Head of Customer Service Area Solutions, Tietoevry Create
Haaste
Yksilöllisempää tukea työnhakuun
Moderni ajanvarausratkaisu helpottaisi työvoimahallinnon virkailijoiden työtä ja tapaamisten varaamista. Ja myös videoneuvottelua voitaisiin käyttää. Näin tuumasi KEHA-keskuksen IT-projektipäällikkö Noora Saros vuonna 2021, kun uusi pohjoismainen työvoimapalvelumalli oli tulossa voimaan.
Mallin keskeisenä tavoitteena on antaa työnhakijoille aiempaa yksilöllisempää tukea työnhakuun, jotta he työllistyisivät nopeammin. TE-toimistojen asiantuntijoille se tarkoittaa muun muassa sitä, että ensimmäisen tapaamisen tulee tapahtua entistä nopeammin. Ja juuri tähän tarvittiin apua.
"TE-palveluilla oli tarve hallita näiden tapaamisten ajanvarauksia keskitetysti. Mietimme myös, miten hoidamme tapaamiset harvaan asutuilla alueilla, sillä matkat asiantuntijoiden luo ovat pitkiä. Keksimme, että videoneuvottelujärjestelmä olisi hyödyllinen lisä", KEHA-keskuksessa työskentelevä Saros kertoo tarpeesta.
Ratkaisu
Räätälöity ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu integraatioineen
KEHA-keskus valitsi Tietoevry Createn uuden ratkaisun toimittajaksi. Tietoevryllä oli valmiiksi tarpeeseen sopiva ja räätälöitävissä oleva ratkaisu.
"Vakuutuimme Tietoevry Createn ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisusta, joka voidaan räätälöidä työvoimapalvelumallin prosessien mukaan. Meillä oli myös tiukka aikataulu, johon yritys pystyi vastaamaan", Saros kertoo.
Tietoevry Creatella on vankka kokemus useista ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisutoimituksista ja vaativista integroinneista. Se auttaa parhaiden ratkaisujen toteuttamisessa asiakaskohtaisesti.
Tärkeä osa räätälöintiä ovat integraatiot eri järjestelmien välillä. KEHA-keskuksen ratkaisussa ajanvarausjärjestelmään ja videoneuvotteluun integroitu Microsoft 0ffice365 -palvelu toimii yhteen työnhakijoiden ja TE-palveluiden asiantuntijoiden käyttämän asiointijärjestelmän ja sisäänkirjautumisen kanssa.
Projekti oli mieluisa myös kumppanille.
"Lähdimme innolla yhteistyöhön, joka tekee TE-asiantuntijoiden työstä ja työnhakijoiden elämästä helpompaa – projektilla on yhteiskunnallista merkitystä. Vankka osaamisemme ja kokemuksemme vaativista integraatioista pääsi hyvään käyttöön", projektipäällikkö Enni Himilä Tietoevry Createsta sanoo.
Asiakkaasta
KEHA-keskus tuottaa kehittämis- ja hallintopalveluja TE-palveluille ja ELY-keskuksille. Kehalaisia työskentelee noin 550 eri puolilla Suomea, Kantvikista Sallaan.
3 x hyödyt
Ajan- ja rahansäästöä tuli
Lopputuloksena on helppokäyttöinen ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu, joka tekee TE-palvelujen asiantuntijoiden työnteosta mielekkäämpää ja tehokkaampaa – ja säästää resursseja.
Räätälöity ja integroitu
Tärkeä osa ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisun räätälöintiä ovat onnistuneet integraatiot eri järjestelmien välillä.
Aikataulu piti
Vaikka KEHA-keskuksen aikataulu oli tiukka ja muutoksia tuli matkan varrella, tietoevryläiset pysyivät hyvin aikataulussa.
