Lähdöt aamukäynneille ovat nopeutuneet 20 minuuttia per työntekijä. Kun kuuden kunnan alueella kotihoidon aamuvuoroissa toimii lähes 60 hoitoalan ammattilaista, on asiakastyöhön vapautunut lisää aikaa koko PoSan tasolla päivittäin yli kahden työpäivän verran.
Myös matkakilometrit ovat vähentyneet. Kankaanpäässä matkakilometrien vähentymisestä syntyi yhden kuukauden aikana säästöä 1500 euroa verrokkikuukauteen verrattuna.
”Olemme sekä työaika- että euromittareilla jo saavuttaneet ne tavoitteet, mitkä optimoinnin käyttöönotolle asetettiin”, PoSan avopalvelupäällikkö Sirkku Lehtinen toteaa.
Ennen kaikkea optimointi on lisännyt asiakaslähtöistä palvelua. Asiakkaiden yksilölliset tarpeet ja päivärytmi huomioidaan käyntien suunnittelussa.
”Aiemmin asiakaskäynnit istutettiin meidän työvuoroihin, nyt kotihoidon tarvetta tarkastellaan asiakkaan rytmin ja yksilöllisen palvelun näkökulmasta. Apua annetaan juuri silloin, kun asiakas sitä tarvitsee”, Lehtinen pohtii.
Resurssointi kokonaisvaltaista ja läpinäkyvää
Optimointi otettiin Pohjois-Satakunnassa käyttöön asteittain. Ensimmäisessä aallossa optimoitiin Kankaanpää, seuraavassa tulivat mukaan muut PoSan jäsenkunnat Honkajoki, Jämijärvi, Karvia, Pomarkku ja Siikainen.
”Työ ja sen resursointi on läpinäkyvää. Enää ei ajatella vain omaa pientä tiimiä, vaan kokonaisuutta. Tekijöitä sijoitetaan sinne missä asiakastarve on todellinen”, Lehtinen toteaa.
Alueella toimii kahdeksan kotihoidon tiimiä, jotka työllistävät reilut 90 hoitoalan ammattilaista ja viisi palveluohjaajaa.
”Yhä vahvemmin myös puheissa kuuluu PoSan yhteinen kotihoito. Resurssit siirtyvät tarvittaessa yli kuntarajojen. Optimoinnissa prioriteettinä pysyvät jatkossakin tiimit, jotta voimme tarjota asiakkaille pysyvyyttä”, Lehtinen kuvailee.
Optimointi ja mobiili lyömätön työpari
Sirkku Lehtisen mukaan kotihoidon optimointi ja Lifecare Kotihoidon Mobiili ovat lyömätön työpari. Niiden yhtäaikainen käyttöönotto oli itsestäänselvyys.
”Todelliset tehot optimoinnista saadaan irti, kun työntekijöillä on mobiilisovellus käytössä. Päivän työlista on välittömästi vuoron alussa työntekijän hyppysissä ja asiakkaan tiedot ovat joka käynnillä joustavasti käytettävissä. Myös lähes kaikki kirjaukset tehdään kentällä”, Lehtinen toteaa.
Keskitetty optimointikeskus huolehtii koko PoSan alueen optimoinnista. Aiemmin jokaisen tiimin töiden järjestelyistä huolehti yksi tiimiläinen, nyt keskitettyä optimointia tekee neljä perustyöntekijää vuoroviikoin. Muun ajan myös optimoijat ovat aktiivisesti mukana kenttätyössä. Optimointikeskuksen innokkeena toimi Kokkolan kotihoidon hyvät kokemukset.
Hoidon tarve lisääntyy
Asiakasmäärät ovat kasvaneet syksyn aikana PoSan alueella merkittävästi. Monet asiakkaista ovat aiempaa huonokuntoisempia.
”Sairaanhoidollinen työn tarve on selkeästi lisääntynyt. Optimointi osoitti heti aluksi, että meillä oli sairaanhoitajia tiimeissä liian vähän tai heidän resurssointi ei jakaantunut tasaisesti tiimien kesken. Sairaanhoitajatarpeeseen reagoitiinkin välittömästi”, Lehtinen kertoo.
Sirkku Lehtisen mukaan asiakasmäärissä on aaltoliikettä, mutta selkeästi hoidon painopiste siirtyy yhä vahvemmin kotiin.
”Optimointi mahdollistaa palvelutarpeen ennakoinnin ja varmistaa tasapuolisen kohtelun niin asiakkaille että työntekijöille. Kun asiakaslähtöisen palvelutarpeen voi konkretisoida, on resurssien ja koulutuksen tarve helpompi osoittaa myös päätöksentekijöille”, Lehtinen pohtii.
Seuraava askel kotihoidon digitalisoimisessa on tablettien käyttöönotto sairaanhoitajille ja palveluohjaajille, jotka huolehtivat arviointikäynneistä. Myös digitaalinen avain kiinnostaa.
”Henkilökunnan asenne muutoksiin on ollut hyvin positiivista. Kyselyn mukaan 90 prosenttia on sitä mieltä, että vanhaan ei palata. Muutoksista tulee rutiineja yllättävän nopeasti”, Lehtinen toteaa.
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymän (PoSa) kotihoidon avopalvelupäällikkö Sirkku Lehtisen mukaan optimointi on puolittanut sijaistarpeen, vapauttanut selkeästi lisää aikaa asiakastyöhön ja lisännyt asiakaslähtöistä palvelua.