Utfordringen
Den finske regjeringen har brukt 16 ulike systemer med varierende funksjoner for dokumenthåndtering og saksbehandling. Nå strømlinjeformes departementets saksbehandling og åpenheten øker med implementereringen av ett felles digitalt system.
Løsningen
Den finske regjeringens felles saksbehandlingssystem VAHVA, basert på Public 360° ble valgt som løsning. De sparer rundt 12 millioner euro i utviklingskostnader og ytterligere en million euro hvert år i arbeids- og vedlikeholdskostnader.
Om kunden
Statsministerens kontor er et av Finlands 12 departementer. Sammen danner de 12 departementene den finske regjeringen. Statsministerens kontor støtter statsministeren og regjeringen i planleggingen av regjeringens saker og beslutninger. Kontoret er ansvarlig for praktiske ordninger knyttet til beslutningsprosessen til presidenten og regjeringen, samt for de felles administrative og byråkratiske funksjonene i regjeringen og dets departementer.
Statsministerens oppgaver omfatter koordinering av EU-saker i Finland, regjeringskommunikasjon, statlig eierskapsstyring, oversettelse av lovgivning og utvikling av departementets administrasjons- og tjenestefunksjoner.
Statsministerens kontor
Sparer 13 millioner euro
Å ha bare ett system i stedet for 16 reduserer utviklingskostnader og lønns- og vedlikeholdskostnader.
Tilgjengelig
Data nå tilgjengelig på tvers av organisasjoner.
Samspill
Forandrer arbeidshverdagen og arbeidsmåtene.
Et av Finlands viktigste digitaliseringsprosjekter
VAHVA integrerte saksbehandlings prosedyrer og retningslinjer i de finske departementene. Å ha ett system i stedet for seksten sparer rundt 12 millioner euro i utviklingskostnader og ytterligere en million euro hvert år i arbeids- og vedlikeholdskostnader. VAHVA støtter informasjonsflyt og samarbeid mellom departementer på en helt ny og banebrytende måte.
"Vårt mål var ikke å digitalisere en papirprosess, men å sette informasjonen i sentrum"
Suvi Albert
Program Manager, Prime Minister’s Office, Government Administration Department
Video is blocked
Utfordringen
Den finske regjeringen har brukt flere departements- og funksjonsspesifikke systemer med varierte funksjoner for saks- og dokumentstyring. Det er avgjørende for regjerningen å til enhver tid ha oppdatert informasjon som er tilgjengelig for alle relevante parter. Innenriksdepartementet hadde allerede digitalt avanserte systemer, men deler av departementet hadde imidlertid ikke brukt et felles digitalt system eller elektroniske tjenester.
Tidligere har samspillet mellom seksten ulike systemer ikke vært mulig. Informasjon som er relevant for den finske regjeringens funksjon og beslutningsprosesser har vært utilgjengelig og tungvint å hente frem. Noen av systemene var utdaterte og kostbare å vedlikeholde.
"Vi implementerer ikke bare et nytt verktøy, vi forandrer arbeidshverdagen og arbeidsmåtene. En av våre største utfordringer er å gjøre disse forandringene til en del av vår kultur." Suvi Albert, Program Manager, Statsministerens kontor, Statens administrasjonsavdeling
"Det var et stolt øyeblikk da vi fullførte fase 1 innenfor tiden og på budsjett."
Janne Kerkelä
Director General, Prime Minister’s Office, Government Administration Department
En ny digital æra i de finske departementene.
Det skapes et felles, brukerorientert saksbehandlingssystem, VAHVA, for den finske regjeringen hvor informasjon står sentralt. Ikke organisasjonen, systemet eller den enkelte tjenestemannen.
Når saksadministrasjonen blir konsekvent på tvers av departementer, harmoniserer prosessene som er sentrale i saksbehandling også. Informasjonen beveger seg raskt over organisasjonsgrenser, og tjenestemenn kan fokusere på innholdet i arbeidet deres.
Et enkelt, delt system skaper omfattende besparelser: en million euro årlig i lønnskostnader (fra 2020 og fremover) og 12 millioner euro i tidligere systemers utvikling og vedlikeholdskostnader (mellom 2016-2019).
"Mange stilte seg tvilsomme til dette prosjektet og mistenkte at vi ikke kom til å kunne fullføre i tide. Det var et stort øyeblikk av stolthet da vi fullførte fase 1 innenfor tiden og på budsjett." Janne Kerkelä, generaldirektør, statsministerens kontor, myndighet for statsadministrasjon.
Den finske regjeringens felles saksbehandlingssystem VAHVA, basert på Public 360°, blir utviklet i tidsperioden 2017-2020
Fase 1A av VAHVA ble iverksatt i mai 2018 i Miljøverndepartementet, Justisdepartementet og Forsvarsdepartementet.
Iverksetting av VAHVA vil skje I fire faser. I den andre fasen vil en mobilklient og en enkel funksjon for å administrere møter bli lagt til. I tredje fase (våren 2019) vil den finske regjeringens nåværende beslutningssystem erstattes og overgangen til elektroniske tjenester vil bli fullført i slutten av 2019. I 2020 vil klassifiserte data på ST3-nivå bli innført i systemet. I den siste fasen vil EU-data og materiell bli lagt til. "Systemet er veldig forskjellig sammenlignet med systemene vi tidligere brukte. Vårt mål var ikke å digitalisere en papirprosess, men å sette informasjon i sentrum" Sier Albert.
En av våre største utfordringer er å gjøre disse forandringene til en del av vår kultur.
Suvi Albert
Program Manager, Prime Minister’s Office, Government Administration Department