Viiden potilastietokannan yhdistäminen parantaa hoidon laatua, edistää sote-uudistuksen tavoitteita ja tuo vuosittain miljoonien säästöt. Säästöä tulee ylimääräisten tutkimusten vähenemisestä sekä hoitotietojen yhtenäistymisestä ja paremmasta saatavuudesta. Tietojärjestelmien yhdistämisen yhteydessä kehitettiin myös prosesseja.
Hämeenlinnan, Kanta-Hämeen keskussairaalan, Hattulan, Janakkalan, Riihimäen, Lopin ja Hausjärven hoitotiedot ovat tammikuusta 2017 alkaen olleet yhdessä järjestelmässä. E1-hankkeen tuoma muutos edistää kliinisen toiminnan integraatiota ja mahdollistaa resurssien tehokkaamman hyödyntämisen.
”Kantojen alueellinen yhdistäminen on ollut tämän kokemuksen perusteella menestysprojekti. Lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta on tullut spontaania palautetta siitä, kuinka potilaan kokonaistilanteen näkee nyt aiempaa helpommin”, toteaa Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin johtajaylilääkäri Seppo Ranta.
Hankkeen tavoitteena oli hoitotiedon sujuva siirtyminen organisaatiosta toiseen. Se helpottaa tiedon käyttöä ja parantaa hoidon laatua. Kun kaikki hoitotieto on helposti saavutettavissa, turhat tutkimusten toistot ja virheet vähenevät. Hankkeelle asetetut tavoitteet täyttyivät erinomaisesti, ja muutos näkyy asiakkaille asti.
”Potilas voi olla varma, että hänen hoidossaan otetaan huomioon paras käytettävissä oleva tieto. Tämä varmistaa hoidon laatua ja potilasturvallisuutta”, sanoo Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin johtaja Hannu Juvonen.
Kanta-Hämeessä potilaiden liikkuvuus eri organisaatioiden välillä on suurta. Jo sairaalaa käyttää kolmannes maakunnan väestöstä, noin 70 000 ihmistä. Heillä kaikilla on hoitopolussaan asiointia myös muissa organisaatioissa.
Kanta-Hämeessä halutaan, että maakunnan sote-organisaatioiden tietojärjestelmät ja toimintatavat ovat sote-uudistuksen tavoitteiden mukaiset. Seppo Rannan ja Hannu Juvosen mielestä alueellisen tietojärjestelmän huomattava hyöty näkyy käytännössä.
Miljoonien säästöt sujuvasta tiedonkulusta
Laskennallisesti suurin hyöty on työajan tehokkaampi käyttö. Kanta-Hämeessä tehtiin E1-hankkeen alussa arvio kustannushyödyn mahdollisuuksista kyselytutkimuksella.
Kyselytutkimuksen mukaan merkittävin työajan säästö tulee ylimääräisten tutkimusten vähenemisestä, lääkerekisterin tietojen yhtenäistymisestä sekä kertomustietojen ja tutkimustulosten paremmasta saatavuudesta. Suurin vaikutus muutoksella on sairaanhoitajien työhön, mutta se sujuvoittaa myös lääkäreiden arkea. Erikoissairaanhoidon alueella hyöty arvioitiin perusterveydenhuoltoa suuremmaksi. Kyselytutkimus tullaan toistamaan yhteisen järjestelmän käytön alkuvaiheessa.
”Säästön toteutuminen edellyttää myös prosessien kehittämistä. Väistämättä puhumme useiden miljoonien säästöistä. Hankkeen takaisinmaksuaika on lyhyt”, Ranta sanoo.
Muutos on poistanut päivitysten tekemisestä kertyvää suoraa kustannusta ja työpanosta. Aiemmin Kanta-Hämeessä oli käytössä aluekatselu, joka vaati käyttäjiltä erillisen kirjautumisen. Käytännössä tiedot muissa organisaatioissa tehdystä hoidosta kysyttiin usein asiakkaalta.
”Ylimääräinen kirjautuminen vei aikaa puolesta minuutista kahteen minuuttiin joka kerta. Se riittää alentamaan tiedon käytettävyyttä tai hidastamaan hoitotyötä”, Seppo Ranta sanoo.
Järjestelmien ja prosessien yhdistäminen on tuonut myös teknisiä hyötyjä. Esimerkiksi IT-tuessa saadaan käyttöön eri organisaatioiden paras osaaminen.
Jokainen työntekijä on muutoksen tekijä
”E1 on ollut odotettu ja onnistunut muutos, joka tarjoaa käytännön tapoja eri organisaatioiden työntekijöille olla enemmän ja sujuvammin yhteydessä”, sanoo Juvonen.
Hankkeeseen on osallistunut henkilökuntaa kaikista viidestä organisaatioista. Heidän aikansa, eri alojen ammattiosaamisensa ja ideansa ovat olleet arvokkaita onnistumisen tekijöitä.
”Kokonaisuuteen nähden muutostuska on ollut vähäisempää kuin odotin, ja palaute on ollut pääosin positiivista. Jokainen hoitotyöhön osallistuva työntekijä on omaksunut uutta ja muuttanut toimintatapojaan”, Ranta kiittää.
Kaikkiaan hanke on kestänyt pari vuotta mukaan lukien suunnitteluvaihe ja yhteistyömallista sopiminen. Tiivistä muutostyötä Kanta-Hämeessä tehtiin puolisen vuotta. Suunnitellut H-hetket, kuten käyttöönotot, ovat toteutuneet sovitusti ja ajallaan ilman ylitöitä.
”Ratkaisu palvelee erittäin hyvin. Teknisesti työ on ollut osaavasti suunniteltu. Projektiryhmä on sitoutunut ja tarvittaessa ratkaisuja on pystytty tekemään kesken projektin. Tiedolla on erinomainen ratkaisumalli tulevan sote-alueen mukaiseen järjestelmäkokonaisuuteen. Kokemus ja tekninen kyvykkyys tällaiseen hankkeeseen ovat Tiedossa korkealla tasolla”, sanoo Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paananen.
Kanta-Häme on astetta valmiimpi soteen
Tietokantojen yhdistäminen lisää integraatiota niin käytännön kuin järjestelmän tasoilla.
”Hankkeen organisaatiot ovat samat, jotka tulevat yhdistymään myös soteuudistuksessa. Valmistelemme jo tulevaa muutosta. Olennainen askel eteenpäin ovat teot, jotka yhtenäistävät toimintakulttuuria”, Hannu Juvonen toteaa.
Alueellisen järjestelmän suunnittelussa ja käyttöönotossa Kanta-Hämeessä on sovittu mm. yhdenmukaisista prosesseista ja kirjaamisen tavoista. Eri organisaatioiden edustajista kootut työryhmät ovat työstäneet yhteisiä toiminta- ja kirjaustapoja. Myös hallintoprosesseja on integroitu.
”Olemme nyt selvästi aiempaa valmiimpia laaja-alaisempaan integraatioon. Potilastietokantojen yhdistäminen edistää sote-uudistuksen tavoitteita kaikilta osin”, Seppo Ranta toteaa.
Hän kannustaa edistämään konkreettisesti ja oma-aloitteisesti operatiivisten tietokantojen yhdistämistä ainakin maakunnissa ja maakuntien yhteistoiminta-alueilla.
”Järjestelmien alueellisesta yhdistämisestä saadaan selvää hyötyä hoidon toteuttamiseen. Mielestäni tämä on asia, jossa tulisi edetä hyvää vauhtia miettimisen sijaan. Sote tulee, ja sitä tukevia asioita on saatava käytäntöön”, Ranta arvioi.