommunikasjonen. Samtidig gir dette oss en god mulighet til å reflektere over om møtet faktisk er nødvendig, eller om man for eksempel på en rask og effektiv måte kan gjøre nødvendige avklaringer ved å bruke riktige kanaler i Teams. Kanskje kommer det noen mer effektive arbeidsvaner og beslutninger ut av dette?

 

Utnytt mulighetene i online-møter til å samarbeid

I fraværet av fysiske møter kan det å skape samhold være en stor utfordring, men heldigvis har vi muligheten for digitale møter i Teams. Vi anbefaler å bruke video så mye som mulig - det gir en bedre følelse av tilhørighet i tillegg til at det forbedrer kommunikasjonen. Samtidig gir dette oss en god mulighet til å reflektere over om møtet faktisk er nødvendig, eller om man for eksempel på en rask og effektiv måte kan gjøre nødvendige avklaringer ved å bruke riktige kanaler i Teams. Kanskje kommer det noen mer effektive arbeidsvaner og beslutninger ut av dette?

 

Gjør opptak av møtene

Ta opp alle viktige møter i Teams alle kollegene dine bør få med seg. Da kan alle som ikke har mulighet til å være med få same informasjon. Det kan være vanskelig å finne en tid i kalenderen der alle kan delta, spesielt nå som flere må benytte seg av fleksibiliteten ved hjemmekontor for å følge opp for eksempel barn med hjemmeskole.

Kompenser for den tapte kaffepraten

Mange som jobber hjemme oppdager at de går glipp av mye av de sosiale fordelene med å jobbe på samme lokasjon, blant annet uformelle samtaler. Samtaler over kaffekoppen bidrar ikke bare til å holde kontakten, men også å utveksle viktig informasjon. Det er derfor viktig å være aktiv med å nå ut til sine ansatte og kolleger, om det er på chat eller et digitalt møte. Minn derfor både deg selv og dine kolleger på å ta en regelmessig chat, telefon eller videosamtale med andre, slik at man opprettholder kontakten.

 

Samle teamet

For mange kan det oppfattes som isolerende å jobbe borte fra kontoret. Som leder er det derfor lurt å samle hele teamet til jevnlige virtuelle møtepunkter. I tillegg til virtuelle møter finnes det mange gode samhandlingsverktøy som man kan benytte seg av for å samle hoder. Som en del av Microsoft Office 365 har man gode funksjonaliteter for fildeling, samtale, planlegging og notater. I MS Teams kan man enkelt dele dokumenter. For planlegging og oppgaveoppfølgning kan man bruke MS Planner, som er et fleksibelt og brukervennlig. Ingenting er som å ha skrive gode notater i arbeidshverdagen. I MS OneNote kan man organisere disse notatene, og ha de tilgjengelig.

Vær kreativ

Med alle endringene vi må gjennomgå for å jobbe hjemme er det viktig å holde motivasjonen oppe. Istedenfor å overlate det til tilfeldighetene kan man gjøre mye for å sørge for at medarbeiderne fortsetter å føle seg positive og engasjerte. Et viktig tiltak er som nevnt å holde alle informerte om hva som skjer – om det skulle være nyheter, historier eller andre aktiviteter. Hva med en fotokonkurranse på Yammer eller Workplace? Eller en fredagsquiz på Kahoot? Her er det bare kreativiteten som begrenser.



Del på Facebook Tweet Del på LinkedIn