Projektinhallinta
Ryhdikästä yhteistyötä
TE-palvelujen ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisuprojektin toteutus sujui hyvin, ja se vietiin tuotantoon tavoiteaikataulussa. Tietoevry Create oli juuri niin joustava kumppani kuin se oli luvannut olla. Olihan tiedossa, että ratkaisuun liittyy useita integraatioita olemassa oleviin järjestelmiin ja odottamattomia muutoksiakin tulee matkan aikana.
"Olen antanut kiitosta siitä, kuinka nopeasti ja tehokkaasti lain tuomiin muutosvaatimuksiin reagoitiin. Ratkaisuehdotuksia tarjottiin myös oma-aloitteisesti. Arvostan sitä todella paljon", Saros korostaa.
Jossakin tilanteessa muutostoiveet voisivat sekoittaa pakkaa, mutta tässä projektissa oli koko ajan realismia ja suoruutta mukana.
"Tietoevry on koko ajan ollut hyvin jämpti siitä, mitkä aikarajat asioille ovat, että pysymme aikataulussa. Projektipäällikkönä toimineen Ennin kanssa oli erittäin miellyttävää työskennellä. Vaikka ilmassa oli paljon palloja, hän oli koko ajan asioiden päällä. Se loi luottamusta", Saros kokee. Hän lisää, että projektitiimin hyvä yhteishenki välittyi kaikesta tekemisestä.
"Meistäkin tämä vaativa projekti sujui hyvin. Nooran ja muiden kehalaisten kanssa oli helppoa ja mukavaa työskennellä ja kaikki edistivät asioita napakasti", Himilä sanoo.
Tulokset
Mielekkäämpää ja tehokkaampaa työntekoa
Uusi ratkaisu on käytössä TE-toimistoissa eri puolilla Suomea, joten käyttökokemuksiakin on jo kertynyt. Käyttäjiä on 2 500 ja näyttää siltä, että ajanvarausten määrä nousee pian yli 100 000:aan kuukaudessa. Vaikka volyymit ovat suuret, järjestelmä toimii luotettavasti.
"Meille tulee todella vähän järjestelmän käyttöön liittyviä palvelupyyntöjä. Järjestelmää on pidetty hyödyllisenä, helppokäyttöisenä ja tehokkaana", Saros sanoo.
Tämä näkyy esimerkiksi siinä, kun TE-toimiston asiantuntija varaa ensimmäisen ajan työnhakijan kohtaamiseen, siitä tulee automaattisesti kalenterimerkintä hänen kalenteriinsa. Jos työnhakija haluaa muuttaa aikaa, hän voi tehdä sen asiointipalvelussa ja tiedot päivittyvät asiantuntijan kalenteriin.
Vaikka projekti on ohi, työ ei pääty. Vuoden loppuun mennessä uusi ratkaisu otetaan käyttöön työllisyyden kuntakokeilukunnissa.
Tietoevry Createn asiakaspalvelutiimi auttaa kaikissa digitaaliseen asiakaspalveluun liittyvissä hankkeissa. Ota yhteyttä Mikkoon, kun kaipaat lisänäkemyksiä!
KEHA-keskuksen ja Tietoevry Createn yhteistyö lyhyesti
- Jatkuva kumppanuus asiakaspalveluratkaisujen hallinnassa
- Räätälöidyn ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisun toimittaminen kokonaispalveluna Amazon Web Services (AWS) -julkipilvestä
- Ajanvarauspalvelun monitoimittajaprojektin projektinhallinta, määrittely, integroinnit, vahva SSO-tunnistautuminen, pilvipalvelun konfigurointi ja ylläpito, käyttöliittymät, käyttäjäkoulutukset, ylläpito
Meille tulee todella vähän järjestelmän käyttöön liittyviä palvelupyyntöjä TE-toimistojen asiantuntijoilta. Järjestelmää on pidetty hyödyllisenä, helppokäyttöisenä ja tehokkaana.
Noora Saros
IT-projektipäällikkö, KEHA-keskus
